地籍档案管理基本知识

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地籍档案管理基本知识

第一章 概述

一、地籍档案

地籍档案 是指在国家各级土地管理部门及所属单位中， 是指在国家各级土地管理部门及所属单位中， 由地籍 管理活动直接形成的， 管理活动直接形成的 ， 具有保存和查考价值的各种形 式的历史记录。是土地档案的核心。 式的历史记录。是土地档案的核心。 日常地籍管理工作中的业务材料与地籍档案的关系: 地籍档案由这些业务材料转化而来， 地籍档案由这些业务材料转化而来 ， 但只有是办理完 毕的， 具有保存价值的业务材料 ， 按照归档制度 ， 毕的 ， 具有保存价值的业务材料， 按照归档制度， 遵 循地籍管理活动的规律， 整理、 分类、 编目、 循地籍管理活动的规律 ， 整理 、 分类 、 编目 、 立卷后 才能成为地籍档案。 才能成为地籍档案。

二、地籍档案的特点

专业技术性较强， 专业技术性较强，兼有科技档案和文书档案的特点 具有严格的法律性 动态性强 利用率高 市县级档案数量相对较多

三、地籍档案的作用

依据作用 凭证作用 参考作用

第二章 地籍档案内容

根据国家、省、市下发的《 根据国家、省、市下发的《县级土地档案分类 方案(试行)》 方案(试行)》文件的规定，最早是国家土地 局于1991年下发的国土办[1991]41号文，共设 局于1991年下发的国土办[1991]41号文，共设 八大类，A综合、B财务、C地籍管理、D 八大类，A综合、B财务、C地籍管理、D土地 利用规划、E建设用地、F监察、G科技、H 利用规划、E建设用地、F监察、G科技、H声 像。地籍管理是其中一个大类。 后由于国土部门机构改革后职能调整，市局根 据省厅的苏土办[2001]306号文件，下发了宁国 据省厅的苏土办[2001]306号文件，下发了宁国 土资[2002]292号文，增设了地质矿产类，即九 土资[2002]292号文，增设了地质矿产类，即九 大类。关于地籍管理类档案的归档内容基本未 变。

第二章 地籍档案内容

地籍管理工作中形成的档案主要涉及以下三类: 地籍管理工作中形成的档案主

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要涉及以下三类: A 综合类 (文书档案) C 地籍管理类 H 电子声像

C 地籍管理类

地籍类综合性文书材料 土地调查:土地利用现状调查 城镇地籍调查 农村村庄地籍调查 土地清查 土地登记:国有土地使用权 集体土地所有权 集体土地使用权 土地统计 土地 土地分等定级估价 动态监测

第三章 一、收集

地籍档案工作的主要内容

二、移交 三、整理归档 四、保管 五、查借阅利用 六、编研参考

一、收集

收集是档案工作的起点，是保证档案卷内材料 完整、准确的必要条件，是非常重要的一项工 作。 对于阶段性专项地籍工作，从下达工作任务时 开始，就要把档案的收集整理归档纳入工作计 划，最好指定有专人负责。 常规日常业务工作，要求从窗口收件开始，调 查、测绘作业，到最后质检、审核，案件流转 的每个部门和人员，都必须具有档案材料的收 集意识。

一、收集

1、规定要求归档的材料必须收集齐全， 而规定不需要的收件，重复的、无关的、 错误的材料等应当及时清理出案袋。案 袋内的材料应当准确，尤其当同一土地 使用者同时办理多个案件时，各案袋的 袋内材料在作业过程中，作业人员应当 区分清楚，各归其袋，避免混淆。

一、收集

2、作业过程中，各种文字记录应当正确 填写在相应的表格和栏目内，尽可能不 要超出栏目线。应当注意留出页面正面 1.5CM 左边、反面右边1.5CM宽的装订边。 左边、反面右边1.5CM宽的装订边。 3、档案袋作为案件流转过程中的材料装 具，归档后将不再留存，因此作业过程 中一些重要的文字说明尽可能记录在记 事簿上。便于今后查考。

