20%的时间真能完成80%的任务

帕累托最优原则

我们每天都会面对大堆工作无所适从，即使事前作了完整的计划，即使知道哪个是最紧急且重要的，并且一上班就着手进行，可是由于种种原因，经常没有办法按时完成。这时，你有没有自己找一下原因？是因为计划作得不够详细，还是因为事情的紧急重要程度安排得不够妥当，或者是在工作过程中因为某个问题浪费了太多时间，抑或是其他拖延了工作进度的原因？那么，又是因为什么，让我们效率变得低下了呢？
帕累托最优原则是说在任何一组事务之中，最重要的通常只占其中的一小部分，即20%的关键时间能够完成80%的任务。这项原则有时候又称为重要的少数、微不足道的多数，或80∶20定律。这个法则的主张是，团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例所造成的。

林安自从去年进入公司以来，经过两个月左右的适应期，对自己的业务和工作流程熟悉了以后，工作效率在同一批同事里面一直领先不少。因为林安自始至终都有一个好习惯，就是每天都对自己一天的工作作一个简单的计划，然后按照计划来展开一天的工作。这样，他可以每时每刻都对自己的工作任务做到心中有数，能在规定的时间内完成。但是，自从上月升职为小组长之后，除了项目或是市场调研的相关组织报告要负责之外，每天的琐碎事情也多了起来，林安渐渐觉得开始吃力，即使事先作好的计划，也总无法按时去执行，时不时被打断，然后去处理临时插进来的重要紧急事务，不仅浪费了好多时间，而且，再回到原来的工作的时候，状态显然大不如前，一天下来，完成的工作任务比以前大大减少，甚至好多时候都要加班或者牺牲周末时间才能完成一周积攒下来的任务。
与此同时，林安也注意到比自己早一段时间升迁的李组长，明明人家手里的任务和小组成员都比自己要多，每天需要处理的各种琐碎的事情也比自己多，但是，他却很少见到李组长晚上或是周末在那里拼命加班。于是，找了个合适的机会，林安向李组长主动请教。李组长听说了林安的情况之后，向他提出了一个建议——帕累托最优原则。林安抱着试试看的态度，将自己的计划作了些微改变，在自己一天中效率最高的那段时间里，专心处理重要且紧急的事情，差不多花费一到两个小时的时间，然后再跟组员交流沟通，处理临时事务或是接待访客、接听客户电话等琐碎小事。
坚持了一段时间之后，林安果然发现自己在精神状态最佳且避免外界打扰的两个小时内，便可以处理完当天的重要紧急工作，工作效率大大提高。

众所周知，人的时间和精力是有限的，经常有些人觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值也完全不同。因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该记着帕累托最优原则。你要问你自己哪些事项是真正重要的，就不会偏离首要工作而去做次要工作。

20%的时间真能完成80%的任务

我们常常持有一种固定而片面的认识，认为事情的因果会有一个绝对相等的联系。我们时常会有这样的假设：50％的原因或投入，会造成同等的结果或产出。当然，有时候的确如此。但正是这种根植人心的常规认识，危害了我们的事业和生活，成了发展的桎梏，影响我们迅速达到成功目标。就像在我们的日常工作中，看似繁重的工作，其实只有一小部分是主要且紧急的，急需我们认真去处理，而剩下的大多数则是可以拖一拖，或是完全不需要理会的。那么，把这些工作集中在某一个高效的时间段，相信在这个时段内要完成这几件任务，应该很轻松的。也就是说，我们完全可以用20%的时间来完成80%的工作任务。
那么，帕累托最优原则有什么好处呢？

1.打破常规认识，最重要的往往只占少数。
2.用最少的努力，去获得最大的价值。
3.在少数事情上追求卓越，不必事事都有好的表现。
4.清楚地界定目标，并且有强烈想要达成目标的欲望。