《图解整理术》：最有用的21条办公准则

昨天的文章中提到了H的桌面。

有朋友留言说迫不及待想看，所以今天趁他不在，赶紧偷拍一张。

△H的桌面

下面则是我的桌面，已经乱出花来了...

△曹将的桌面

话说在桌面整理上，之前看过一本书，叫做《图解整理术》，里面有很多有用的技巧，可怕的是自己遵循了一段时间，就打回原形。

今天再回顾一次，算是给自己一个提醒！

（一）建档术

1.要删的文件暂时先留着。

问题：很多时候，刚删掉一个文件便后悔，或者几天后才发现它还有用。

解决：在桌面准备一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间（比如一月）后集中处理。

2.办公桌配置原则。

问题：永远不能第一时间找到要找的东西。

解决：①每个抽屉放什么东西是固定的；②用过的物品放回原处；③离开公司前，将桌面整理干净。

3.永远要有PlanB。

问题：还是找不到要找的东西的情况。

解决：列出已有物品的清单，存于某个地方（比如印象笔记）。

4.将经常使用的文件夹放到桌面。

问题：找文件耗时。

解决：在桌面创建快捷方式。

5.电子邮件也要建档。

问题：电子邮件胡乱放置。

解决：在电子邮件中建立特定文件夹，同一类型的文件归档。

6.备份是工作的常识。

问题：突如其来的情况导致电脑故障，资料全失。

解决：每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7.在名片上写清详细信息。

问题：拿着一张名片（点开一个微信好友），难以回忆起他是谁。

解决：在名片背后（微信的备注页）写清楚对方的详细信息，比如，认识日期，场所，对方特征，介绍人，一同出席者，毕业大学，特殊技能。

8.手机录入姓名时录入公司/职位。

问题：某人电话来了，他到底是谁？

解决：以【公司名称/职位+姓名】的方式录入姓名。

（二）手册术

1.活用手册的两个重点：及时写，多次看。

问题：没有及时写，结果笔记本干净如新；写了没看，结果沦为形式。

解决：一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。

2.客户等的名称要加上职称、敬畏。

问题：将笔记本交给对方确认，对方看到自己的名称是”×ד，气氛尴尬。

解决：在名称后注明”××总“。写邮件也一样。

3.手册上方注明日期和主题。

问题：记得以前写过一个idea，但是找不到。

解决：给每个记录注明时间和主题，查找时多了两个关键变量。

4.所有的信息注明来源。

问题：”小曹，你从哪得到的消息？“”额...我忘了...“

解决：为每条从外部获取的信息注明来源。

△注明信息来源

5.除了懊恼，还要给出方向。

问题：”今天没做好，好伤心。“

解决：”今天没做好，好伤心，下一次要及时，提前15分钟到会议室，然后检查椅子数量，确认投影，并联系前台准备茶水，然后等待参会人员。“

6.记下经常去的餐馆。

问题：“小曹，明天来个重要客人，接待一下。”“啊啊啊，去哪吃啊！”

解决：用印象笔记（或大众点评）记下还不错的餐馆。

7.组织商谈的注意事项。

问题：“糟糕，忘了确认对方的出席人员！”

解决：打电话时一定要确认好：

• 对方负责人的姓名

• 商谈的内容

• 时间地点

• 出席的人员名单

• 商谈需要准备的资料

• 对方的联系方式

特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

（三）笔记术

1.2个笔记本就够了。

问题：那场会议记录记在哪个笔记本里了？

解决：只要两个笔记本，一本写To-do，一本做各种记录。

2.给用过的笔记本制作索引。

问题：咦，这个笔记本是什么时候写的？

解决：在笔记本的第二页记下写笔记的时间，重要主题。

3.给笔记本足够的留白。

问题：糟糕，没地方写了！

解决：一开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写；随时空出一行。

4.以金字塔原理记笔记。

问题：看完一遍笔记，找不到重点。

解决：第一句话写结论，就像这个笔记一样。

△在资料前提炼重点内容，方面以后搜索

5.一个工具：5W2H。

问题：总是忘了记录某些要点。

解决：问问自己，是不是写下了5W2H。

谁（WHO）因为（WHY）什么做了何事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？时间（WHEN）地点（WHERE）？用了多少钱（HOW MUCH）？

△利用5W2H整理重点内容

6.将工作的PDCA写在笔记本上。

问题：做了就做了，错了就错了，下次继续错。

解决：Plan（计划）→Do（执行）→Check（回顾）→Action（改善）。

△刚开始某周工作总结

话说看到刚工作时候写的总结，真的太搞笑了，这些事都做错！

不过也幸亏记下来了，没有重蹈覆辙。

晚安，好梦。