一、收集

4、尽可能使用碳素墨水、蓝黑墨水，避 免使用圆珠笔、复写纸等书写材料。传 真件(热敏纸)要及时复印。提交材料 尽量采用16K、A4大小的纸张。要求字 尽量采用16K、A4大小的纸张。要求字 迹清楚端正，易于辨认。 5、要注意纸质

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档案以外的载体形式档案 的收集，如照片及其底片、电子文档、 数码照片、数据光盘、硬盘等。

二、移交

主要指案件办理完成后向档案部门移交， 主要指案件办理完成后向档案部门移交 ， 也可以指案件流转过程中不同部门人员 之间的交接。 通常提供移交清册， 之间的交接 。 通常提供移交清册 ， 至少 一式两份， 一式两份 ， 交接双方清点核对完毕后双 方签字认可，各留一份清册备查。 方签字认可，各留一份清册备查。 特别要注意交接时清册信息的准确性， 特别要注意交接时清册信息的准确性 ， 尤其是地籍号的准确性， 尤其是地籍号的准确性 ， 便于今后档案 的查找和追溯。 的查找和追溯。

三、整理归档

前期准备 立卷 装订 编目 (扫描)

三、整理归档

前期准备 归档前要再次检查核对案袋内材料，内容不完 检查核对案袋内材料， 整的案袋要退回给有关责任人， 整的案袋要退回给有关责任人，待材料补充齐 全后方能归档。 全后方能归档。 根据类别、保管期限、密级以及整理方法等， 根据类别、保管期限、密级以及整理方法等， 对需要归档的材料加以区分。 对需要归档的材料加以区分。土地登记档案由 于数量巨大，区分独用宗、住宅楼共用宗( 于数量巨大，区分独用宗、住宅楼共用宗(简 称楼档) 采用两种不同的立卷方式整理， 称楼档)，采用两种不同的立卷方式整理，独 用宗档案采用常规传统方式， 用宗档案采用常规传统方式，而楼档采用简化 方式整理。 方式整理。

纸质材料的归档准备

去除金属装订物 折叠大幅面图纸 加贴装订边 修补破损纸张 处理不合格字迹材料 装订边硬衬纸板的加垫

大幅面图纸的折叠

加贴装订边

通常正面左边、反面右边为装订边。 正面加贴装订边如下:

立卷

综合类档案， 综合类档案，即通常所指的文书档 案，2000年以后，根据《江

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苏省 〈 归档文件整理规则 〉 实施办法 》 归档文件整理规则〉 实施办法》 规定， 以件为单位， 规定 ， 以件为单位 ， 在首页盖档号 章 ， 再进行装订 、 ( 按年度 、 保管 再进行装订、 按年度、 期限、 问题 ) 分类 、 排列、 编号、 期限 、 问题) 分类、 排列 、 编号 、 编目、装盒。 编目、装盒。

立 卷

其它类别的档案的整理方法与综合 类不同，都是将几份内容上有联系 的材料组成一卷。 地籍调查与土地登记档案按照使用 者合并组卷，即每个宗地内每一个 使用者建一卷档案，卷内材料顺序 是先土地登记材料，再地籍调查材 料。

土地登记档案 卷内材料

土地登记审批表 土地登记申请书 土地登记单位法人或个人户主身份证明书 土地登记委托书 土地登记收件单 土地使用者提交的权源证明材料 地籍调查表 地籍调查单位法人或个人户主身份证明书 指界委托书 地籍勘测记事簿 界址点计算成果册 宗地图

独用宗土地登记档案整理方法

按土地使用者立卷， 按土地使用者立卷 ， 卷内材料排列顺序 为:土地登记审批材料、 为:土地登记审批材料 、 土地登记申请 材料、房地权源材料、地籍调查材料。 材料、房地权源材料、地籍调查材料。 案卷材料厚度超过3CM时 应当合理分卷， 案卷材料厚度超过3CM时，应当合理分卷， 通常将部分权源材料分立出去成第二、 通常将部分权源材料分立出去成第二 、 三卷， 三卷 ， 约定卷内有审批表的那一卷为第 一卷。 一卷。

