干部人事档案材料的分类、排序、编目(下) (内容:干部人事档案材料的编目) 三、干部人事档案材料的编目 1、干部人事档案材料的编码 干部人事档案材料的编码包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号;份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔,标在每份材料第一面的右上角。 具体来说,第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下: 1-11-2…… 2-12-2…… 3-13-2…… 4-14-2…… 5-15-2…… 6-16-2…… 7-17-2…… 8-18-2…… 10-110-2…… 第九类材料顺序号的编写如下: 9-1-19-1-2…… 9-2-19-2-2…… 9-3-19-3-2…… 9-4-19-4-2…… 前面的数字代表材料所归属的类别,后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示第一类中的第一份材料,“9-1-1”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。在每份材料右上角编上顺序号的同时,按图书计页法(第单面为一页),用铅笔在材料每面的右下角编上页码(正面右下角,反面左下角)。材料本身有页码的,不需重编。如果其中有插页的,将插页顺着上页编上号码,再将以后的页码顺编。 为每份材料编上顺序号和页码,一方面可以固定材料的位置,另一方面也方便检索、利用。 2、干部人事档案材料的目录登记 每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。干部人事档案材料的目录登记,就是在材料经过排列之后,按照固定的目录档目和要求,将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记,关键可以起到索引的作用,同时帮复查、保护档案材料的作用。具体做法列表说明如下: 干部档案目录 类号 | 材料名称 | 材料制成时间 | 份数 | 页 数 | 备注 | 年 | 月 | 日 | 一 | 履历材料 | | | | | | | 1 | 在校学生登记表 | 1960 | 12 | 13 | 1 | 5 | | 2 | 干部履历表 | 1982 | 08 | 30 | 1 | 9 | | 3 | 干部履历表 | 1988 | 09 | 12 | 1 | 13 | | 4 | 干部履历表 | 1999 | 04 | 15 | 1 | 11 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 二 | 自传材料 | | | | | | | 1 | 学生自传 | 1961 | 06 | 30 | 1 | 8 | | 2 | 自传 | 1983 | 07 | 01 | 1 | 10 | | | | | | | | | | 三 | 鉴定、考核、考察材料 | | | | | | | 1 | 干部鉴定 | 1979 | 03 | 12 | 1 | 3 | | 2 | 某某同志的考察材料 | 1985 | 10 | 13 | 1 | 4 | | 3 | 1994年度考核表 | 1995 | 02 | 10 | 1 | 3 | | 4 | 1995年度考核表 | 1996 | 01 | 12 | 1 | 3 | | 5 | 1966年度考核表 | 1997 | 01 | 30 | 1 | 3 | | 6 | 1997年度考核表 | 1998 | 02 | 02 | 1 | 3 | | 干部档案目录 | 类号 | 材料名称 | 材料制成时间 | 份 数 | 页数 | 备 注 | 年 | 月 | 日 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 四 | 学历、学位、培训和专业技术职务材料 | | | | | | | 1 | 高中毕业生登记表 | 1961 | 06 | 30 | 1 | 5 | | 2 | 报考高等院校登记表 | 1964 | 06 | 25 | 1 | 2 | | 3 | 高考政审 | 1964 | 07 | 01 | 1 | 1 | | 4 | 大学毕业生登记表 | 1969 | 07 | 03 | 1 | 6 | | 5 | 学历证明 | 1980 | 03 | 09 | 1 | 1 | (复印件) | 6 | 评定专业技术职务申报表 | 1982 | 10 | 31 | 1 | 9 | | 7 | 聘任专业技术职务审批表 | 1983 | 01 | 01 | 1 | 3 | | 8 | 教师资格过渡登记表 | 1995 | 09 | 10 | 1 | 3 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 干部档案目录 | 类号 | 材料名称 | 材料制成时间 | 份数 | 页数 | 备注 | 年 | 月 | 日 | 五 | 政审材料 | | | | | | | 1 | 入党政审 | 1963 | 12 | 25 | 1 | 2 | | 2 | 家庭情况证明材料 | 1970 | 07 | 07 | 1 | 4 | | 3 | 某某同志爱人情况登记表 | 1979 | 08 | 10 | 1 | 3 | | 4 | 某某同志参加工作时间的批复 | 1993 | 11 | 11 | 1 | 1 | | 5 | 工龄审批表 | 1993 | 11 | 11 | 1 | 1 | | 6 | 有关某某同志参加工作证明材料 | 1993 | 03 | 05 | 1 | 5 | | | | | | | | | | | | | | | | | | 六 | 党团材料 | | | | | | | 1 | 入团志愿书 | 1961 | 03 | 05 | 1 | 3 | | 2 | 入团申请书 | 1960 | 12 | 26 | 1 | 2 | | 3 | 入党志愿书 | 1965 | 07 | 01 | 1 | 7 | | 4 | 入党申请书 | 1964 | 05 | 10 | 1 | 11 | | 5 | 转正申请 | 1966 | 06 | 06 | 1 | 8 | | 6 | 中国共产党党员登记表 | 1985 | 10 | 10 | 1 | 5 | | 7 | 中国共产党党员登记表 | 1990 | 04 | 26 | 1 | 5 | | | | | | | | | | | | | | | | | | 干部档案目录 | 类号 | 材料名称 | 材料制成时间 | 份数 | 页数 | 备注 | 年 | 月 | 日 | 七 | 奖励材料 | | | | | | | 1 | 先进工作者登记表 | 1987 | 07 | 01 | 1 | 3 | | 2 | 优秀党员登记表 | 1997 | 12 | 30 | 1 | 3 | | | | | | | | | | | | | | | | | | 八 | 处分材料 | | | | | | | 1 | 关于某某同志所犯错误处理决定 | 1982 | 03 | 15 | 1 | 2 | | 2 | 关于对某某同志处理意见的请示 | 1982 | 02 | 13 | 1 | 5 | | 3 | 关于某某同志所犯错误调查报告 | 1982 | 02 | 06 | 1 | 7 | | 4 | 某某同志个人检查 | 1982 | 01 | 13 | 1 | 8 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 九 | 工资、任免、出国、其他等材料 | | | | | | | 9-1 | 工资材料 | | | | | | | 1 | 转正定级呈批表 | 1970 | 02 | 10 | 1 | 1 | | 2 | 1982年工资升级审批表 | 1982 | 07 | 07 | 1 | 1 | | 3 | 1985年工资升级审批表 | 1985 | 06 | 20 | 1 | 1 | | 4 | 1989年工资升级审批表 | 1989 | 11 | 15 | 1 | 1 | | 干部档案目录 | 类号 | 材料名称 | 材料制成时间 | 份数 | 页数 | 备注 | 年 | 月 | 日 | 5 | 职务工资变动审批表 | 1992 | 02 | 15 | 1 | 1 | | 6 | 1993年工资升级审批表 | 1993 | 09 | 01 | 1 | 1 | | 7 | 工改套改工资审批表 | 1994 | 07 | 17 | 1 | 1 | | 8 | 1995年工资升级审批表 | 1996 | 11 | 01 | 1 | 1 | | 9 | 1997年工资升级审批表 | 1998 | 05 | 15 | 1 | 1 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 9-2 | 任免材料 | | | | | | | 1 | 招工登记表 | 1961 | 08 | 15 | 1 | 3 | | 2 | 干部任免职务呈批表 | 1975 | 01 | 10 | 1 | 2 | | 3 | 干部任免呈报表 | 1985 | 09 | 09 | 1 | 2 | | 4 | 干部任免审批表 | 1996 | 10 | 11 | 1 | 2 | | 干部档案目录 | 类号 | 材料名称 | 材料制成时间 | 份数 | 页数 | 备注 | 年 | 月 | 日 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 9-3 | 出国材料 | | | | | | | 1 | 初次出国人员审查表 | 1983 | 01 | 01 | 1 | 3 | | 2 | 再次出国人员审查表 | 1990 | 12 | 12 | 1 | 3 | | 3 | 出国备案表 | 1994 | 04 | 05 | 1 | 1 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 9-4 | 代表大会 | | | | | | | 1 | 参加九届人大代表会代表登记表 | 1997 | 10 | 15 | 1 | 3 | | | | | | | | | | | | | | | | | | 十 | 参加材料 | | | | | | | 1 | 思想总结 | 1966 | 05 | 13 | 1 | 4 | | 2 | 结婚报告 | 1971 | 05 | 04 | 1 | 1 | | | | | | | | | |
说明: (1)每大类的第一行填写大类号及其名称,大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1、2、3、4填写。 (2)材料名称。一般要登记全称,名称较长的,可适当简化。没有名称或原标题与材料实际内容不相符的,应重新拟题登录。第五类“政审材料”的证明材料,要写明谁证明谁的什么问题。 (3)“材料制成时间”,一般采用材料落款标明的最后时间。复制的材料采用材料的形成时间。并应当填全年、月、日。 (4)书写要规范。不准用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水填写目录。不得涂改、粘贴。不允许用国家没有认可的简化字。 (5)每大类归档材料登入目录后,必须留出适量的空格,供补充材料时使用。(可根据干部的年龄大小,哪一类材料增加得较多较快等情况,确定在“干部档案目录”中预留空位的多寡)
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