第六章 善于使用省时省力的“固定用语”

工作中有的人需要花费大量时间处理邮件。毕竟现在已经进入了电子邮件普及时代，如何提高写邮件的效率直接影响了工作效率，是我们不得不急于解决的大问题。

    我天生是个急性子，习惯把联系人住址、电话号码等使用频率较高的信息用“简洁登录”的方式录入。当然，邮件中的寒暄语等也有固定的格式。

    比如，邮件要有：

    标题

    开头

    主题

    结语

    署名

    其中标题和署名可以用邮件自带的功能自动导入。署名部分可以事先确定固定格式，包括公司地址、电话、传真、公司主页等。

    关于开头、主题和结语部分，书店中有很多书都介绍了这三个部分的写作方法，不妨学习参考一下。

    同样，也可以使用一些关于工作进展的“固定用语”，包括：

    正如前文所述。

    非常感谢！

    邮件已收到。

    早上好！

    您好！

    敬祝贵司日益繁荣昌盛！

    承蒙平时关照，非常感谢！

    顺祝各位身体健康，工作更上一层楼。

    此外还可以录入其他的固定用语。当你输入前面几个字的时候，就会有下拉菜单等你选择，多么省时省力的方法！

    为什么“没用的会议”总那么“多”？

    很多人都抱怨“没用的会议太多了”。

   
    根据日本一家知名调查公司的问卷调查显示，认为“一半的会议时间纯属浪费”的人占34%，认为“7成的会议时间是浪费时间”的占18%，认为“开会就是浪费时间”的占4%。

    为什么有如此多的人对会议持消极态度呢？

   
    理由是“开会不能解决任何问题”，“开会了，但是不讨论。讨论了，但是不决定。决定了，但是不执行”，就这样，不管开多长时间的会议也只是浪费时间，没有任何建设性的意义。

    会议本身并不能够带来营业额的提高和赢利的增加。因此，把宝贵的时间用在开会上，绝对是浪费时间的表现。那么，会议的意义在于何处呢？

    谁？

    做什么？

    到什么时候？

    多少？

    怎样？

    会议的意义就在于对上述的5个问题做出决定。

    非常简单，解决上面的5个问题并不需要花费多少时间。如果需要花费很多时间的话，肯定是一堆夸夸其谈的闲人聚在一起开会。

    为了减少会议拖沓带来的负面影响，很多公司决定开早会，早会的参加者仅限于公司的管理层。

   
    比如，比正常上班时间提早一个小时到公司开早会，那么早会就必须在上班之前结束。这样一来，会议的时间是有限而且是被固定下来的，也就是说必须在一个小时之内讨论出结果！