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Guide you to be talent 生活就像一盒巧克力，你永远不知道下一颗是什么味道。 除非，我告诉你。 ——TG编辑部 彗星 可关注网易云音乐【TalentGuide推送歌单】 作者：曹将 来源：曹将（ID：CJPPTAO） 授权 TalentGuide 发布 前几天，新来的同事表情严肃地把我叫到身旁。
当时吓了一跳，感觉会有大事。
曹将，你是怎么管理文件的啊？
原来是新来公司，陆续接收了大量的文档。存文档容易，直接丢进一个文件夹，可是后期找起来就麻烦了。
说实话，这个问题之前自己也遇到过。
今天就分享一些解决方案。
1. 要删的文件暂时先留着
这个是血泪的教训。
有时「以为」没用的文件，就会顺手删除。可是过一段时间后又发现，它还有用处。于是只能望着垃圾箱恨自己当时手贱。 后来改进了流程：
毕竟，如果一个月后都觉得没用，那么应该也不会再用了。
2. 重要文件扫描备份
虽然现在大多数都是电子文档，但也会遇到一些纸质文件，比如合同。
这类文件一般牵涉多方利益，一不小心，容易引起纠纷。
为了避免一些不必要的麻烦，我会把相关材料（包括呈批件、合同、付款单等）都扫描备份，以防不时之需。
常用的备份软件包括：
◆ 扫描宝：印象笔记家出品，同步印象笔记很方便。之前比较喜欢用。 ◆ Scanner Pro：可同步印象笔记，也可同步到支持 WebDAV 的共享盘，比如坚果云、Dropbox。现在的主力。 ◆ 扫描全能王：可同步印象笔记，也可同步到 Dropbox、印象笔记、百度网盘等。很多朋友使用。 3. 印象笔记里建一个「默认笔记本」
笔记软件是个好东西，但大多数朋友使用时都会面临一个问题：纠结到底将笔记存放在哪个文件夹里。
如果时间紧急，这个思考过程反而会耽误时间。
所以，我索性建了一个「默认笔记本」，不确定的时候就都丢在里面。
等到空闲时间，再集中分配。 ↑ 默认笔记本
4. 重要的物品注明保存位置
之前去一个同事住处，发现他那里像刚被打劫过一样。
询问之后才发现，原来他刚刚是在找户口本，可怎么都找不到，索性翻了个底朝天，终于在某个角度找到。
关于重要物品，我喜欢在印象笔记里注明它在哪个抽屉。
等到需要的时候，直接搜索。
千万不要高估我们大脑的记忆力！
5. 定期备份
之前勒索病毒吓坏了好多人，也让大家开始意识到备份文件的必要性。
在备份这件事上，我有两个场景：
第一，核心文件随时备份。 这里推荐一下坚果云，直接在文件夹处点击右键，即可选择同步。之后在里面添加或者修改，都会自动在云端备份。
第二，每隔三个月定期备份。 Win 10 系统有个好处，可以设置插入移动硬盘后自动备份电脑文件。具体操作路径如下：
1.插入移动硬盘； 2.点击桌面右下角的「通知」符号，然后选择「所有设置」；
3.选择「更新和安全」； ↑ 点击「更新和安全」 4.点击「备份」； ↑ 选择「备份」 5.在「更多选项」里，可以设置需要备份的文件夹。 PS：移动硬盘我买的是西部数据。
6.文件标签管理法。
文件命名其实也有讲究。
传统的命名一般是 ***工作报告。
进一步是 ***工作报告20170717。
我的方法则是：同时标注相关人，比如 ***工作报告#201707017#曹将。
这个好处是，增加一个维度，方便之后检索。
在检索上，推荐一个工具：Everything。它能够非常非常快的根据关键字找到文件，强烈推荐！ ↑ Everything
作者：曹将 |
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