告别职场菜鸟，你必须掌握的21条办公技能！

有本书叫《图解整理术》，从桌面整理到档案管理，里面有很多高效办公技巧，小趣分享一部分最有用的给大家。不做菜鸟，从这21条办公法则开始！

建档术

1要删的文件暂时先留着

问题：很多时候，刚删掉一个文件便后悔，或者几天后才发现它还有用。

解决：在桌面准备一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间（比如一月）后集中处理。

2办公桌配置原则

问题：永远不能第一时间找到要找的东西。

解决：①每个抽屉放什么东西是固定的；②用过的物品放回原处；③离开公司前，将桌面整理干净。

3永远要有PlanB

问题：还是找不到要找的东西的情况。

解决：列出已有物品的清单，存于某个地方（比如有道笔记）。

4将经常使用的文件夹放到桌面

问题：找文件耗时。

解决：在桌面创建快捷方式。

5电子邮件也要建档

问题：电子邮件胡乱放置。

解决：在电子邮件中建立特定文件夹，同一类型的文件归档。

6备份是工作的常识

问题：突如其来的情况导致电脑故障，资料全失。

解决：每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。

7在名片上写清详细信息

问题：拿着一张名片（点开一个微信好友），难以回忆起他是谁。

解决：在名片背后（微信的备注）写清楚对方的详细信息，比如，认识日期，场所，对方特征，介绍人，一同出席者，特殊技能。

8手机录入姓名时录入公司/职位

问题：某人电话来了，他到底是谁？

解决：以【公司名称/职位+姓名】的方式录入姓名。

手册术

9活用手册的两个重点：及时写，多次看

问题：没有及时写，结果笔记本干净如新；写了没看，结果沦为形式。

解决：一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。

10客户的名称要加上职称、敬畏

问题：将笔记本交给对方确认，对方看到自己的名称是”×ד，气氛尴尬。

解决：在名称后注明”××总“。写邮件也一样。

11手册上方注明日期和主题

问题：想起以前写过一个idea，但是找不到。

解决：给每个记录注明时间和主题，查找时多了两个关键变量。

12所有的信息注明来源

问题：”小趣，你从哪得到的消息？“”额...我忘了...“

解决：为每条从外部获取的信息注明来源。

13除了懊恼，还要给出方向

问题：”今天没做好，好伤心。“

解决：”今天没做好，好伤心，下一次要及时，提前15分钟到会议室，然后检查椅子数量，确认投影，并联系前台准备茶水，然后等待参会人员。“

14记下经常去的餐馆

问题：“小趣，明天来个重要客人，接待一下。”“啊啊啊，去哪吃啊！”

解决：用笔记（或大众点评）记下还不错的餐馆。

15组织商谈的注意事项

问题：“糟糕，忘了确认对方的出席人员！”

解决：打电话时一定要确认好：

• 对方负责人的姓名

• 商谈的内容

• 时间地点

• 出席的人员名单

• 商谈需要准备的资料

• 对方的联系方式

特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。

笔记术

162个笔记本就够了

问题：那场会议记录记在哪个笔记本里了？

解决：只要两个笔记本，一本写To-do，一本做各种记录。

17给用过的笔记本制作索引

问题：咦，这个笔记本是什么时候写的？

解决：在笔记本的第二页记下写笔记的时间，重要主题。

18给笔记本足够的留白

问题：糟糕，没地方写了！

解决：一开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写；随时空出一行。

19以金字塔原理记笔记

问题：看完一遍笔记，找不到重点。

解决：第一句话写结论，就像这个笔记一样。

△在资料前提炼重点内容，方面以后搜索

20一个工具：5W2H

问题：总是忘了记录某些要点。

解决：问问自己，是不是写下了5W2H。

谁（WHO）因为（WHY）什么做了何事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？时间（WHEN）地点（WHERE）？用了多少钱（HOW MUCH）？

21将工作的PDCA写在笔记本上

问题：做了就做了，错了就错了，下次继续错。

解决：Plan（计划）→Do（执行）→Check（回顾）→Action（改善）。

工作总结还是很有必要的，不是写给领导看，是给自己一个积累经验的机会，未来也不会重蹈覆车，每天进步一点点，日积月累就是一笔财富。

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