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青年人时间管理的15条法则

2014-06-23  成功是什么


原文:Do it now

作者:Steve Pavlina

翻译:萱草@改变自己



多年以前的大学期间,我决定挑战一下自己。我设立了一个目标,看能不能用三个学期毕业,学习与正常人可能要花四年时间学习的相同的课程。这篇文章详细地解释了我那段时间成功完成目标的管理技巧。


我告诉你这件事并不是要施压给你,而只是想让你对我是如何做到的充满好奇,我成功应用的时间管理概念大部分人都不知道。我在大学学到的时间管理习惯同样使我的事业受益颇多,所以我想把他分享给你们,希望你们能发掘出相同的价值。他缩短了我的求学时间同时使我拥有了大约$30,000来开创自己的事业(全是我最后一学期做游戏编程员挣的,大部分是我的版税收入)。闲话少说,以下是我所学到的关于时间管理的精华。


清晰透明的目标是关键

第一步是明确的知道你想要的是什么。你的目标必须明确到这样:即使一个陌生人在看了你的处境后都能就你是否达成目标客观地回答‘是’或者‘否’,如果你不能准确的确定自己的目的,你又怎么能知道什么时候算是达成了呢?


如果你还没有领会什么是明确的目标,那么就把这个作为你的第一个目标。经历人生却并不清楚自己想要什么是一种巨大的时间浪费,大多数人长期沉迷于‘我不知道自己想要什么’的状态中,他们等待某种外部力量给他们提供明确的目标,从来不曾意识清晰的目标是自我创造的。万事都等待你去动手,没有其他途径,它们会一直等到你最终做出决定。等待明确的目标就像一个雕塑家盯着一块大理石,等待雕塑自己去除多余的部分。不要等待明确目标自动出现——抓起一个凿子开始干吧!


要尽量灵活

知道目的所在和知道到达目的的路线有一个明显的区别。典型的商用飞机90%的时间是偏离航线的,但是它几乎总能到达目的地,因为它知道具体的目的地,沿途会不断的修正航线。


有时候你可以通过那些不期而至的捷径更快的到达目的,有时候你又必须坚决执行你的计划,避免会让你远离目标的分神。要紧盯目标但是要灵活计划。


我相信有一个清晰的目标比有一个清晰的计划重要的多。上学时我对我的终极目标非常清楚——三个学期大学毕业——但我的计划却一直在变动。每一天我都会被通知有新的任务、课题或者考试,我不得不去适应这种不断变化的状态。如果我为每个学期做一个长期的计划,在24小时之内它就会变得一钱不值。


一次只处理一件事

如果我要写一个十小时的学期报告,我会立刻去做这整件事情而不是把它分成几个小块。一旦我开始这个任务,我就会坚持把它百分之百完成,使它成为待交的作业。


这种简单的实践方法给我节约了大量的时间。首先,它让我将注意力集中在单一的任务上,工作效率极高。任务的转换其实相当的耗时间,因为对于每一个新任务你都不得不在脑海中重新下载和它相关的内容。单一处理方式最小化了任务转换的时间消耗。第二,我相信这种习惯有助于我维持放松和无压力状态,我的大脑不会堆满了一大堆待办事宜。一次总是只做一件事情,我能够忘记现在所做事情之外的任何事情。


与失败为友

要明白失败不是成功的反面。失败是成功不可或缺的一部分。一旦你成功,没有人会记得你的失败。微软并不是比尔盖茨和保罗艾伦的第一次创业尝试,谁会记得他们最初的交通数据公司以失败告终了呢。


让失败的恐惧能更好的服务于你。如果你对实现具体的目标感到兴奋,但是却害怕不能实现,无论如何,扑上去开始做吧。即使失败了也会学到一些有价值的东西,下一次可以有一个更好的尝试。



现在就做!

