如何更好地发挥办公室的职能作用

      办公室的工作纷繁复杂，包括办文办会、信息调研、督查督办、税收宣传、文档管理、信访接待、财务管理等。县市局一级还担负了来宾接待与车辆管理等后勤保障工作。一言以蔽之，办公室工作就是服务，为领导服务，为机关服务，为基层服务。省局吕兴胜局长在全省系统文秘、后勤工作培训班上，把办公室工作概括为“四个部”，即领导决策的参谋部、各方关系的协调部、机关正常运转的保障部、各项事务的“不管部”。根据这四个部的职能，要求发挥“五个作用”：即要发挥好参谋助手作用、综合协调作用、督查督办作用、信息调研作用、审核把关作用，对于担负了后勤职能的县局办公室，还应发挥好接待窗口作用、后勤保障作用。我们不妨从四个方面来集中认识： 
（一）对上：充分发挥好参谋助手作用。办公室无论有多少个部的职能，参谋部永远是第一位的。从某种角度说，办公室主任相当于单位的“管家”、“秘书长”。而文秘人员则是领导的秘书。秘书的脑袋是领导脑袋的扩张，秘书的手脚是领导手脚的延长。作为参谋助手，办公室还不能仅仅满足于“领导出题目，秘书做文章，简单地当领导的‘传声筒’”，而是应该抢占先机，快人一步，先人一着，对影响单位发展的重要工作，要有前瞻性和预见性，做领导已想到的事，想领导还没想的事。参要参到点子上，谋要谋到要害处。不仅要立志为领导当高参，设大谋，而且要努力为领导抓落实，清障碍。当领导交给你一个难题时，你不能说“没有办法”，只能说“我试试看”，努力去做，尽量做好。 
（二）对中：充分发挥好运转枢纽作用。办公室处理机关日常工作，承上启下，沟通内外，联结左右，服务各方，是一个机关的中枢。一个人的中枢神经出了问题，整个身体都会有问题，一个单位的办公室停摆，整个机关都难以正常运转。领导的分工会有交叉，部门的职能会有重叠，有些事可能会争着管，但更多的事可能谁也不想管，这就需要办公室综合协调，不能把矛盾交给领导。要努力做到大事化小，小事化了，不能没事变有事，有事变大事。协调的过程中可能会受委屈、受冤枉，但既然从事这个工作，就要有“我不下地狱，谁下地狱”的气度。 
（三）对下：充分发挥好桥梁纽带作用。就像只有办公室才能代表机关发文一样，办公室也理所当然地承担了服务、指导、联系基层的职能。很多时候，基层的同志咨询问题，报告和请示工作一时找不到领导，不须或不便找领导就找办公室，即使要找领导也可能先通过办公室。这就要求我们发挥桥梁纽带作用，既要使基层同志满意，又要为领导分忧代劳。办公室既是领导的参谋部，在一定程度上也是领导的司令部。经授权，可以代表领导和机关发号施令，传达和贯彻上级的决策，反映基层落实情况，起着上情下达、下情上达的作用。

