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1 主题内容与适用范围
本规范规定了设备仪器档案案卷整理的基本要求、程序、方法和归档范围。
本规范适用于一般设备仪器档案的案卷整理。
2 引用标准
GB37／T1182一89科技档案案卷构成的一般要求
DB37／T181一93
工业企业档案案卷格式
3 术语
3．1 设备仪器档案
是指作为固定资产的设备、仪器、仪表在购置（设计制造）、安装调试、使用、维修等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。
3．2 案卷 由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
3．3 档号 档案的编号。包括分类号、案卷顺序号。
4
设备仪器文件材料的归档要求
4．1 归档的文件材料应完整、准确。
4．2
归档的文件材料应做到纸质优良、字迹线条清晰耐久、签署完备。
5 设备仪器文件材料的归类排列
5．1
将设备仪器文件材料按单台（套）设备分开。
5．2
将单台（套）设备的文件材料按立项考察、设备定购、开箱验收、设计制造、安装调试、管理维护等阶段归类。
5．3
将各阶段形成的文件材料进行系统排列。
5．3．1 文字材料
按问题结合时间排列，密不可分的文件按先批复，后请示；先审批，后申请；先正文，后附件；先印件，后稿件；先译文，后外文的）顺序排列。
5．3．2
图样材料 按图号或隶属关系排列。
6 组卷
6．1 组卷应遵循设备文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系。
6．2
文字材料按5．2规定的阶段组卷，一台（套）设备的文件材料较少时，可将阶段合并组卷。文件材料较多时，亦可将一个阶段形成的文件材料按问题组合为数卷。
6．3 图样材料按组件、部件或系统组卷，一台（套）设备的图样材料较少时，可将组件、部件或系统合并组卷。
6．4
文字、图样材料混合组卷，文字材料在前，图样材料在后，图样与文字材料密不可分的除外。
7 卷内文件材料的整理
7．1
案卷内文件材料的规格应基本一致。
7．2
规格较小的产品合格证等文件材料，应按照内容平行式或阶梯式托裱在60克以上的白纸上，并按照自上而下的顺序在托裱文件右下角用阿拉伯数字自1起编写固定号，托裱纸的底部应加注"此页共
张"标记。
7．3 图纸折叠为297mm× 210mm统一幅面，折叠方法采用"手风琴"式，图面朝里，标题栏外露。
7．4
案卷需装订的文件材料，其装订部位应有足够的装订边，凡可能出现装订压字现象的文件应在装订部位托裱装订边条。
7．5
案卷采用不装订形式的文件材料，应先以每份文件或反映同一问题的文件材料为单位，按规范9的要求装订成件，然后在每份文件材料的右上角逐件加盖档号章，并按要求填写。
8
案卷编目
8．1 编写案卷页号。
8．1．1 案卷内文件材料以有书写内容的页面编写页号。
8．1．2
案卷内页号顺序均从1开始，用阿拉伯数字依次标明，不得有空号、重号。
8．1．3
页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角，不装订的案卷以"件"为单位，件内页号均从1起编写。
8．1．4
两张以上小幅材料托裱在同一张纸上，只编一个页号。
8．1．5 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
8．2
编写卷内目录
8．2．1 卷内目录形式见DB37／T181一93格式。
8．2．2 顺序号
以一份文件或反映一个问题的文件材料为单位从1起依次标注。
8．2．3 文件编号 填写文件的文号或图号。
8．2．4 责任者
填写文件材料的编制单位或主要责任者。
8．2．5 日期 填写文件材料形成的日期。
8．2．6 页次
填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料填写首末两页的页号，用"首页号／末页号"表示。
8．2．7
卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。
8．3 卷内备考表的编制
8．3．1
卷内备考表的形式见DB37／T181一93格式。
8．3．2
卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数或页数，以及在组卷和案卷使用过程中需说明的问题。
8．3．3 立卷人 由立卷人签名。
8．3．4 卷内备考表排列在文件材料的尾页之后。
8．4 案卷封面的编制
8．4．1
案卷封面见DB37／T181一93格式。
8．4．2
案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容，案卷题名的主要内容应包括本卷文件的主要制发机关、内容、文种或者设备的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
8．4．3 在案卷题名之后标明设备编号。
8．4．4 编制单位 填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
8．4．5
编制日期 填写案卷内文件材料的起止日期。
8．4．6 保管期限与密级 按有关规定确认后填写。
8．4．7 档号
填写该卷的分类号和顺序号。
8．4．8 档案馆（室）代号 填写档案管理部门给定本档案馆（室）的编号。
8．4．9 缩微号
填写缩微时给定本卷的编号。
8．4．10 封面所有数字，除标题外一律用阿拉伯数字。
8．5
案卷脊背的编制
填写案卷题名、档号及设备编号，设备编号写在案卷题名栏之下，案卷题名采用竖写形式。
9 案卷或文件的装订
9．1
拆除案卷内文件的金属物。
9．2 装订材料应选用线绳或不锈钢等不宜锈蚀的材料。
9．3
用线绳装订案卷采取三孔一线的装订方法，结头系在背面，装订时应使文件材料下齐、右齐，装订位置在文件左侧中部，装订长度为160mm，装订线距左端12mm。
9．4 不装订的案卷应将卷内文件按件用缝纫机或三孔一线的方法分别装订。
附录A
设备仪器文件材料归档范围
A1 自制设备仪器
A1．1 技术任务书、申请报告、批复。
A1．2 技术调查报告。
A1．3
设计研制计划、方案。
A1．4 计算书、公式。
A1．5 全套设计图样。
A1．6
设备仪器组装、调试、试运行记录和检测报告。
A1．7 技术攻关记录、成果。
A1．8 安装使用说明书。
A1．9
设备仪器安装竣工图样调试、试运行记录、安装总结、验收材料。
A1．10 操作规定、维护保养规定。
A1．11
重大事故分析及处理报告。
A1．12 大修计划、记录等。
A1．13 报废鉴定书、申请报废鉴定报告、批复和处理结果材料。
A2
外购设备仪器
A2．1 申请外购报告、批复。
A2．2 调研、考察材料。
A2．3
外购合同、协议与外商谈判、洽谈记录、纪要、备忘录、合同协议和来往函件。
A2．4 设备仪器开箱验收记录。
A2．5
设备合格证、装箱单、说明书等随机图样及文字材料（原文和译文）。
A2．6 设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。
A2．7
运行记录及重大事故分析处理报告。
A2．8 大修计划、记录及变更文件。
A2．9 报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果。
A2．10
技术、质量上的异议和处理结果材料。
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