第三章 高效能人士的时间管理术

   并不是投入时间越多工作质量就越好

    “工作效率高”毫无疑问是工作能力强的人的共同特点。

   
    比如两个人同时开始做一份相同的工作，工作能力强的人用半天时间就可以完成，而工作能力差的人此时才仅仅完成了1/3。也许你会想，花费时间多的人，完成工作的质量肯定要好于投入时间少的人。其实，结果恰恰相反，工作效率低的人在工作中犯的错误远远多于工作效率高的人。

    我从学生时代开始打工，做了很多兼职工作，比如挨家挨户送信，从中我学习到了只有进入职场才能明白的深刻道理-“简单工作才能提高效率”。

   
    例如，邮局集中了大量的信件、包裹和明信片，都是按照省市地区进行分类的。工作效率高的人由于“快速工作，提高效率”的意识很强，因此他总能在很短的时间内找到正确的工作方法和窍门，提高工作效率，缩短时间。也就是说，只有发现规律才能缩短工作时间。

    找到缩短工作时间的窍门

   
    规律也就是人们所说的窍门。仍然以邮局信件分类为例，东京的各个区当中，千代区、新宿区和涩谷区的信件要比台东区和足立区多得多，所以摆放这些分类信箱的时候，把千代区、新宿区和涩谷区的分类信箱放在离自己近的地方，而不是按照拼音的顺序摆放，分信件的时候就比较省时省力。

   
   我在数小时内就发现了这个窍门，我向经理说明我的方法能够提高工作效率，并取得了他的同意，将工作方法改良并推广，结果错误率大大降低，部门整体的工作效率提高了。

   
   我们没有必要对前辈和过往的经验唯命是从，我们需要的是改良、改善和变革。怎样才能提高工作效率，怎样才能省时省力，这是贯穿一切工作的基本理念，也是所有工作达人的共同点。

    制订各种“格式标准”

    有的人同时处理多项工作，有的工作分为多种环节，这些工作和环节需要改善的时候，最好准备统一的“格式标准”，并对需要改善的工作提出改革方案。

   
   对于审核你提案的人而言，如果每次看到的是不同格式的提案，他会感到杂乱无章而不得要领，并且十分费时费力。从他的角度来看，每次提案都采用相同的格式，将会更加容易读懂并得到采纳。

   
       对于提案者而言，深思熟虑地制作出一个全面考究的提案格式是一件一劳永逸的事情，因为每一个提案的思路和逻辑都大体相同。如果没有统一的提案格式，那么就意味着每一个提案都需要考虑每个部分写什么和怎么衔接的问题。然而，统一的提案格式能够帮助你省略这些思考，提高工作效率并缩短工作时间。

   
      比如，各个公司的会计使用的记账簿是相同的版本，这样一来就可以使用电脑进行统一处理。试想，如果每个会计使用的记账簿不同，那么即使有再多的会计和审计也无法将所有的业务处理完毕。

   
    不仅提案书和裁决书需要固定的格式，请帖以及明信片等也有标准格式。由此可见，使用频率高的文书都会有自己的统一格式。“格式”让交流更加简单，这也是简单工作的表现之一。

    “参考”职场达人的工作方法

      快速、高效地担当起某一份工作的窍门是存在的。这个窍门就是不厌其烦地多次模仿职场达人的工作方法，仔细观察并掌握运用。

    学习书法的人在开始的练习阶段总是要一遍又一遍地临摹书法大家的字帖，道理就在于此。

   
       有人会误以为这里所说的工作方法指的是公司发放的“工作手册”之类的指导如何工作的小册子，其实不然。因为公司发放“工作手册”的目的是让新人更快地掌握基本的工作方法，以达到能够独立完成一份工作的程度，这种程度是及格而绝不是优秀。

    
       也就是说，达到平均水平只是第一步，接下来的目标是优秀，因此要有意识地学习职场达人的工作方法。这个时候要把“工作手册”抛在脑后，形成适合自己的卓越的工作方法。

   
      这个时候能帮助我们提高和学习的“参考书”，就是每一个职场达人。在职场中，要发现这个达人并孜孜不倦地学习他是如何工作的，这样才能够把自己的工作水平提高并达到优秀的程度。

   
       每个得到参考答案的人都能够得到高分。得高分的答案基本相同，得低分的答案各有不同。处世的成功之道基本相同，失败的原因却各自不同。学习并模仿成功之道才是立足于这个纷繁世界的不二法则。

       模仿职场达人的“工作细节”

   
       你的周围肯定有在某一方面表现优秀的人才，比如“工作效率高的人”、“擅长做销售的人”、“擅长交际的人”、“擅长做计划的人”、“擅长处理投诉的人”、“擅长接待客人的人”，或者“人脉广的人”……如果能够掌握上述达人各自的特长，那么你一定会成为一个优秀的人。