（四）对外：充分发挥好窗口门面作用。办公室工作联结内外，是一个单位的“窗口”、“门面”、“名片”。一个单位的精神面貌、服务态度、工作作风和效率都可以从办公室反映出来。办公室人员的一言一行都体现机关的形象，办公室办文办事的水平从一定程度上折射出机关的水平、单位的水平、领导的水平。为此，我们要主动接近党政领导，主动汇报，争取扶持；积极联系相关部门，不卑不亢，有礼有节；认真对待来访来人，诚恳热情，谦逊和气，以真诚的服务赢得口碑，赢得理解，营造地税良好的外部环境。 
    基于办公室的特定地位与作用，对办公室人员的要求也就非同一般，办公室人员是权力不大责任大，地位不高要求高。省局办公室领导在工作报告中是这样描述的：办公室这一岗位一般人不敢来、一般人不愿来、一般人来不了，来了难干好、干好走不了，没有高的素质、高风亮节、高尚情操、奉献精神，是很难做好办公室工作的。吕局长在文秘后勤培训中明确提出要坚持五项原则：一要坚持以人为本；二要坚持精细严密；三要坚持改革创新；四要坚持无私奉献；五要坚持清正廉洁。这是从事办公室工作应遵循的准则，也是对办公室人员的严格要求。笔者认为，要坚持好这五项原则必先具备五个条件： 
   一要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件。办公室是领导的参谋部，一个称职的办公室主任应是主要领导的左膀右臂，我们平时说，所有的办公室人员都是领导的“走狗”，话虽难听，但理在其中。古人认为能够在上书房行走的人才能光宗耀祖。应该说，我们省局、市局的主要领导对办公室工作都是十分重视的。省局李长庚老局长曾经一针见血地指出：“不重视办公室的领导不是一个合格的领导”。吕兴胜局长更是以自己担任省委办公厅领导的经历，在文秘、后勤工作培训上亲自准备讲稿，登台授课。郴州市局的主要领导对办公室工作也是高看一等，厚爱一层，要求比一般部门高，批评比一般部门多，关心也比一般部门多。有很多领导说过，对办公室要用事业留人，用感情留人，用适当的待遇留人。对分管办公室的领导而言，理应对自己办公室的同志思想上多关心，政治上多关爱，工作上多关注，生活上多关照。对办公室人员自身而言，更要主动争取领导的关心和重视，一方面要勤请示、多汇报，让领导心中有数，支持有方。另一方面要紧贴领导思路，不折不扣地落实领导决策，为领导分忧解难，以卓有成效的工作赢得领导信任。 
    二要把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。一是要博学。办公室上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。各方面的知识都要有所涉猎，文史哲、数理化，凡有所学，必有所得，不求精通，但要粗通。先要博览群书，博闻强记，博采众长，才能做到博学多才。二是要会学。现在的出版物汗牛充栋，洋洋大观，不吃不喝也读不过来，要有选择地学习与税务工作、办公室工作密切相关的政治、经济、法律、税收、文秘、计算机等相关知识。不仅要从书本上学，还要从实践中学，在工作中学，向领导和同事学。三是要多思。要养成思考的习惯，将所学的知识转化为思想成果，转化为为领导参谋、服务的能力。四是要会用。学以致用是学习的根本目的，只学不用就是书呆子。读书是从薄到厚再从厚到薄的过程，书读得越多越厚，掌握了书中原理，书变薄了，再以此指导实践，丰富书中的内容，书又变厚了。 
     三要把甘于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神。曾记得郴州市市长戴道晋对政府系统办公室主任们说：你们是默默无闻地做着轰轰烈烈的事，辛辛苦苦地做着风风光光的人。办公室政务、事务、财务、公务集于一身，事情多，矛盾多，时间紧，任务重。办公室的事，看起来都是小事，实际上都是大事，做好了都是小事，没做好就是大事。然而人非圣贤，谁能保证不出错。办公室的工作量与工作节奏决定了出差错的机率比较大。忙中出错很可能导致领导不满意，群众也不满意，自己两头受气。对这种情况我们要理解，做的最多往往出错最多，挨骂最多。不做事自然不会出错，也就不会挨骂。从事办公室工作的同志，既要做有为才有位的努力，又要做有为而无位的思想准备，要吃得了苦，受得了累，还要受得了气，做到忍人难忍之忍，任人难任之劳，承人难承之重。 

四要把综合协调作为办公室主任必须具备的重要能力。办公室岗位对人员的素质要求是很高的，办公室主任至少应具备七种能力：即组织协调能力、参谋策划能力、改革创新能力、公关交际能力、语言表达能力、文字写作能力、灵活应变能力。而组织协调也即综合协调能力是首当其冲的。办公室对上要安排领导活动和会议，对内要协调各部门工作，对下要指导和督办各项中心工作，工作千头万绪，任务繁重。笔者刚到办公室时，面对纷繁复杂的办公室工作有“四怕”：一怕开会要报告，二怕领导要材料，三怕上级来检查，四怕政府来领导。要应付这种复杂局面，就须要学会“弹钢琴”，将事情分个轻重缓急，做到头脑冷静，思路清晰，统筹兼顾，全面安排，果断处理，忙而不乱。有领导十分形象地要求办公室要做好三个“匠人”：一是当好“铁匠”，决策斩钉截铁，处事当机立断；二是当好“木匠”，工作讲究分寸，遵循规律；三是当好“泥瓦匠”，懂得加水和泥，但又不是和稀泥，这就指的是会综合协调。要把工作做得春风细雨，左右逢源，各方满意。 
    五要把写作能力作为办公室文秘人员的立身之本。办公室工作以政务为主，从一定角度看，政务工作又以文字为主，所以写材料是办公室工作的重中之重，写作能力是文秘人员的看家本领。尤其是市州以上的办公室，实际上已从行政事务中淡出，更多地在行使秘书科的职能。办公室既要管理好事务，又不能整天埋于事务堆里。政务服务才是办公室的重点，而政务服务水平在很大程度上是通过领导报告、综合材料、信息调研的水平体现出来。地税文秘人员要写好材料，至少需要五个条件：一是丰富的第一手资料，二是全面的业务知识，三是扎实的理论功底，四是较强的逻辑思维能力，五是较高的悟性。近代著名学者王国维在《人间词话》中说：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：‘昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路’。此第一境也。‘衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。’此第二境也。‘众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处’。此第三境也。这就是著名的读书三境界，其实写作也是一样，只要抱定“语不惊人死不休”的决心，“搜尽奇峰打草稿”，自然就能做到厚积薄发，水到渠成。