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律师高效工作的九款神器 作者：王志强 律所：北京市盈科（深圳）律师事务所 微信：w13728730281 编者按：律师是和时间赛跑的工作，今天推荐的文章来自iCourt深圳校友王志强律师，他分享了Word、Excel、Visio、MindManager、Omnifocus、钉钉、金山快盘、扫描宝、印象笔记这九款软件如何帮助律师提高工作效率，必须收藏和应用。 律师的工作主要体现为信息的收集、处理及输出，能否有效地利用市面上的软件提高工作效率，是一个律师在信息化时代走的更快、更远的有力保障。 iCourt比较重视软件应用，我是iCourt的忠实学员，平时也比较喜欢试用软件，结合iCourt课程学习及自己的使用体验，我给同事们做过一两次软件使用的分享，结果很受欢迎，现简单梳理一下我常用到的一些软件，给大家做一个介绍。 1、Word 具体功用：和Excel配合，就群体性案件批量制作起诉状、授权委托书、所函等材料 应用场景：我们律师会碰到一些群体案件，比如银行信用卡催收案件，劳动争议案件，或者业主集体起诉开发商延期交房、延期办证等案件，此类案件，法院会要求分开起诉，这时，起草起诉状、授权委托书、所函等起诉材料就成了一件纯粹的体力活，律师们一般的做法是先起草一个案件的一整套材料，然后，再逐份修改当事人的名称、地址以及具体的诉讼请求金额等。此种方法既费时，又很容易出错，往往会遗漏需要修改的地方。 事实上在Word（国内目前流行的WPS同样支持）中，有一个邮件合并的功能，我们可以先制作一个Excel文档，在Excel中将当事人名称、地址、具体的诉讼请求金额等每个案件不同的部分填放在该表中，之后，将该Excel上的数据关联到Word中相应位置，Word就可以一次性生成并打印几十份，甚至几千份的内容不同的起诉状或授权委托书，且保证数据准确无误。 邮件合并功能学习链接：http://jingyan.baidu.com/article/86112f1357a2432737978715.html 2、Excel 具体功用：快速计算利息 应用场景：律师处理的信息大部分是文字，数字较少，也因此能熟练使用EXCEL的律师并不多，律师常遇到的数字问题就是算利息， 算利息最大的困扰在于利率常常变化，需要算出每一段的天数并乘以当期的利率，才能得出利息。部分律师在计算天数时，会采用扳手指头的方式，或翻出日历本逐日计算的方式进行天数，耗时耗力。 在Excel中，将前后日期输入表格中，两项想减，就可以很方便的得出天数来，然后再将本金、天数、利率相乘，就可以自动得出利息。 Excel计算利息大师张健律师的文章链接：http://www.360doc.com/content/15/0207/17/21884872_447044737.shtml 3、Visio 具体功用：在复杂案件中制作法律关系图，厘清案件事实及法律关系 应用场景：在一些较为复杂的案件中，当事人众多，时间跨度长，法律关系复杂，这时，如果使用图表的形式展现案情，将可以很好的将案情做一个梳理，有利于向法官或当事人进行说明、说服。 如果有过制图经验的律师都会知道，如果我们在Word中画图的话，即使是一个简单的图表，也非常的费劲，文字和图框很难进行有效的匹配，且图框之间的匹配也非常的困难。而Visio是一个专业的制图软件，可以很方便的制作复杂的图表及匹配文字。 使用范例（此种简易图形，约十分钟可以完成）： 4、Mindjet MindManager（思维导图） 具体功用：梳理案件双方观点，进行庭审准备 应用场景：这个软件主要用于快速捕捉思想、组织信息，创建内容丰富的可视化图形。我个人的使用经验是使用非常的简便，在梳理案件时，可以非常简便快速地列出己方观点、对方观点，并在庭审辩论等场合，作为提纲进行使用。 使用示例（此种简易图形，一两分钟内可完成）： 5、Omnifocus 具体功用：清空大脑，摆脱焦虑，管理同时进行的多项工作。 应用场景：律师是一个多线程的工作人群，必须同时服务很多客户，跟踪很多案件，还必须承担团队管理、业务开拓等工作，律师们往往因为事务繁多，而产生焦虑情绪，如何有效地进行时间管理，是每个律师都必须面对的问题。 