项目实施过程中，出版单位要与一家或多家软件供应商协同工作，共同开展项目的实施，因此项目的沟通协调及报告机制非常重要。
首先要建立有效的沟通机制，确定出版单位与软件供应商各方的沟通联络人，作为沟通协调的唯一出入口，简化沟通途径，保证各方信息及要求能够及时、统一、准确地传递给相关人员，提高信息传达和反馈的效率，避免沟通不畅或信息混乱等影响工作的情况发生。
其次，要明确沟通方式及要达到的目标。可采用的沟通方式主要包括：
工作协调会：根据项目实施的进展情况，定期（每月或按工作阶段）召开工作协调会，由出版单位项目成员、软件供应商项目成员以及其他相关人员共同参与。会议内容包括：协调各方工作关系，确定资源分配，就项目实施的重大问题进行讨论，并做出后续工作安排，以保证项目的顺利实施。会议结果以会议纪要的形式由出版单位项目成员向各方发布。
阶段总结：在一个里程碑节点完成后及时进行阶段总结，内容包括：评估上一个里程碑的工作情况，判断是否对后续阶段计划有影响，是否有必要调整后面的工作内容和进度，并对下一个里程碑的工作进行必要的预沟通，对潜在问题制定相应的预案等。阶段总结完成后需要形成里程碑报告，由出版单位项目成员向各方发布。
多种形式的交流：建立沟通联络表，确保出版单位项目成员、软件供应商项目成员以及其他相关人员之间的通畅联络，交流联络的方式包括传真、电话、电子邮件、QQ和面对面沟通等。与多家软件供应商同时交流的时候，采用面对面的方式会取得较好的沟通效果。
在多家软件供应商同时参与项目实施工作时，出版单位要统一协调实施工作计划，合理安排实施顺序。尤其是在系统调试的过程中，需组织参与调试工作的各方，确定工作内容、系统集成方法与步骤、联调测试和具体分工，参与系统联调工作的讨论和落实，以保证工作顺利开展，各方产品有效衔接，整个业务应用流程运行顺畅。
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