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发表于2015-12-03 16:54:50
文：左犟 清华大学经管学院杨斌博士说，中国人是世界上最勤劳的，这句话是个欺骗的诉说。虽然我们经常加班，甚至周末也工作，的确可以说中国人做活儿是不要命的，比如前些年就有过劳死的年轻人，但是往往没有目标，缺乏计划性。他举了个例子，说在他的讲座上，他会让在场的人做一个练习：请写出你72岁时离开人世，人们描述你的生平。在场的人事先都准备好了小本子，但没想到是让他们做这样一个练习，半小时过去了，一个小时过去了，很多人只写了寥寥数语的第一行字，XXX，于X年X月X日逝世，享年72岁。然后就不知道该写些什么。不是提笔忘字，不是不会表达，而是从来没认真想过自己的人生目标。然后剩下就是勤劳，忙忙碌碌，不知所终。 不仅人生需要计划，每年每月每周每日都需要计划。而这计划就是时间管理的第一要义，时间是无情流逝的水，缺少了目标和计划，则时间白白流失，内心没有留下一些痕迹。 因此为什么要时间管理呢？忙而不盲。 我同意杨博士大部分观点，也觉得比起抽象的理论描述，忙而不盲，四个字概括地浅显易懂。不是被时间推着往前，猛地瞥见日历惊道，好快啊，时间都去哪儿了，而是自己掌控时间，你坐在驾驶座，清楚地知道自己这辆车的方向以及沿途的风景。那么进行时间管理需要什么呢？我的研究生同学总结得好，一支笔，一个随身携带的本子，一双勤于记录的手，一个目标明确，行事果断的大脑。这些材料很容易获得，但随身携带、勤于记录、目标明确，行事果断，这又很复杂。本质上它要求你形成一种习惯，这也是时间管理的真正意义。记事本、便签纸、日历，手机备忘录等，充分利用这些小工具会帮助我们，但最重要的还是优化时间的意识，就像电脑桌面上360加速球一样，时刻提醒着你运行缓慢的时候及时优化。 时间管理帮助你掌控你的时间，那么如何掌控你的时间呢？这里有一些方法，希望可以帮助你。 我看到过很多大学生刚进入大学的时候怀揣着许多愿望，有的对我说想学好英语，准备出国，有的说会弹吉他很帅，他也要学，有的则说喜欢摄影摄像，他要get这个技能。一个学期过去了，一个学年过去了，我见到他们，询问状况，许多人只尴尬一笑，一直没空。甚至于大学毕业之际，这些曾经的美好愿望终成遥不可及的愿望。事情只停留在想的阶段，从不行动，等于白扯。许多人的毛病在于想太多，而行动才是王道！ 因此，时间管理第一条就是立即去做，它告诉我们行动的意义。 这里面有一个两分钟原则，任何事情如果花的时间少于两分钟那么马上就去做。对于这样的事情，有那个纠结的时间，不如立马就去做好。生活中有很多这种小的细琐的事情，充个话费，回复个邮件，复印个东西等等。生活中有一种人，叫完美主义者，他们通常会拖延做事情，如果你不认为自己能够把事情做得很完美，为什么还要去做呢？立即去做意味着你可能不会做得和自己希望一样好。还是我的那个研究生同学，他毕业后去做了咨询顾问，有一次，他到了某大型集团为他们做企业大学搭建方案。方案报告会上，很多公司高管提出意见，有的说方案有问题，有的说目前企业条件不合适，最后总经理说，压根就没有完美的方案，既然决定要做，那么就立即执行，方案一字不改，做得过程中再调整。正如互联网行业流行的一句话，成功是2，失败是1，不做才是0。 当然我们有很多不能两分钟做好的事情，压得自己喘不过气来，那么进入第二个建议，写下压力。 “没有压力就没有动力”“化压力为动力”耳熟能详的两句话，而我想说这两句话都忽略了在压力与动力之间还存在着一种最重要的东西就是你自己。你有没有意愿去做这个事，你喜欢当然是动力，你不喜欢就是烦躁情绪，神经性紧张偏头痛等等，所以压力变动力中间有你的态度转变，先让自己从没意愿变为有意愿，才有了后面的行动。 在你的工作中，你总感觉自己有许多事情，给你的感觉是烦恼和疲倦。别人可能看出来你的情绪，然后关切地问你，你最近事情是不是很多？你说是的很多，有几件事啊？很多啦，做都做不完。具体几件你也不知道，你只知道脑子里太多事情。大脑是用来思考的，不要被事务和烦躁情绪所挤占，写下压力，则清空你大脑的内存，让一个个压力变成你的行动目标。