        我刚参加工作的时候，旁边坐着一个擅长通过打电话就能够拿到客户订单的人。发现了这位达人之后，我就决定“学习他打电话的方法”。

    仅有羡慕是远远不够的，最重要的是模仿。这里有两个要点，供大家参考：
 

   仔细观察。

    模仿细节（也就是“影子模仿”）。

    我不仅学习那位达人如何组织语言，我还学习他打电话时的姿势、动作、神态、节奏等，甚至细致到他的手如何拿电话。我学习他如何打电话，绝不放过任何细节。

    榜样的力量是无穷的，要尽可能多地搜集榜样。学习榜样意味着少走弯路，使用更加正确、更加简单的方式处理工作上的问题，快速成为工作达人。

    养成早起的好习惯

    简单工作的首要条件是养成早起的习惯。

    我从20年前就开始每天早晨4点起床，我的生活和事业都受益良多。

    早晨空气清新，早起有益健康。

    早晨安静，有利于集中注意力思考问题。

    早起比熬夜工作效率更高。

    提前完成工作，留出应对突发情况的时间。

   
         早起的好处不胜枚举。早起就可以早出门，人也可以提早进入状态。对于大城市的白领来说，每天早晨的通勤可谓是一项耗时耗力的工作。如果能够提早出门，赶上头班车就能避免晚出发导致的恶战苦斗，而且还能够在公交车或地铁里浏览当日的新闻，增加对时事的了解。比如可以用iPad阅读《华尔街日报》，可以翻开记事本安排一下当天的工作等。对于任何人来说，一日之计在于晨，好的开始意味着能有一个好的过程。这就是“简单”的道理。

        在企业管理中，“开工”的时间是尤其受领导重视的。对于我们这些职场人而言，如何合理地利用早晨的时间是能够提高一整天工作效率的关键。

        留有“空闲时间”很必要

        工作能力强的人都是大忙人。不管遇到什么问题，不管手头的工作有多么复杂，他们总会把事情安排得稳稳当当。

        因此，他们会不断地被安排新的任务。

        工作能力差的人都很清闲。因为别人花费1天就能搞定的工作，这样的人偏偏要花1个星期才能处理完毕。

        半途而废的人也都是大忙人。但是，这与工作能力强的人的“忙”有着天壤之别。半途而废的人，手头上都是没有完成的工作，看起来很忙，但其实是没有效率的瞎忙。

        工作能力强的人善于把工作分成三类：

       自己做的工作。

       让别人做的工作。

       从不接触的工作。

      工作能力强的人虽然很忙，但是他们处理的是第一类工作，他们会把那些不需要亲力亲为的工作分派给别人，也就是所谓的“外包”。

   
      无论什么事情都大包大揽、忙得像无头苍蝇的人，和知道把工作“外包”给别人的工作达人在工作业绩上的表现完全不同。前者不仅给自己带来了巨大麻烦，而且也给客户、同事和其所在的部门带来了很大的困扰。

    “又在你这里停了吗？”

    “还不如给小×做了，还能节省点时间。”

    所以请记住，一定不要让自己太忙，一定要留有空闲，也就是留出一只手来应付未知的工作。

      懂得简单工作的人，都知道“空闲”的重要性，因为一旦出现了能够出成果的重要机会，有“空闲”就意味着能够马上行动，从而将机会牢牢地抓在手中。

     如何对付无意义的“打岔”？

      资生堂规定，在某一固定时间段内，公司员工必须安静地工作，不能跟任何人说话，上司和下属间的对话也是被禁止的。他们把这个时间段叫做“努力的时间”。设置这个规定的理由，无非是为了减少上司随便跟下属确认工作导致下属工作效率低下的情况。

      在工作中，毫无意义的“打岔”是通往高效工作道路上的拦路虎。在公司里给自己设定一个不与别人说话的时间段，也许是防止这种情况出现的有效手段。

    请一定要学习这个办法，你将从中受益匪浅。

     向周围宣告“我要忙了”

   
      前面提到的“努力的时间”不仅仅适用于公司，而且适用于个人。此外，为了集中精力还可以采用向周围宣告“我要忙了”的办法。当你向上司说明“我要在××点到××点集中做××”时，相信你的上司也不好意思在这个时间段内随便打扰你。

      人们习惯于堂而皇之地走进他人的世界，浪费他人的宝贵时间，尤其是那些经常喜欢打扰别人的人，更加不懂得时间的宝贵。

       集中起来的精力一旦被打扰，再集中起来就需要一定的时间。好不容易闪现出来的灵光就因为别人不经意的“哎，跟你说个事”而灰飞烟灭。

      简单工作、高效工作就是要向周围宣告“我要忙了，不要打扰我”。