高效的 2015，从无纸化办公开始

又到新年开工时，在你的办公室里，是否会有各种各样的纸张堆满角落？你是否也因资料繁多、散落各处、查找困难而烦恼？印象笔记企业版将为你解决这些问题。

印象笔记企业版是一个 “云端文件柜”，帮你将散落各处的文档汇聚在一起，并快速和团队成员共享。

立即通过企业版搭建一个无纸化的工作空间，让团队效率再创高峰。

一、搭建团队工作空间

印象笔记企业版通过企业笔记来存储各类工作文件，通过企业笔记本来整理文件。

笔记本相当于电脑硬盘上的文件夹，笔记相当于文件夹内的各类文档。

在准备将纸质和电子文档存储到印象笔记之前，首先应搭建一个清晰的笔记本架构，以有序地存放这些资料。

例如，借鉴电脑上使用文件夹管理资料的方法，来设计笔记本和笔记架构：

电脑：

• 1 级文件夹：销售资料

• 2 级文件夹：PDF 文档

• 2 级文件夹：打印资料

印象笔记企业版：

• 笔记本：销售资料

• 笔记：PDF 文档（标签：销售资料-PDF）
  

• 笔记：打印资料（标签：销售资料-打印）

二、扫描纸质文档

扫描各类纸质文档到印象笔记企业版，既能有效避免纸质文件堆积，又能让资料便于搜索和共享。

纸质文件可以通过印象笔记移动客户端上的扫描摄像头、扫描宝APP、ScanSnap 扫描仪，快速、整洁、有序地扫描进印象笔记，转变为可以搜索和共享的笔记。

1. 印象笔记移动客户端

在手机、平板上打开印象笔记，点击 “拍照” 功能，即可开始扫描。有以下几种不同的模式供选择：

1.1 拍照

适合拍摄头脑风暴时的白板记录，将灵感快速收藏进印象笔记，永久留存。

1.2 扫描

适合扫描发票、合同等各类纸质材料。独特的扫描技术，强化文字与背影的反差，让文字显示更为清晰。

扫描的资料以图片格式保存。作为企业用户，图片内的手写和印刷文字，皆可搜索得到。

1.3 名片

适合扫描名片。名片扫描摄像头可自动识别名片边缘，只需几秒即可将名片数字化，保存为一条可以搜索的联系人笔记。

如果在印象笔记中绑定 Linkedin 帐户，扫描名片后，还会自动获得名片主人在 Linkedin 的个人资料和头像照片等信息。

1.4 报事贴?便条纸

专门为扫描报事贴?便条纸而开发的功能。随手在报事贴?便条纸记下的客户联系方式、会议时间地点等重要信息，可轻松保存到印象笔记。

扫描的报事贴?便条纸以图片格式保存。作为企业用户，图片内的手写和印刷文字，皆可搜索得到。

2. 印象笔记扫描宝

扫描宝是印象笔记全新推出的 iOS 应用，它是迄今为止 iPhone 和 iPad 上最快的扫描应用。

小到一张发票，大到一摞文件，都可以通过扫描宝快速保存到印象笔记，并轻松实现共享。

• 最快扫描：只要对准纸质文件，无需手动操作，立即完成扫描；

• 最快优化：自动增强对比、纠正倾斜，让文字清晰分明；

• 最快查看：扫描文件罗列在屏幕下方，方便随时查看编辑；

• 最快分享：一键发送扫描文件到微信、邮件；

• 最快保存：一键保存到印象笔记，电脑移动客户端即时同步。

3. ScanSnap 扫描仪

ScanSnap 无线扫描仪是一款会自动归档的扫描仪。你可以同时将名片、照片、收据等放在一起扫描，ScanSnap 会自动识别各类文件，并分别归档到印象笔记的名片、照片、收据笔记本中。

扫描宝和 ScanSnap 扫描仪一起使用，扫描流程将更为简单、快捷。

扫描宝会通过 WiFi 自动查找并连接 Scan Snap 无线扫描仪，连接成功后，点击手机上的 “开始扫描” 按钮，就可以回到办公桌旁安心工作，各类纸质文件瞬间自动扫进手机。

三、汇聚电子文档

除了纸质文档，将散落于各个团队成员电脑上的电子文档通过印象笔记汇聚在一起，能够实现资源的优化配置，提升团队资源的使用效率。

电子文档则可以从电脑文件夹里直接拖拽到印象笔记，以附件的形式保存在笔记中。作为企业用户，附件文档里的内容，也可搜索得到。

示例，将 “网站设计” 项目相关资料备份到印象笔记的具体操作步骤：

1. 创建企业笔记本，命名为 “项目-网站设计”；

2. 将项目相关资料直接拖拽到笔记本中。

Mac: 先为每个资料创建一条笔记，再将资料直接拖拽进笔记

Windows: 无需提前创建笔记，直接将资料拖拽进笔记本，印象笔记会自动为每个资料创建一条笔记

拖拽到印象笔记的资料，只是电脑资料的复本，并不会对存放在电脑文件夹里的资料产生任何影响。

Word、Excel 等类型的附件文档，双击即可直接在笔记中打开并进行编辑，编辑后修改会自动保存到笔记里。

四、共享团队文档

将纸质文档和电子文档存储在印象笔记后，可以通过 “工作群聊” 或 “企业主页” 和同事共享。

1. 工作群聊

“工作群聊” 可以让你灵活选择将内容共享给一人或多人，并针对单条笔记设置权限。

共享权限分为 “可以查看”、“可以编辑” 和 “可以编辑和邀请” 三种。

• 如果选择 “可以查看”，则其他同事只有查看内容，无法修改；

• 如果选择 “可以编辑”，他们可以直接对笔记内容进行修改；

• 如果选择 “可以编辑和邀请”，则其他同事不但能编辑笔记，还可以将笔记共享给其他人。

2. 企业主页

“企业主页” 是一个丰富的企业知识库，将笔记本发布到 “企业主页” 后，汇聚了所有加入企业帐户的同事都可以看到。

发布笔记本到 “企业主页” 的具体操作步骤：

右键点击企业笔记本，选择 “发布笔记本” （Windows 版选择 “共享设置”） ，即可将发布给全公司同事。

你也可以在 “企业主页” 浏览同事的个人资料，并查看和加入他们的共享笔记本。

在 “企业主页” 选择感兴趣的笔记本，点击 “加入”，此笔记本就会出现在你的笔记本列表中。

通过企业版搭建一个无纸化的工作空间，让团队知识触手可及，能够便捷成员间的协作，最终提升团队整体的工作效率。赶快行动吧！

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