机关照片、设备、光盘档案整理办法

机关照片档案整理意见

一、分类排列

照片档案按保管期限——年度——问题进行分类，跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不能随意变动。在最低一级类目内，按时间或重要程度进行排列。

二、编号

    照片册编写册号，册内照片编写张号。

册号：照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

张号：照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。

照片号：全宗号——目录号——册号——张号

三、单张照片填写格式如下：

照片号/底片号                          题  名                     时  间                   摄影者                          参见号

其中：

1．照片与底片如放在同一册内，照片号和底片号合一编号，不用填写底片号。

2．题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片上的主要人物要注明姓名、职务和座次。

3．参见号是指与本张照片有密切联系的其它载体档案的档?，通常指参见文书档案和光盘档案的档号。

四、组合照片说明的填写

1．一组联系密切的照片按顺序排列后，应在第一张照片的前面放置组合照片说明，单张照片说明从简。

2．组合照片说明以文字形式概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号。

3．同组中的每一张照片均应在单张照片的右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。

五、填写照片册脊（全宗号、目录号、册号、保管期限）

六、数码相机拍摄的照片应根据活动内容，将有代表性的打印数张，按上述方法进行收集、整理，同时将应归档的照片刻录成光盘保存。

七、照片档案的目录要输入计算机保存，建立文件级数据库。

 

机关设备档案整理意见

 

一、每种设备的档案资料集中装入设备档案袋后，按案卷号（袋号）顺序装入设备档案盒内。设备档案袋、盒的式样附后。

二、袋内文?资料编流水序号，序号直接编在每份文件资料封面右上角。分装在不同设备档案袋内的同一设备文件资料统一编制流水号。

三、文件材料目录统一填写在设备档案袋封面上，袋内不再放置纸质目录。

四、设备档案的目录输入计算机保存，建立文件级目录数据库。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

设 备 档 案 袋

 

名    称：                                          

型    号：                                         

生产厂家：                                          

购买日期：                                         

 

 

文 件 材 料 目 录

序号	文件材料题名	页数	备注

 

全宗号	目录号	案卷号

 

 

套盒脊背

全宗号

目录号

年度

保管期限

案卷号

盒号

 

套盒封面

全宗名称

 

设备档案盒填写说明：

1.案卷号一栏填盒内档案的起止案卷号。

2.年度一栏填档案整理年度。

 

机关光盘档案整理意见

 

一、应归档的光盘按年度——问题分类，按时间或重要程度进行排列。

二、光盘装盒后编盒号、盒内每张光盘编张号。

三、光盘档案一式3套，一套封存保管，一套提供查阅利用，一套异地保存。

四、光盘填写说明，格式如图所示：

档号
硬件环境
软件环境
光盘名称
刻录人
刻录日期

 

五、软件环境指型号、版本等。包括操作系统、数据库系统、相关软件（文件处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）。

六、硬件环境指主机、网络服务器型号、制造厂商等。

七、光盘档案的目录存入计算机保存，建立文件数据库。