懂的人都不说的职场PPT密码(4)

懂的人都不说的职场PPT密码(4)

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PPT真正的中心思想必须是能用一句话阐述清楚的，此外，中心思想必须是提纲挈领的，能够完全包含PPT中要表达的全部意思，而不是其中某一个重点，只有这样，才能保证你在这个中心下展开的内容是完整的，逻辑是严密的

　　2、结构，PPT的灵魂

　　比起逻辑，我更愿意将结构称之为PPT的灵魂，因为结构是视觉化的逻辑。基本上，你的PPT能不能让人看明白你想说什么，就靠PPT的结构是否合理了。

　　PPT完整而合理的结构应当包括：

　　有且只有一个中心思想

　　任何PPT都要承载一定的功能，因此，做这个PPT的目的是什么，围绕这个目的你想告诉对方什么就是中心思想。也许在动手之前，你胸中心潮涌动，好像有千言万语，既想让老板知道你做了哪些工作，又想让老板知道你做的多么好，多么会想办法，解决了多少难题……等等，其实这个PPT的中心思想只有一句话：“我想让老板认可我的能力”，对不对？

　　因此，PPT真正的中心思想必须是能用一句话阐述清楚的。

　　此外，中心思想必须是提纲挈领的，能够完全包含PPT中要表达的全部意思，而不是其中某一个重点，只有这样，才能保证你在这个中心下展开的内容是完整的，逻辑是严密的。

　　比如：

　　竞标新项目的PPT，中心思想是“让客户相信我们能够达到他的目标”，而不仅仅是“展示我公司的实力”或者“证明我对客户的现状有深刻洞察”；

　　新产品推广策划的PPT，中心思想是“让新产品获得目标人群的认知/认可”，而不仅仅是“分析新品的目标人群及其特点”或者“设计一个新品上市活动”；

　　汇报工作的PPT，中心思想是“向老板证明这个项目达到了预期效果”，而不仅仅是“项目人员都做了哪些具体工作”或者“罗列项目成果”；

　　个人晋升述职的PPT，中心思想是“证明自己达到了新职位的要求”，而不仅仅是“展示自己过去的工作成绩”，或者“展示自己对新职位的理解”。

　　值得注意的是，由于PPT的本质是“辅助沟通”，你一定要考虑到对方看到PPT会做出怎样的反馈，以及PPT的使用环境，进而是我们的PPT真正做到有的放矢，这也是提炼PPT中心思想时需要被考虑的因素。

　　举个具体情境下的例子：

　　公司招进一批新人，背景各不相同，老板要求你针对新员工做一个关于市场营销的培训PPT，那么这个PPT的中心思想应该是什么呢？是纯粹介绍市场营销是什么吗？如果是这样，老板大可给每个新员工发上一本第十三版市场营销原理，何必大费周章做个培训？因此聪明的员工应该想到，老板真正的意思是在普及概念的同时提高他们运用营销知识的能力。所以这一次培训PPT的中心思想也应该是“告诉新员工市场营销的重要性及适用性”。

　　PPT的中心思想贯穿于内容、素材的组织过程和PPT的制作过程中，即使没有被白纸黑字的写出来，也应当时刻出现在你的脑海中，提醒你紧紧围绕中心思想去展开PPT的表述。

　　构建清晰的篇章逻辑

　　有了中心思想，我们就要将其进行分解成具体的目标，并明确这些目标之间的联系，这种联系就是篇章的逻辑。

　　逻辑一：What-Why-How

　　还是举刚才那个市场营销培训PPT的例子：

　　明确了PPT的中心思想是“告诉新员工市场营销的重要性及适用性”，我们接下来可以把这个中心拆解成以下几个具体目标：

　　（1） 市场营销是什么

　　（2） 市场营销在工作中的重要性

　　（3） 在工作中如何运用市场营销原理

　　如果仔细观察你会发现，这三个具体目标并不是随机划分的，而是根据人们了解一个新知识的思维习惯划分的：

　　是什么——为什么——怎么用

　　这个思路，也就是PPT篇章逻辑中的第一种：

　　在面对单一问题的时候，这是一种非常简明有效的思维逻辑，也最易让人看得懂。

职场PPT笔记：这是针对某品牌的危机管理建议，从目录可以看出， 该PPT是按照“什么是危机—为什么会出现危机-危机如何预防和管理”的逻辑展开的

　　逻辑二：SCQA模型

　　面对更加复杂一些的情况时，仅仅三步分解就不那么够用了。例如：

　　公司进入了新的市场，低利润产品A的销售情况较好，已经获得了一些好的市场口碑和稳定的市场份额，而质量更好、利润也更高的产品B销售情况则不那么乐观。请问面对新市场的这一状况，应该拿出一个怎样的营销方案？

