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办公室整理21招,让你变身办公达人!

2016-07-29  格物方可...

办公桌整洁才能「趣办公」!

每天开始工作的时候,总是毫无头绪?

办公桌永远乱糟糟的也不想打理?

工作效率低,经常需要加班到深夜?

以上问题你都中招了吗?

如果中招了!

这也许是因为你做事缺乏条理!

来看着21条关于办公室整理的完美绝技!

帮你变身办公达人!

和拖延症说拜拜!

一、建档术

文件放置井井有条,减少因寻找文件所浪费的宝贵时间。整理电子文档、公文包和名片,大力提高工作效率。

1、要删的文件暂时先留着

问题:刚清空回收站就后悔,或者几天后发现它还有用。

解决:在桌面建一个“临时文件夹”,暂时没用的都扔进去,一段时间(一个月)集中处理。

2、办公桌配置原则

问题:永远不能第一时间找到要找的东西。

解决:每个抽屉放什么东西是固定的;用过的物品放回原处;离开公司前,将桌面整理干净。

3、永远要有PlanB

问题:还是找不到要找的东西…

解决:列出已有物品的清单,存于某个地方(如备忘录)。

4、将经常使用的文件夹放到桌面

问题:找文件耗时。

解决:在桌面创建快捷方式。

5、电子邮件也要建档

问题:电子邮件胡乱放置。

解决:在电子邮件中建立文件夹,归档同一类文件。

6、备份是工作的常识。

问题:突如其来的情况导致电脑故障,资料全失。

解决:每周或每月及时备份,备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7、在名片上写清详细信息

问题:拿着一张名片(点开微信好友),无法想起ta是谁。

解决:在名片背后(微信备注页)写清楚对方的详细信息,如人事日期、场所、对方特征、介绍人等。

8、手机录入姓名时录入公司/职位

问题:某人电话来了,他到底是谁?

解决:以【公司名称/职位+姓名】的方式录入姓名。

二、手帐术

使用手帐,帮助顺利开展工作、积累工作灵感、提高工作质量。

1、活用手帐的两个重点:及时写,多次看

问题:没有及时写,结果笔记本干净如新;写了没看,结果沦为形式。

解决:一有约定就立刻写上,每天多次查看任务完成情况。

2、客户名称要加上职称、称谓

问题:将笔记本交给对方确认,对方看到自己的名称是“XX”,气氛尴尬。

解决:在名称后注明“XX总”,写邮件也一样。

3、手册上方注明日期和主题

问题:记得以前写过一个idea,但是找不到。

解决:给每个记录注明时间和主题,查找时多了一两个关键变量。

4、所有的信息注明来源

问题:“小趣,你从哪得到的消息?”“额,我忘了…”

解决:为每条从外部获得的信息注明来源。

5、记下经常去的餐馆

问题:“小趣,明天要来个重要客人,接待一下。”“啊?去哪吃啊?”

解决:用你熟悉的APP记下附近还不错的餐馆。

6、除了懊恼,还要给出方向。

问题:“今天没做好,好伤心。”

解决:“今天没做好,好伤心。下次一定要提前15分钟到会议室,检查椅子数量,确认投影,并联系前台准备茶水,然后等待参会人员。”

7、组织商谈的注意事项

问题:“糟糕,忘了确认对方的出席人员!”

解决:打电话时 一定要确认好;对方负责人的姓名/商谈的内容;时间地点/出席的人员名单;商谈需要准备的资料/对方的联系方式。

PS:特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

三、笔记本

1、2个笔记本就够了

问题:那场会议记录记在哪个笔记本里了?

解决:只要两个笔记本,一个写待办事项,一个做各种记录。

2、给用过的笔记本制作索引

问题:咦,这个笔记本是什么时候写的?

解决:在笔记本第二页记下写笔记的时间。重要主题。

3、以金字塔原理记笔记

问题:看完一遍笔记,找不到重点。

解决:做完笔记后,在笔记顶部写下结论。

4、利用“5W2H”赠礼重点内容

问题:总是忘了记录某些要点。

解决:问问自己,是不是写下了“5W2H”。

PS:谁(WHO)、原因(WHY)、做了何事(WHAT)、时间(WHEN)、地点(WHERE)、怎样做的(HOW)、用了多少钱(HOW MUCH)

5、给笔记本足够的留白

问题:糟糕!没地方写了!

解决:一开始就在笔记本上划出一条直线,右边的空白不能现在写,随时空出一行。

6、将工作的“PDCA”记下来

问题:做了就做了,错了就错了,下次继续错。

解决:Plan(计划)→Do(执行)→Check(回顾)→Action(改善)。


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