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５大原则，根治拖延借口！  拖延，常是降低工作效率的最大杀手。身为主管的你，需要了解，面对拖延，如何治标又治本；员工的拖延态度，透露了什么？ 企划书迟交、项目进度落后，说好的使命必达，却老是在追赶昨天就该完成的事，无暇顾及未来目标？这些是令许多主管头疼的管理困境。 根据动机与拖延研究领域的专家，史提尔博士（Piers Steel）的研究指出，有九成五的人承认自己会拖延，其中更有四分之一的人，长期处在拖延状态。 如何让团队的运作更有效率，就从改善拖拖拉拉的习惯下手。 把握以下五大原则，对付拖延，破除障碍工作的借口。 原则一：找出停滞不前的症结 拖延只是结果，什么原因造成了拖延，才是问题的根本。首先要搞清楚部属无法准时完成任务的原因，才能进一步助其移除困难。 心理学家哈洛威尔（Ned Hallowell）认为，「我们拖延，是因为我们有太多要做的，或者是逃避不想做的。」 哈佛商学院教授艾墨碧（Teresa Amabile）指出，「许多人推迟拖拉是因为他们害怕苦差事，或者恐惧艰困的任务。」 归纳人们延后、拖延的两大因素，通常是： １、不喜欢做 由于不喜欢而逃避、拖拉，是绝大多数人的通病，哈洛威尔一针见血地指出，「人们从来不会推拖自己最爱吃的甜点。」当部属因为不喜欢而拖延时，你恐怕得再次思量，团队成员是否都摆对位置了。 ２、不知道该如何做 不知道从何着手时，摸索、或者什么都不做，是无可避免的情况。倘若部属是因为不了解方向与做法而延迟，这正是内部沟通与教育训练的警讯。因此，别急着斥责部属拖延的缺失，背后的肇因，更是打破恶性循环的关键。 原则二：积小胜为大胜 交办复杂的任务，也同时给了执行者庞大的压力，除了处理工作事项外，还有随之而来的焦虑不安等待解决。 要不被艰巨的挑战吓唬，最简单的办法，就是将长期的大目标，切割成短期可行的小目标，并为每个阶段订下完成期限。 如此一来，既能方便管理工作进度，短期内可完成的小目标，也相对地容易掌握。其带来的正面心理反馈，让人们有勇气与动力，继续朝大目标迈进。 藉着成就感的增加，舒缓逃避与焦躁的情绪，一步步地，积小胜为大胜。 原则三：增加激励与行动的连动性 完成任务的奖励，多半太遥远、不够直接，并不能提供足够的诱因，让人们即刻开始行动。 奖励不特指物质，适时地给予休息、或者嵌进趣味，让工作不那么乏味，都可能是提升同仁行动力的刺激。 原则四：善用团队力 单兵作战不仅囿于有限资源，也容易因为独自一人，而有懈怠懒散的借口。应善用团队力，让各方支援进入。 一方面可避开个人的盲点、扩展观照的面向，无形中，同侪间也形成了监督力量。因为一个人的拖延，将会拖累其它成员的进度，藉着向团队负责，成为敦促个人起身行动的推力。 原则五：养成习惯 《小拖延误大事》的作者布鲁诺博士（Frank Bruno）指出，「没有天生的拖延者。」双手一摊无奈地说，「我就是爱拖拖拉拉。」只是借口。 布鲁诺认为，拖延是一种习惯，习惯是经由学习而来，戒掉恶习就要透过小规模且连续性的改变。 艾墨碧则建议，时时追踪进度，检视有无进展。借以练习保持积极的态度，戒断拖延惯性。 明天不见得会更好，「拖延」只会拖慢团队的步伐，也拖累了团队的士气。正视拖延，将是新春管理的首要课题。 ６成上班族脑过劳》加班是工作量太大？ 部属为什么老是拖、拖、拖？你明明已经说过很多次，告诉员工该如何好好管理自己的时间，却还是没有什么效果，拖延的情况不见任何的改善。原因到底出在哪里？ 管理最常犯的错误，便是错把表面的行为举止视为问题的所在。 事实上，外在的行为反映的是内心深层的焦虑或是恐惧，如果没有深入了解员工的内心，解决心理层面的问题，只是不断的去纠正他们的行为，反而会适得其反，让问题更为严重。其实，员工永远无法准时完成工作的问题，可能不在于不懂得如何管理时间，而是心理面的因素。 