Omnifocus提供非常方便的记录入口，提倡把脑海中所有的事项都记录下来，记录下来后Omnifocus会指引使用者将该事务归入相应地项目，并设定相应地开始和截止时限。Omnifocus还提供情境等设定，结合智能手机的GPS功能，比如一件事务是设定在家里进行的，则在回到家的时候，Omnifocus会自动弹出提醒，提醒使用者开始做这件事情。 同类软件推荐：Omnifocus只能在苹果产品上使用。我自己个人使用过认为不错的时间管理软件还包括DOIT.IM，这个一个国产软件，比较适合国人使用，且此软件是各个平台都可以使用的。 6、钉钉 具体功用：律师团队内部沟通，开会通知等 应用场景：这是阿里开发的一个应用，和微信等IM软件不同的是，钉钉提供消息阅读确认功能，比如你在群聊中发出一则消息，有哪些人读了这则消息，哪些人没读，可以在群聊中清楚显示。钉钉的另一个核心功能是，如团队打算召开一次会议，会议组织者只需要在钉钉上录制一段语音或编辑一段文字，就可以通过钉钉在指定时间给每一位成员打电话或发短信，而无需逐个致电。 特别优惠：钉钉提供成员之间几百分钟到一千分钟的免费通话时长，且该通话不是网络电话，而是通过电讯服务商拨打的，电话费用由中国好土豪阿里买单。 7、金山快盘 具体功用：案件文档，在单位电脑、笔记本电脑及手机等全平台实时同步 应用场景：律师是一个全天候工作的群体，往往回到家里，客户的电话又来，要改个合同，但原始的合同文本存在律所电脑里或助理的电脑里，这时只能抓狂了。我有一个同事，为应对这种情况，随身带个优盘，所有的文档都存在这个优盘里，所有的工作都在这个优盘里进行，方法倒是不错，就怕万一这个优盘丢了，且无法解决团队成员文件共享的问题。 目前，各大互联网公司都提供云存储，我们团队这几年一直使用金山公司出品的金山快盘，团队所有成员均加入快盘，团队所有成员形成的文件均保存在同一个快盘账号内，在办公室完成的工作，快盘会迅速上传到云端，回到家里，打开电脑后回自动进行同步，同步后就是最新的文件，可以马上接着做，中间不需要任何的干预操作，就如同在同一台电脑上一样。手机上也同步有全部的工作文件，即使在外办事，也可以迅速将文件发送给客户。 同类软件：腾讯公司出品的微云、360公司的360云盘等等，均为同类产品。 8、扫描宝 具体功用：一次性将庭审笔录、卷宗等用手机扫描成PDF文档 应用场景：律师们去开庭或去阅卷的时候，如果复印不方便，面对开庭笔录或卷宗，往往会开启拍照模式，将开庭笔录或卷宗一张一张拍下来，然后将这些照片再打印出来，作为案件材料进行使用。这种方式缺点主要有两个，一个是拍照会留有拍照时文件的背景，再有是照片数量很多，不方便管理。 扫描宝是美国Evernote公司出品的一款专业扫描工具，简直是专门针对律师开发的，我曾经在开完庭后，对二十多页的开庭笔录进行扫描，耗时仅一两分钟，就全部完成扫描。在扫描时，扫描宝会自动设别，设别完成后自动拍照，拍照后会自动切除背景，只留下干净的页面，且所有页面会直接形成一个pdf文件，可以直接发邮件或同步到印象笔记中，你所做的仅仅是拿好手机。 扫描宝工作中： 特别说明：目前扫描宝只能在苹果手机上下载使用，果粉们该开心了。 9、印象笔记 具体功用：案件管理及推进 应用场景：承接上面扫描宝的话题，文档扫描并同步到印象笔记后，印象笔记可以直接搜索PDF上的文字，而不需要一个字一个字的去看，相当于是印象笔记可以将PDF当做Word进行设别。 当然印象笔记的功能不止于此。律师承办案件，往往需要和当事人进行沟通，这时我们可以打开新建一则印象笔记，在记录的同时，还可以进行录音，录音完成后录音文件直接作为附件出现在该则印象笔记中。我们团队目前在尝试使用印象笔记进行案件管理及推进，在承接任何一个案件后，我们会新建一则笔记，首先将案件的基本信息放在上面，同时在笔记中建立该案件的待办事项清单，案件的沟通情况也及时记录在上面，就这个案件形成的各类文书，也作为附件黏贴在上面，同时就这则笔记在主办律师及协办律师中共享。 印象笔记与金山快盘一样，是一个云存储平台，用户可以在手机、电脑等一切可以连上网的设备上打开你的印象笔记进行办公。 好了，恭喜律师们，有了这些好东东，大家可以365*24愉快的加班了…… |
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