写下压力才能让你看清楚你的对手到底是谁，它的力量到底有多少。列出压力清单，变成你行动的目标，然后一个个战胜它。 经济学家帕累托发现二八法则，一组东西中只有20%是重要的，80%都是次要的。一国家中20%的人掌握80%的财富，一个公司里20%的人贡献80%的价值。这个法则告诉我们抓主要矛盾。在待办事项中发现那些最有价值的20%的事情，这才是你要搞定的主要矛盾。 这是第三个建议，事分轻重缓急，给待办事项排序。 有个很经典的坐标图，重要的事情与紧急的事情两个维度划分四个象限，重要与紧急的先做，重要而不紧急的次之，紧急而重要再次，不紧急也不重要最后。别忘记关注重要而不紧急的事情，它中间往往有主要矛盾，随着时间推移，许多重要而不紧急的会变成重要而紧急的事情。如果你有一系列事项然后邀请你的好朋友来进行排序，你会发现你们之间的排序结果并不一样。事实就是这样，轻重缓急是相对的，因人而异，取决于你的价值标准。从排序上，你也能够看到你最看重的是什么。 有时候我们看到两个事情可以合并在一起同时做，取钱的同时顺便买点菜，参加一个会议的同时顺便让领导签个字等等，这个叫发现重叠时间，发现两个待办事项间的联系，顺便去做会节省时间。 事实上还有一种排序方法，叫GTD，它将这些待办事项分为四类，分别是下一步事项、项目、等待、将来。比如你刚接手了一个策划案的任务，它需要前期调研到方案设计到让客户满意等一系列的动作，你面对它就像站在一座高耸入云的大山面前，顿时生出很多无力感。GTD教你把项目细分成小小的计划，这就是项目分解，它告诉你每天要做到哪一步，一小步一小步地前进会产生滚雪球一样的惯性动力，给予你勇气。还有些是等待事项，需要等待别人沟通或提供条件时才能完成，如某个材料需要别部门提供数据。有些是将来事项有固定将来某个时间约定要发生，例如周六朋友聚餐。 事情排好了序，但还是不想去做，好像自己犯了拖延症怎么破？好吧，第四个建议，克服拖延。 有些拖延是完美主义者的毛病，前文已讲，有些拖延则是没有信心，害怕失败，无从着手，寻求最后爆发的刺激等等，克服拖延根据不同原因采用不同方法。这里主要说防止干扰，你好不容易鼓起勇气要面对这个大项目，很认真地计划这件事该怎么做的时候，电话响了，领导让你帮他提供个数据。等你回来之后，你之前想的计划已经沉入脑海，算了，等两天再说吧。学会说不，遇到可以拒绝的事情，直接拒绝，“我现在正在做XX，你可以找XX帮忙”，遇到无法拒绝的事情，学会折中，“我现在正在做XX，稍后给你一份简要的数据行吗？”。在遇到临时事件必须处理时，要保存工作进度，可以用录音方式记录工作进度，接下来的想法以及期望的结果。 后面还有一些小技巧，就是建议四，利用零碎时间和黄金时间。 等车的时候用手机处理邮件，搜集资料，排队的时候打电话，坐车的时候看看书等等。北宋钱思公，好学为时人称道，枕上读小说、马上读经史和厕上读小辞，后人总结为三上之功。有意识的利用内外部黄金时间，内部黄金时间则是一个人一天精力最好，思维最清晰的时候，用来做重要或创造性工作，如写策划书，外部黄金时间则是外部资源最齐备的时候，适合做时效性工作，如找领导签字。 最后，建议五，保护时间。 整理办公桌，随时用的东西备手边，电子和纸质文件归类存放，会节省你寻找的时间。同类事务专门留出时间处理，可以提高工作效率。有意识地记录时间，让事与事之间紧密衔接，避免浪费。如记录上班时最适合我的一趟公交车一般都是几点几分到站？排队等待平均一个人需要几分钟？清楚常去商店的营业时间？等等，有效评估你时间的花费，会增加掌控时间的能力。并且当你每天能够看到你在做什么的时候，你就慢慢开始养成计划性。 上帝是公平的，当你早上醒来的时候，他都会把24个小时给你，有的人不以为然，在无所事事，慌慌张张，忐忑不安中耗尽了24小时，总是怀揣着抱怨和艳羡他人的眼神，有的人庆幸和感恩，积极主动、乐观向上，珍惜当下的每一秒，去进取，去成长，去享受。专注于你当下的每一步，体验生命的状态，你就是时间的主人！ 原题：五招掌控你的时间 责任编辑：绵羊仔 |
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