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办公桌整洁才能「趣办公」！ 每天开始工作的时候，总是毫无头绪？ 办公桌永远乱糟糟的也不想打理？ 工作效率低，经常需要加班到深夜？ 以上问题你都中招了吗？ 如果中招了！ 这也许是因为你做事缺乏条理！ 来看着21条关于办公室整理的完美绝技！ 帮你变身办公达人！ 和拖延症说拜拜！ 一、建档术 文件放置井井有条，减少因寻找文件所浪费的宝贵时间。整理电子文档、公文包和名片，大力提高工作效率。  1、要删的文件暂时先留着 问题：刚清空回收站就后悔，或者几天后发现它还有用。 解决：在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间（一个月）集中处理。 2、办公桌配置原则 问题：永远不能第一时间找到要找的东西。 解决：每个抽屉放什么东西是固定的；用过的物品放回原处；离开公司前，将桌面整理干净。 3、永远要有PlanB 问题：还是找不到要找的东西… 解决：列出已有物品的清单，存于某个地方（如备忘录）。 4、将经常使用的文件夹放到桌面 问题：找文件耗时。 解决：在桌面创建快捷方式。  5、电子邮件也要建档 问题：电子邮件胡乱放置。 解决：在电子邮件中建立文件夹，归档同一类文件。 6、备份是工作的常识。 问题：突如其来的情况导致电脑故障，资料全失。 解决：每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。 7、在名片上写清详细信息 问题：拿着一张名片（点开微信好友），无法想起ta是谁。 解决：在名片背后（微信备注页）写清楚对方的详细信息，如人事日期、场所、对方特征、介绍人等。 8、手机录入姓名时录入公司/职位 问题：某人电话来了，他到底是谁？ 解决：以【公司名称/职位+姓名】的方式录入姓名。 二、手帐术 使用手帐，帮助顺利开展工作、积累工作灵感、提高工作质量。  1、活用手帐的两个重点：及时写，多次看 问题：没有及时写，结果笔记本干净如新；写了没看，结果沦为形式。 解决：一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。 2、客户名称要加上职称、称谓 问题：将笔记本交给对方确认，对方看到自己的名称是“XX”，气氛尴尬。 解决：在名称后注明“XX总”，写邮件也一样。 3、手册上方注明日期和主题 问题：记得以前写过一个idea，但是找不到。 解决：给每个记录注明时间和主题，查找时多了一两个关键变量。 4、所有的信息注明来源 问题：“小趣，你从哪得到的消息？”“额，我忘了…” 解决：为每条从外部获得的信息注明来源。  5、记下经常去的餐馆 问题：“小趣，明天要来个重要客人，接待一下。”“啊？去哪吃啊？” 解决：用你熟悉的APP记下附近还不错的餐馆。 6、除了懊恼，还要给出方向。 问题：“今天没做好，好伤心。” 解决：“今天没做好，好伤心。下次一定要提前15分钟到会议室，检查椅子数量，确认投影，并联系前台准备茶水，然后等待参会人员。” 7、组织商谈的注意事项 问题：“糟糕，忘了确认对方的出席人员！” 解决：打电话时 一定要确认好；对方负责人的姓名/商谈的内容；时间地点/出席的人员名单；商谈需要准备的资料/对方的联系方式。 PS：特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。 三、笔记本  1、2个笔记本就够了 问题：那场会议记录记在哪个笔记本里了？ 解决：只要两个笔记本，一个写待办事项，一个做各种记录。 2、给用过的笔记本制作索引 问题：咦，这个笔记本是什么时候写的？ 解决：在笔记本第二页记下写笔记的时间。重要主题。 3、以金字塔原理记笔记 问题：看完一遍笔记，找不到重点。 解决：做完笔记后，在笔记顶部写下结论。  4、利用“5W2H”赠礼重点内容 问题：总是忘了记录某些要点。 解决：问问自己，是不是写下了“5W2H”。 PS：谁（WHO）、原因（WHY）、做了何事（WHAT）、时间（WHEN）、地点（WHERE）、怎样做的（HOW）、用了多少钱（HOW MUCH） 5、给笔记本足够的留白 问题：糟糕！没地方写了！ 解决：一开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。 6、将工作的“PDCA”记下来 问题：做了就做了，错了就错了，下次继续错。 解决：Plan（计划）→Do（执行）→Check（回顾）→Action（改善）。 |
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