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别让“小纰漏”成了“致命伤”(上)

2015-10-22  面晴空

【案例1】会议标语险出错


[经过]某日下午,市国税局召开稽查工作专题座谈会,会场安排在一家宾馆,由我负责落实。会议前一天,我向宾馆一一作了交代。会议当天上午,我打电话问宾馆落实情况如何,宾馆说已全部安排好。下午,我在会议召开前半个小时来到会场,猛然发现会标是全县地税工作会议的会标,惊出一身冷汗。此时,离开会时间已经不到20分钟,我赶紧要求服务人员马上调换会标。宾馆服务人员全部放下手中的活来帮忙,终于在会议召开前5分钟调换了横幅,这才没有闹出大笑话。


[反思]在交办会务工作中,要随时和承办方保持联系,根据会场布置的要求了解进展情况。同时,要尽量在现场多观察、多提醒。会议开始前,要对有关会务安排事项再进行一次全面检查落实,以防出现纰漏。


[启示]在办事过程中,交办只是其中一个环节,及时了解和跟踪事情开展的情况是抓落实的有效举措,否则就会给工作带来被动,甚至出现大的纰漏。


【案例2】开会通知被风吹走了


[经过]某日下午,我接到一份县政府会议通知,内容是通知县局分管领导第二天参加全县上半年信访综治工作总结会。我将会议通知送到分管领导办公室,正巧领导不在,于是我就将政府通知随意放在他的办公桌上,事后也未确认他是否看到。第二天,我见这位领导照常来上班,突然想起昨天的会议通知来,于是赶忙提醒他参加会议。他显得有些茫然,说没接到通知。后来才知道,那天我送会议通知的时候,领导办公室窗户半开着,那份放在桌子上的会议通知被风吹到桌子底下了。


[反思]先不说送文件应该使用文件夹的问题,接到会议通知,在未见领导的情况下,必须电话告知领导详细内容,这本身就是应该遵守的规定。


[启示]领导不在时,会议通知、急件或重要文件等,必须在第一时间电话告知领导,以便领导及时作出安排。


【案例3】《送阅材料》险些报给已经离任的领导


[经过]某日,县局要编发一期有关车购税内容的《送阅材料》,我第一次接手《送阅材料》编发,对编发程序、格式不太熟悉,经请教,便将前几期《送阅材料》下载参考,编好后送局长审阅。局长看后,把我叫到办公室,特意把文后的材料报送名单划出来,并画了一个大大的问号。我一看,不禁脸红了。原来由于粗心,我直接将前一年的格式下载下来,只把期数、日期、内容换了,对后面的材料报送对象没有注意,将离任一年多的一位副县长仍列为报送对象。


[反思]送阅材料是向上反映情况的重要渠道,阅读对象是上级机关及负责人,编辑工作必须慎之又慎。送阅对象必须事先准确确定,特殊情况必须向领导汇报,送阅前必须反复核对。


[启示]工作不细致、粗心大意是导致错误的根本原因。只有以高度的责任感对待工作,才能少犯错甚至不犯错。


【案例4】缺少耐心的后果


[经过]某日,一位纳税人缴纳完车辆购置税后问我货车营运证怎么办理。我当时正忙,就随口回答:“我们是国税部门,只管收车购税,营运证怎么办,你应该问交通部门。”纳税人听后非常生气地说:“你们只收钱,不办实事。”说完气冲冲地摔门而去。事后,领导听说了这件事,批评我说:“即使不是我们管的事,也要耐心对人家解释。要学会换位思考。”


[反思]换位思考一下,如果我是纳税人,缴了税,尽了义务,也理应享受解决车辆有关问题的权利。何况,我对营运证如何办理知道一点,加上国税与交通部门同址办公,应该把所知道的都告诉他,至少要告诉他应该找具体哪个部门。


[启示]为群众服务是办公室工作的根本。必须强化服务群众的意识,做到想群众之所想、急群众之所急、解群众之所需。


【案例5】自作聪明“逼”领导“临场发挥”


[经过]某日(星期五)下午5:35,已经过了下班时间。突然,一阵急促的电话铃声响起,我赶紧抓起电话,原来是政府有一份关于下周一上午召开扩权强镇政策落实座谈会的通知发到政讯通里了,让我去查收。在看到政讯通里的通知后,我向分管领导进行了汇报,还暗自庆幸自己推迟下班才没有误事。星期日,准备参会的分管领导打电话询问我需不需要准备汇报材料,我想了想通知上的内容,考虑事关扩权强镇且也未明确要求我单位汇报,就很肯定地答复了分管领导。但是,星期一下午,分管领导告诉我,会议主持人要求我单位作汇报,他谈了10分钟,政府领导比较满意。幸亏领导临场发挥好,弥补了我的疏忽,但我还是深感自责。


[反思]从会议通知来看,既然是一个座谈会,而且税务部门与地方经济建设有着非常紧密的关系,需要本单位发言也就在情理之中。这是我对工作思考不细不深,自以为是、自作聪明造成的。


[启示]处理一个电话、一个通知都是一门学问,任何一项工作都不能马虎。对接到的通知内容有不清楚、不明确的地方,一定要电话询问对方,核实清楚后再作汇报,不能完全靠经验办事,否则就很容易误事。


【案例6】拟办不清,科室忙晕


[经过]某日,我收到省局一份文件,其中涉及两个科室。我当时拟请两个科室阅办,因为时间紧急,当天领导又正好出差了,没等领导对拟办进行批示,就复印了两份同时分送给这两个科室。两个科室领导接收到公文后,都积极做起了公文上要求的准备工作,忙得人仰马翻,最后形成了两份不同的报告交给领导,领导被弄得莫名其妙,科室也是怨声载道。


[反思]对各科室的岗位职责没有研究透,拟办时没有弄清谁主办、谁协办,结果让另一科室同事白白耗费了大量的精力。


[启示]办公室工作无小事,做任何事都要小心谨慎,研究好自己的岗位职责。要善于分析,将本职工作做精做细,要“过得去”还要“过得硬”。

【案例7】一次“大意”,领导“大汗”


[经过]某日下午,我通过政讯通收到县政府一份会议通知,要求领导明天上午8点半到县政府参加一个视频会议。我立即将文件打印出来送呈领导。第二天上午9点多,我忽然看见参加会议的局领导大汗淋漓地回来了。纳闷之余,就跑过去问了下,问后,我的脸一下子变得通红。原来,当领导到了通知要求的地点之后,发现整个会场空无一人,连视频设备都没有开启。领导当时想或许是来早了,就等了半个小时,发现还是没有人过来,一问才知道,会议已经取消了。原来,县政府当天发出会议通知后,很快又补发了一个会议时间更改通知,而我查收了会议通知后,当天就没有再登录政讯通系统,未及时查收补充通知,让领导白跑了一趟。


[反思]工作责任心不强,没有严格按照规定及时登录政讯通系统查收文件,自以为是地认为当天政府“应该”没有新文件了,最终造成了工作失误。


[启示]办公室人员要严格按照政府部门关于政讯通使用的要求,坚持每天上下班前后都要登录系统,及时登记、传递公文,接收通知,以免误事。(文章摘自《秘书工作》杂志2010年第10期,原题目为《“小纰漏”往往会成为“致命伤”——部分办公室工作失误的经过、反思与启示(上)》)


(作者:安徽省巢湖市国家税务局办公室)



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