三个关键词,学会真正有效的精细化时间管理|顾中一微信分享回顾

2015-12-25  静水雅居

本文为顾中一的微信群分享回顾总结。


营养师顾中一,北京友谊医院营养师,北京营养师协会理事。毕业于川大华西临床医学院医学营养专业。清华大学医学院公共卫生专业硕士研究生。著有《顾中一说:我们到底应该怎么吃》。



感谢大家用1个小时的时间听我的讲座。为了这个讲座,我准备了一个多星期的时间,今天分享的主要目的是通过本次讲座,让大家收获健康、快乐、幸福生活的诀窍。


作为一个营养师,讲时间管理会让大家觉得莫名其妙,但我不这样认为。我在工作中经常对客户给予健康指导。在指导过程中,我发现很多人特别忙。我们平时强调的健康生活方式的重中之重,他们并没有时间做到,比如均衡饮食、充足的睡眠、足够的健身。这恰恰说明,科学的时间管理是保证我们健康的基础。


就个人经验来说,我也面临这个挑战。我是全职工作者。开会,特别是跨界会议上时,常常有人会以为我是自由职业。就像今天,我白天上班,下午医院安排我去社区做讲座,晚上来到果壳做这个分享。前两天做年底总结,我今年一共做了22场健康讲座(下周还有2场),出了2次国,做了11场专业报告,上了14次电视电台节目,发了110篇文章,出了1本书。除了出书以外,我还看了100多本书,从头到尾看完的有十多本。


很多人会觉得我的时间过得有效率,但我本人从天性来说,并不是一个精细、一丝不苟的人。我一个大学同学说,我以前上大学时虽然常泡在图书馆,但就像探头一样,来一个朋友就过去打招呼,并没有专心致志地学习。我想注意力容易分散也是很多人的一个共同点。


容易分心,毅力差,智力方面又没有天赋,很容易使我们的长期计划无法执行。怎么办呢?得让自己省心,很科学地安排自己的时间。今天我主要跟大家分享3个工具,关键词:番茄、记录、任务。


顾中一的手机桌面

大家注意下方的这三个App,这是我今天要跟大家分享的软件,不确定安卓有没有。(这绝对不是做广告。)



为什么需要时间管理?

我六年前刚刚成为营养师,那时有些郁闷,看不到前途。看看当时周围的年长的同事,总觉得自己和他们的看法格格不入。而且我还觉得薪酬太低,很压抑,决定必须改变。

这也是我要讲的第一点,为什么要做时间管理。人要有自己的动机:挣钱、更有魅力的身体、远大的目标、崇高的事业……所以,我比较建议大家用1分钟想想自己想要什么。


我比较喜欢帮助别人。比如上周六我免费拉了六单顺风车,平时我也常常在微信公众号后台回复大家的问题,在这个过程中便能获得很懂的快乐。然而不管出于家庭责任还是提高个人生活品质,以钱为目标也是对的,这也是一个比较容易量化的目标,比如你究竟想赚多少钱,想达到一个什么样的收入。



我曾给朋友做过个人目标分析,当时以钱为标准。


具体目标:因人而异,比如有些人会跟同学比,想达到同学平均水平;有些人会希望每年存10W,这种钱能让你有安全感。


如何实现:开源、节流、投资。




其实,很多人经过分析,得到的结论就是要通过业余时间来提高自己,使得专业上有所进步,以此提高收入。这也是从实际的金钱的角度来提醒大家时间管理的重要性。

而且除了金钱,我在医院里天天可以感受到时间的重要。很多人平时觉得一个月几个月很快就过去了,但是医院里的患者,特别是重病患者,愿意花很大的价钱来延长几个月的寿命。很多人没有处于那个状态,就很难理性地评价时间的价值。


所以说,回到我6年前的状态,前途未卜,未来没有安全感,我选择的就是用业余的时间来拼命努力!我建议大家给自己设置一个目标,并且必须是具体的、可实现的、有时限的、可量化的。


当时我要求自己每天翻译一篇科研报道,在论坛分享,不断写科普文章,开专栏。直到第二年,我的最高峰是每个月要写7篇专栏。作为全职工作者,完成这个工作量需要额外花很多时间,特别是像我这种文笔不好的。写科普文章,我需要查资料,但是一上网,就会开小差,刷微博去了……这也是很多人所熟悉的拖延症。


解决拖延症,我用的是番茄工作法。先把要做的工作列出清单,一项一项地比较,选出最重要的、最紧急的任务,不用考虑其他因素,专心完成这个。做多久呢?多数人注意力也就是20分钟,工作的话,我建议采用经典番茄工作法,设25分钟倒计时,坚持一件事做25分钟。25分钟后,休息5分钟,选择不费脑力的工作。当然也可以给自己一些奖励,吃水果、喝水、休息一下。


番茄钟的计时界面


大家看到的这张图,是我现在用的番茄工作法App。它的特点是除了25分钟倒计时以外,还有5分钟倒计时以及每天完成了几个番茄时间的统计。大家也可以使用手机自带的倒计时,还有宜家的厨房计时器等等。这些工具都可以帮你完成倒计时的任务。