无论何时当你觉得懒惰袭来而你还有事应该完成时,停下来大声地说‘现在就做!现在就做!现在就做!’我常常把这句话作为我的屏保。


养成一种尽快决定的习惯是绝对必要的,我对我不得不做出的所有决定都使用了60秒原则,无论多大或多重要的决定。一旦有足够的资料可以做出一个决定时,我就定时,然后给自己60秒的时间来做出坚决的决定,如果需要我甚至会扔硬币来决定。我不浪费时间去想该写什么因为我正忙着写,这可能就是我非常轻易的写出了数百篇原创文章的原因,我写的每篇文章至少都包含了两个另外的观点,所以随着时间的推移,我的想法只会越来越多。我想象不到有才思枯竭的时候。


无情地舍弃

处理掉所有浪费时间的东西,最大程度使用垃圾桶。应用“如果不确定,那么扔掉它”这个原则。取消无用的杂志订阅。如果你有一本两个月还没有读过的杂志,那么扔了它。它可能根本不值得一读。要知道只要是浪费你的时间任何东西都不算免费,在为一项新免费服务或者订阅签字前,要问问自己它会消耗你多少时间,每样活动都有机会成本,要问自己“这件事值得我这样牺牲时间吗?”


确认那些浪费的时间,尽可能挽救

与其看一个小时电视节目秀,不如把它录下来这样你就可以快进广告而只需要看45分钟,如果完成同样的事情只需要十分钟的电话那就不要花一个小时去打那些冗长的邮件。把你的任务打包,一次性立刻处理。


那些想要更高效的人总是把改掉浪费时间的习惯作为一个新起点,我觉得这是错的。必须首先明确目的,其次才是优化习惯。如果你的目标不够明确,你的那些改掉旧习惯建立新习惯的尝试只会以失败告终,你没有足够强烈的理由去更好的应用你的时间,所以在事情变得复杂的时候很容易打退堂鼓。你需要一个足够大的有吸引力的目标去保持积极性。从一项工作中砍下15分钟的理由就是你要积极的把这多出的15分钟用在更好的地方。


应用80-20原则

众所周知的帕累托准则,即80-20原则说的是:一项工作中20%努力会产生80%的价值,这也意味着工作中80%的努力只能产生20%的价值。大学时我也最大限度的应用了这一原则,有好几个星期我逃了大约40%的课程,因为我觉得上课堂对我来说不是最有效的学习方法。找到你生活中至关重要的20%的部分,然后全力以赴。一定要无情的坚决拒绝把你的时间花在那些无法给你最优结果的事情上,一定要把你的时间投资在那些潜在的巨额回报上面。


捍卫你的时间

想要高效的工作,你就需要一段不被打扰的时间以完成那些有意义的事情。当你确信你不会被打扰时,你的效率会出奇的高,当你坐下来开始那些紧张的工作时,确定这段时间你不会为其他的事情分神,我已经发现对于单一工作来说,至少工作90分钟是一个理想的时间段。


你可能需要与其他人协商来建立一个不被打扰的时间段,如果必要,提前告知其他人这段时间不要打扰你,必要时可以威胁会使用暴力。


大约需要十五分钟才能进入全身心的投入而忘记时间的这种流畅的状态,每一次被打扰,你都需要花费十五分钟去返回那种状态,一旦你进入这种状态,要用生命去捍卫它。在这种状态里你会专注大量的工作和与工作完全相关的体验。当我处于这种状态时,我没有了过去和未来的概念,我觉得我和我的工作合二为一了。


全神专注工作

在这些神圣的时间段里,只专注于摆在你面前的工作。不要同时查邮件、上论坛或者网上冲浪。如果你有这种诱惑,那么工作的时候拔掉数据线。关闭电话或者就是不接听。开始前先去厕所,同时保证不会一会儿就饿,这段时间不要离开椅子,不要和任何人说话。


如果你需要休息,那就真正的休息不做其他事。不要在那些你需要放松和恢复的休息时间段里仍然处于半工作状态,查看邮件和网上冲浪并不是休息


一心多用

特定领域的新知识增加的如此迅速,以至于你对你那一行的很多认知可能都已经过时了。唯一的解决办法就是要尽可能快的吸收新知识,今天我事业上使用的很多技能五年前甚至都不存在,跟随这种趋势最好的办法就是尽可能一心多用,随时随地阅读和收听音频节目。