独用宗土地登记档案整理方法

编页号:为固定卷内文件排列的位置， 编页号:为固定卷内文件排列的位置 ， 便于统计和保护文件， 便于统计和保护文件 ， 卷内文件材料应 按已排定的顺序， HB铅笔依次从“ 按已排定的顺序，用HB铅笔依次从“1” 开始编写页号， 开始编写页号 ， 即:在有文字的每页材 料正面右上角、 背面的左上角编写页号。 料正面右上角 、 背面的左上角编写页号 。 除空白页外， 都应逐页编号。 除空白页外 ， 都应逐页编号 。 一张纸上 贴数张小页等也要逐页编号。 贴数张小页等也要逐页编号。 注意:所有卷内目录、 注意:所有卷内目录 、 备考表不编页码; 分卷材料视为独立的一卷，也是从“ 分卷材料视为独立的一卷，也是从“1” 开始编写页号， 开始编写页号 ， 而不是跟着上一卷后续 编页号。 编页号。

独用宗土地登记档案整理方法

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填写档案卷内目录和备考表 卷内目录填写内容包括:地籍号、 卷内目录填写内容包括:地籍号 、 宗地 座落、 土地使用者、 序号、 文件题名、 座落 、 土地使用者 、 序号 、 文件题名 、 日期、起止页码、备注。 日期、起止页码、备注。 备考表的填写内容包括:本卷情况说明、 备考表的填写内容包括:本卷情况说明 、 立卷人、 检查人 、 立卷时间。 立卷人 、 检查人、 立卷时间 。 当卷内材 料数量发生增减、 内容发生变化时， 料数量发生增减 、 内容发生变化时 ， 必 须在“本卷情况说明”栏中加以注明。 须在“本卷情况说明”栏中加以注明。

独用宗土地登记档案整理方法

卷皮封面填写:独用宗须以使用者为单 位 ， 用软卷皮装订 。 软卷皮封面用钢笔 用软卷皮装订。 碳素墨水， 按卷面项目逐个填写， 碳素墨水 ， 按卷面项目逐个填写 ， 字迹 应端正、 清晰。 应端正 、 清晰 。 卷面项目包括案卷题名 ( 地籍号、 土地使用者 、 宗地座落 ) 、 地籍号 、 土地使用者、 宗地座落) 卷内材料起止时间、 件数、 页数、 卷内材料起止时间 、 件数 、 页数 、 保管 期限、 密级、 目录号、 分类号、 案卷号。 期限 、 密级 、 目录号 、 分类号 、 案卷号 。

独用宗土地登记档案整理方法

案卷装订:案卷装订时左边、 案卷装订 : 案卷装订时左边 、 底边应对 采用传统的三眼棉线装订， 齐 ， 采用传统的三眼棉线装订 ， 棉线在 案卷背面打结。 案卷背面打结 。 打孔时三个孔眼的间距 厘米左右。 在7厘米左右。

独用宗土地登记档案整理方法

案盒封面盒脊项目填写:独用宗软卷装 订后， 订后 ， 待案卷编目后按照案卷号顺序装 盒 ， 每盒都应基本装满 ， 不能鼓起 。 案 每盒都应基本装满， 不能鼓起。 盒封面用钢笔碳素墨水， 盒封面用钢笔碳素墨水 ， 按盒面项目逐 个填写， 字迹应端正 、 清晰 。 个填写 ， 字迹应端正、 清晰。 盒面项目 包括盒内材料起止时间、 卷数、 页数、 包括盒内材料起止时间 、 卷数 、 页数 、 保管期限、 密级、 目录号、 分类号、 保管期限 、 密级 、 目录号 、 分类号 、 案 卷起止号。 盒脊填写全宗号、 目录号 、 卷起止号 。 盒脊填写全宗号 、 目录号、 案卷起止号、立卷年度。 案卷起止号、立卷年度。

住宅楼共用宗 土地登记档案整理方法

盒内材料:盒内材料分共用材料和分户材料， 盒内材料:盒内材料分共用材料和分户材料， 分别填写两种不同的目录。 分别填写两种不同的目录。 共用材料:宗地内所有住户共用的权源材料。 共用材料:宗地内所有住户共用的权源

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