加州大学安德森（Anderson）商学院教授史蒂芬?柏格莱斯（StevenBerglas）在最新一期的《哈佛商业评论》（HarvardBusinessReview）中指出，要解决时间控制总是出状况的员工的问题，不是告诉他们如何有效率的运用时间，而是要了解他们内心的焦虑或是恐惧，设法帮助他们化解这些负面的感受，才能真正的达到效果。 柏格莱斯将工作时间造成自己与团队干扰的人分为4大类，并且剖析他们内心的问题、进一步提出应对的建议。 1.先发制人（preemptive）。 这类型的员工非常有纪律，对时间斤斤计较。总是要求自己一定要在规定的期限之前完成工作，而且是大幅的提前完成，这样可以让他们觉得所有的事情都在自己的掌控当中。 他们不喜欢混乱、不确定、或是自己无法掌控的事情，但也因此缺乏弹性，更不喜欢团队合作的方式，因为这样有太多不确定的因素，会让他们很没有安全感。 他们的眼里永远只有自己，往往不顾其他人的感受或是团队的需求。而且，提早完成工作的行为，也会引来同事的不满，认为这是他们用来邀功、拍马屁的计谋。 面对这类型的员工，最好的方式就是让他们直接面对内心对于混乱或不确定的恐惧。你可以让他担任某个项目或是工作小组的领导人，学习如何为别人承担责任、顾虑到他人的需求，如何接受不在预期范围内、来自其他人的要求，让他们变得更有弹性。 2.讨好别人（peoplepleaser）。 这些人对于他人的要求常常是来者不拒，因此严重耽误了自己的工作进度。这类型的员工缺乏自信，希望能够做得更多，赢得别人的肯定、受到喜爱。然而，虽然表面上答应别人的要求，长期下来心里却累积了许多的不满。 最常见的情况就是进行跨部门的项目时，这类型的员工常常不懂得拒绝来自其他部门的要求，做了太多不是自己份内的工作。 对于主管来说，必须时常注意这些人的工作情形。一旦发现上述的情形，一方面主动找其他们部门的主管厘清彼此的工作职责；一方面让部属知道这样做是不必要的，他们有权可以拒绝这些不合理的要求，但不需要指责部属。 另一方面，你也应该多多给予鼓励或是赞美，增加他们的自信心，这样他们也不需要藉由做得更多，来得到他人的肯定。 3.完美主义（perfectionist）。 这些人为了达成心目中完美的标准，总是一再的拖延时间，永远也无法确切回答完成的时间。而且为了追求完美，他们无视于一切的规则或是规矩。 完美主义的人认为，必须有非常突出的表现才能成功或是被组织所接受。他们非常害怕被批评，因为他们认为这是对他们个人的否定。所以一定要做到最好，才肯出手。 你可以鼓励他们在完成工作之前，尽量找其他的同事讨论，或是随时随地做进度报告，请主管或是其他人给予一些改进的建议。 这样做有两个目的：一方面透过频繁的讨论，让他们学会接受别人的意见，避免产生采取抗拒的心理。另一方面，也可以让他及早做出调整，以免等到最后完成时，结果发现不符合你所要求的，反而挫折感更大。 4.惯性拖延（procrastinator）。 这是最常见的时间运用不当的类型。这些人总是习惯拖到最后一刻，才熬夜加班赶进度。 惯性拖延的人与完美主义者有一个共同点，对于自己拖延的行为一点也不觉得有错，他们可是有理由的，只是理由各有不同。完美主义者是为了让工作做到最好，达到自己心目中的完美标准。但是惯性拖延的人是因为害怕自己无法达到所要求的标准，害怕因此受到责骂，所以一拖再拖。 面对惯性拖延的人，最好的方式就是消除他们担心做不好的恐惧。主管应事先沟通准时完成工作的重要性，并提醒他们哪些地方因为时间的关系而无法做到最好，可以事后再调整，这样的做法可以减轻他们的心理负担。 时间运用不当，其实只是表面的征状，而非真正的问题所在。事实上，在面对员工的任何问题时，都不应只看外在的行为，而是深入了解心理层面的因素，才能对症下药，解决问题 |
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