Excel在业务数据整理中的应用技巧

Excel在业务数据整理中的应用技巧

曹典（山东省聊城市审计局）

【时 间:2012年11月23日 】

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以下是笔者在实践过程中学到用到的一些Excel在业务数据整理中的技巧，现在与各位同仁共享。 　　一、用连字符“&”来合并文本  　　我们在整理数据时，有时会想将多列内容合并到一列中，如A列为单位，B列为科室，目的是将A、B列合并到一列中去，这时一个连字符“&”就能完成（假定C、D列为空）：1.在C1单元格中输入公式“=A1&B1“；2.将公式复制到整个C列；3.将C列数据复制到D列，粘贴时执行 “选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项;4.将A、B、C列删除，完成合并工作。 　　 　　二、文本格式日期转换为日期格式 　　比如在审计中遇到农村五保户供养金发放记录，发放时间为文本格式如“2011.6”（2011年6月），无法计算发放对象领取年龄，可以通过以下方法转换：1.用查找替换功能将“.”全部替换为“-”，系统会自动将格式转换为日期格式Jun-11：2.右击选定单元格，选“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”窗口中选“数字”菜单中“日期”，在窗口右框中选择所需格式。 　　 　　三、快速删除空行 　　整理数据后，往往发现表中有大量空行，手工找出删除非常不便，这时可以使用筛选功能实现：1.在表头插入一空行，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”：2.选中所有空行，删除。 　　 　　四、禁止复制隐藏列中的数据 　　如果复制一个包含隐藏列的数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel会自动把隐藏列也粘贴过来。要想避免这种情况，可以选取要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴就会得到所希望的结果。 　　 　　五、文本格式的数字转换为数字格式 　　在工作中，经常会碰到一些通过文本文件或其它财务、业务管理软件的数据导入Excel中后数字是以文本形式存在的，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文字转变回数字：1.在空白的单元格中填入数字“1”；2.选中该单元格，执行“复制”命令，再选中所要转换的单元格，选择“选择性粘贴”中“乘”，文字格式就可以变为数字格式（文本格式默认左对齐，数字格式默认右对齐）。（曹典）