我使用电动剃须刀,在每天刮脸的2-3分钟进行阅读,这个会让我每周多完成两篇阅读—一年多阅读一百篇。这个习惯也很容易建立,随手抓起一本杂志或者打印一些你没有时间读的文章,把它放在卫生间。


无论何时只要可以就可以收听教育音频节目。当你开车时,就可以收听广播节目。最好的节约时间的一个办法就是如果你想掌握什么技能,就直接向那些拥有这项技能的人学习。音频材料常常比大学课堂上学到的东西实践性更强。拥有市场营销和商业管理学历的人通过大学教授获取新知,你可以从百万富翁和亿万富翁处获取,这些人的知识来自于真实的社会实践。


注意在关键性任务中不要一心多用,因为它会严重降低你的表现。


不断实践

人与人本不同,对你有效的方法不一定对其他人同样有效。无论何时只要你想起一个增加效率的古怪点子,那就试试它,看看有没有效果。除非你试过了,别轻易摒弃任何想法。部分成功比完全的失败更常见,所以每一次新的实验都会有助于你完善你的时间管理实践。甚至这种行为实验的实践本身也会有助于提高工作效率。


培育你的热情

热情这个词来自于希腊语的热情,它的书面意思是‘上帝住在心里’。我极其钟爱这个定义。如果你对你所花费时间去做的事情没有喷涌的激情,我对于你能掌握时间管理艺术的可能性表示怀疑,追随那些真正激发你热情的东西,不要去追逐金钱,要追逐激情。最浪费时间的事情其实是做那些并没有带给你开心的事。你的工作应该是服务于你的生活,而不是反过来。


如果你热情高涨,你就能工作的极其有效率甚至可以享受工作中那些乏味的部分。我总是发现无论何时如果我想让我的事业上一个新的台阶,我必须首先让我的思维达到一个新的高度。当你在思考改变时,然后你的行为会改变,然后才会有改变的结果。


合理膳食与运动以达到最优能量

大学最后一学期(1993年)之前的那个夏天,我变成了一个蛋奶素食者,我注意到我的精力有个一个明显的提高,特别是我集中注意力的能力。


你所吃的东西会对你的工作效率有一个深远的影响,消化动物制品比植物制品需要更多地时间和能量,如果你的身体必须转移部分能量去消化食物,也就意味着你的有效脑力劳动所需要的可用能量相对减少了。甚至本杰明富兰克林也相信午饭吃得清淡是他高效工作的一个重要因素。当他的同事下午无精打采或者睡思昏沉时,他能够在接下来的时间继续高效工作。


规律的运动也是保持高能量和清晰头脑的必要条件,大学期间每天早晨早饭前第一件事就是跑步三十分钟。当然我同时听激情或者教育的磁带。


如果你想管理时间,那么真正有意义的是去精心磨练你最好的时间管理工具—你的身体。通过饮食和运动你可以加强保持精力集中的能力,从而最困难的工作也会变得容易些。


保持平衡

如果你的生活总是处于失衡状态我觉得想保持长期的高效、健康、和快乐并不是一件易事。把注意力集中在生活的方方面面来保持平衡,当你在职业中有所成长时,要确保你的私人生活也获得成长。


我相信时间管理的真正目的是让你有能力过上你所期待的妙趣横生的生活。但是一定要清楚的知道你想要的是什么,然后养成一大串能帮助你达到目标的好习惯,你会享有一个更富足、更充实的人生。


如果你想变得更高效,要怀着将你生活从头到脚彻底改善的目的去做。掌握时间管理的方法是为了让你拥有更美好的生活,并让它变得与众不同。时间管理不是关于自我牺牲、自我否定、以及做更多自己不喜欢的事,它是为了告诉你如何去拥抱那些你深爱的东西。


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