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前面艳子老师分享了11个数据透视表的基础课程，相信小伙伴都知道了数据透视表有多牛，但创建透视表前数据源一定要规范，你知道吗？请问过我为什么无法创建透视表的小伙伴速来围观！ 一、数据源表头必须是1行，不能是多行有的小伙伴喜欢用多层表头，比如下图中的销售情况表，表格的第1行和第2行都是表头信息，且第1行还有合并单元格，这类表无法创建数据透视表，提示数据透视表字段名无效。 解决办法：将2行表头改为1行
二、数据源中不能有空行和空列EXCEL是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性，所以当数据被强行分开后，EXCEL认为它们之间没有任何关系，于是很多分析功能都会受影响。当你用CTRL+A全选表格时，也只能选中光标所在单元格四周连续的单元格区域。所以保持数据之间的连续性非常重要。如下表中，既有空行又有空列，这样的表无法直接利用Excel的分类汇总和数据透视表汇总！ 解决办法：删除空行和空列。 如何快速删除表中的空行和空列呢？ 1、快速删除空行方法：选中任1列→F5定位→选空值→右键菜单选择删除→删除整行 2、快速删除空列方法：选中任1行→F5定位→选空值→右键菜单选择删除→删除整列 动图演示如下：
三、数据源不能有合并单元格工作中，合并单元格的情况比较普遍，有些领导就是喜欢看合并单元格后的表格，认为这样更直观，但却使数据难以直接用数据透视表汇总或者汇总数据不对，甚至用函数计算都受限！ 解决办法：删除合并单元格（如果领导一定看合并的，可用格式设置使表格看起来是合并的，实际并不是合并的，不过一般不建议这样做） 操作步骤： 取消合并单元格：选择合并的单元格→取消合并→按F5定位空值→【=】→键盘【↑】键→再按【Ctrl+Enter】 如果想要只是看起来是合并的，可提前将有合并单元格的列复制到表格旁边，取消合并后用格式刷刷回格式再删除多余的列即可，这样就不会影响数据透视表的创建和公式的设置了。 动图演示如下：
四、数据源中不能有多余的合计行包含合计行的表格很常见，由于混淆源数据表和分类汇总表的概念，很多人一边记录源数据，一边求和。导致数据无法使用Excel数据透视表汇总，而且当数据源更新时，处理很麻烦，易出错。 解决办法：为数据添加新的属性列，然后筛选并删除合计行。 动图演示如下：
五、数据源不能包含文本型数字在实际工作中，由于很多系统导出的数据都是文本型数字，导致数据透视表不能进行求和、求平均等数字统计，只能按文本计数统计，不能满足实际统计需要。 解决办法：将文本型数字转为数值型 文本型数字转为数值型的方法：转换方法有多种，可以用加0、乘1或分列等方法。建议用最简单的方法：选中文本型数字，点击单元格旁边的黄色感叹号下的【转换为数字】即可，1秒就搞定！ 动图演示如下：
六、数据源中的日期格式要规范不规范的日期数据会给工作带来很多问题，比如无法按年、季、月统计，无法计算合同到期时间等...... 解决办法：可用公式或分列等方法将日期规范，最简单的是用替换法。 替换法动图演示如下：
七、 数据源中不应有重复记录数据源中包含重复记录时，会导致统计分析的数据不准确，影响决策。 解决办法：在创建数据透视表前，必须先删除重复项。 快速删除重复值方法：选中包含重复值的数据区域→点【数据】→【删除重复值】在弹出的对话框中选择判定重复的条件，确定后即可快速批量删除重复数据，方便快捷，1秒搞定！ 动图演示如下：
八、数据源必须完整，不能残缺不全。数据源不完整有2种情况1、缺少某种属性列。比如要统计每月、每个地区的销量，结果数据源表中根本没有日期和销售地区属性列，怎么统计分析呢？这种情况的解决办法是：保证数据源的完整，方便统计分析数据。 2、数据源表中有空白单元格。数据源表的单元格没数据也不能留白，否则可能会影响数据分析结果，比如有些看起来是空白的单元格中原来有数据，只是没显示，最严谨的源数据记录方式是空白单元格都填上0。 空白单元格批量录入0的方法：选中数据区域→按F5选择空值→输入0后按【Ctrl+Enter】即可。 九、数据源不能在一个单元格里记录复合属性1、比如部门和姓名不要放在一个单元格，否则不方便按部门统计数据等。 解决办法：用公式、分列或智能填充的方法将不同属性的文本放在不同的列。 2、比如数值和单位不要放在一个单元格，否则只能计数统计，不能求和及求平均等。 解决办法：用公式、分列等方法将数值和单位分开，Excel2013以上版本可以用智能填充，快速又方便。如果领导确实喜欢看单位与数据在一个单元格，可以采取自定义格式的方法，这样看起来是有单位，但不影响计算。 智能填充方法：先输入一个数值明确规则，再将光标放在下一个单元格按CTRL+E，1秒搞定！ 既显示单位，又不影响计算操作方法：如下图所示，选中数值单元格，右键设置单元格格式，将格式设为【G/通用格式'元'】 动图演示如下：
十、数据源最好是一个真正的“表”——“超级表” 超级表功能超级强大，比如：它自带筛选器，可快速汇总统计，自动识别数据区域范围，自动填充公式和格式等等。所以数据源最好是一个超级表，这样就可以自动识别数据源区域，形成动态数据源，数据透视表和图表可随时更新。 普通表转超级表的办法：方法1、鼠标定位在数据区域任一单元格，点【插入】→【表格】；方法2、按快捷键【Ctrl+T】；方法3、【开始】→【套用表格格式】）。 具体可看我分享的课程： 数据透视表数据源有哪些规范要求，你知道了吗？欢迎小伙伴留言讨论，如果觉得好用的话，点个赞，转发支持一下呗！更多的EXCEL数据透视表课程，可以关注 “EXCEL学习微课堂”回看前面的相关课程。 |
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