　　面对这种情境更加复杂、有多个问题需要分析和考虑的时候，可以采用 SCQA模型，也就是：

　　SCQA模型强调自上而下，不断聚焦问题。通过分析情境，继而找到冲突所在，并且明确导致冲突的核心问题，最后围绕问题给出解决方案。在大部分提案类、策划类PPT中，SCQA模型被广泛使用，它能够使我们的分析更具条理，同时也更符合阅读者的理解习惯，使得PPT中的信息更易被对方接受。

职场PPT笔记：SCQA模型可以帮你从纷繁芜杂的现状和表象中，慢慢梳理出核心问题和当前最主要的任务。

　　逻辑三：时间顺序

　　时间顺序很好理解，就是以时间的发展或事件的演进顺序作为篇章的逻辑。以下两种结构都算是时间顺序：

　　它通常运用在报告或者纯粹的介绍性PPT中。有时候，为了讲清一件事的来龙去脉，或者提出执行层面的规划和建议，也会采用时间顺序。

职场PPT笔记：在介绍一个概念的发展过程时，可以使用时间顺序

　　逻辑四：PREP结构

　　在分析业绩、做汇报的时候，因为是对已知状况的分析和说明，我们可以采用PREP结构来讲述。

　　采用什么样的篇章逻辑主要根据实际的需要，以及PPT的复杂程度。但无论什么样的逻辑，多么复杂的问题分析及解决过程，都应该遵循以下三个原则：

　　1. 以结论为导向，自上而下的思考和论证

　　2. 在多层关系中，每一个层次的内容都必须是其下级内容的总结

　　3. 在同一层级关系中，各个内容之间是独立的、平行的。

　　这就是著名的“金字塔原理”，由麦肯锡国际管理咨询公司的咨询顾问巴巴拉?明托（Barbara Minto）于1973年发明，这一结构化、层次化的思考艺术已成为咨询和管理业人士在思考、分析、解决问题时所参考的逻辑学经典。

　　在实际工作中，我们可以这样利用金字塔原理搭建PPT的结构：

　　用好目录和过渡页

　　PPT的篇章逻辑体现在幻灯片上，就是目录。我们很少看到没有目录的PPT，因为目录可以帮助阅读者更好的理解你的思路，更快的掌握每一部分的核心要义。

　　对于复杂一些的PPT，我们不仅需要一级目录，还有可能需要在一级目录下展开二级目录，以确保结构的清晰。比如：

上图：一个英文报告的目录

　　目录的制作并不是个很难的事情，但很多人却常常忽略目录的美化，让PPT大打折扣。现在流行的许多PPT模板和设计类书籍，都有不错的目录设计样式可供参考。当然，如果能在这些已有的PPT目录上再花一些小心思，会让人更有兴趣了解接下来的内容。

职场PPT笔记：这是我某次述职报告的PPT，只是在每一节标题下都加了一点注释，就为这份报告平添了可读性

　　目录也不一定只能纵向罗列，有时候横向的目录也很能让页面具有平衡的美感。

职场PPT笔记：横向设计的目录页也非常清晰（本图来自网络）

　　当PPT比较长或层次较为复杂时，仅靠目录已经不够，还需要通过过渡页的提示让对方在“浩如烟海”的幻灯片中不致迷失方向。过渡页可以是目录本身，也可以是下一个章节的标题页。

　　因为过渡页承担着分层次和承上启下的作用，因此在视觉呈现上，应当尽量遵循以下原则：

　　1. 简洁：背景尽量清爽或采用单一色调，以区别于正文页面。

　　2. 醒目：图片和文字的比例要适中，文字要醒目。

　　3. 统一：同一个PPT里的过渡页要有一定的一致性，或者是配色、或者是版式。

　　以下是几种过渡页的示例：