我相信很多人有一个疑惑,我哪有这么多时间能让大家免受打扰,有些人觉得做事情需要1-2小时高度集中的注意力,25分钟完不成。我还是建议大家先去尝试1个星期,体会这套方法的优势。


回到第一个问题,会不会被打断?如果是自己走神或者想到了另外一件事,那么如果2分钟之内可以完成,就立刻去做,2分钟以上的工作就记录下来,等这个番茄时间过去了再考虑什么时候做。实在有不可控因素打乱计划,番茄计划就没用了。番茄一个又一个的完成,本身对你也是一种有趣味性的挑战,完成后会有一种成就感。有时也会有一些外部因素,比如有人找、电话想了,我建议将手机改为飞行模式,手机软件都可以用。办公,跟老板、家人协商,一段时间内不要打扰。




番茄工作法的六个要点


1-工作是要筛选的

你只需要选出一个工作,跟其他的比较,比较一圈后,你手上的当前的工作就是最重要的了。其他事情你不需要管,因为如果以很高的效率去做事情,但还是完不成的话,那就说明根本无法完成,也就不值得惋惜或者懊恼。


2-不完成不换任务

既然你知道这个任务最重要,也可能比较紧急,那你就需要一口气来完成它。你完全可以以25分种工作,5分中休息的节奏来完成,下个番茄时间再继续。这个5分钟休息可以帮助你坚持很长的时间。


3-合理设置时间

25分钟只是一个倡议,大家也可以根据自己的习惯设置成20分钟,1个小时,但是我不建议大家设置到1个小时以上,因为绝大多数人的注意力无法保证到1小时的。从健康角度来说,很多研究显示,如果你静坐1小时以上,对心血管疾病发病风险大大提高。你可能想静坐几个小时,晚上运动一个小时,但是这样不好。你可以每隔一个小时运动一下,对自己的身体有好处。


再有就是,高效的工作时间,一整天下来能做到3小时就已经非常不错了。如果你达到了,可以多休息一段时间,这样可以保持高效。每天每个人的极限也就是以高效的节奏工作8个小时。

4-休息的时候做什么

按番茄工作法,用5分钟做些不需脑力劳动的,喝水、散步,重复性的劳动。办公情况下,场景调整。现在还有一些比如虚拟种树的App、学霸拯救地球等等,可以提醒你不碰手机。通过奖惩机制,来促进自己专心致志在工作上。还有把自己办工作摆放成高效办公的状态,无线鼠标、外接键盘,显示器角度调到适合工作的位置。给自己一个暗示,一旦摆放成这样,就开始进入到工作的状态。


5-每天设置免打扰时间

下班刚到家的一个小时,可以做很多自己的事情。也可以考虑每天早起到公司的第一个小时,效率比较高,也不会被打断。还可以给自己设3分钟倒计时,来高效完成一个零散的任务。


6-早睡早起

关于休息,很重要的一点是睡眠,早睡早起。如果晚上有好玩的事舍不得睡,但第二天必须早起,这样精神、意志力也会随之下降。


一个简单技巧,家里不要放咖啡、提神的饮料,累了就休息。可以准备眼罩,睡醒再高效地工作。很多人觉得不合适,我建议大家先试试这种方法1周,看看有没有效果。





碎片时间如何才能不浪费?


头脑风暴、创造型任务适合番茄工作法,至于简单、短期、重复性的工作,可以放到碎片化时间来做。你会有很多碎片化的时间,上班途中,公交地铁,午饭午休,我建议大家利用这些时间完成短时间完成的任务,长期积累有帮助。


碎片时间不适合创造性项目,那什么任务比较适合呢?

个人推荐是看书、背单词、听听力、锻炼,这些活动不需要高强度、长周的期精力消耗。也可以使用各种App,比如豆瓣阅读、Kindle、印象笔记、扇贝单词、有道词典,只需要看就好。如果有耳机、可以用荔枝、喜马拉雅、网易云音乐。如果能在安静的环境下,也可以考虑口语学习软件,比如英语流利说、有道口语大师等。




时间去哪了?记下来!

番茄工作法有一些问题,就是时间永远花在最重要的任务上,可能会让你在高效工作中挤压掉家庭、健身等不紧急但是重要事项的时间。这时该怎么办?


个人建议大家打开Excel,在表格中进行时间记录,crtl+shift+分号,就会出现现在的时间,做一个表格上下两行相减得出这段时间的长短,加名称记录。每天适当回放、总结,就可以看到每件事的时间。


列这个表有什么意义?很多人常常有新点子、新计划,然而没意识到现在的生活节奏有一些是改变不了的。我经过记录发现每个晚上只有3小时自由支配,如果1小时陪家人、健身,固定1小时学习,那么只有不到1小时的时间用于工作或者娱乐了。睡眠时间随随便便就变晚了。经过时间记录,可以很快知道哪些事情可以让你获得快乐,哪些事情会很快消耗你的意志力。

很多人说睡的晚,起的晚,这种情况来自于贪玩。经过时间记录,可以知道到底玩了多久,收获了什么?





如果不记录,自己的计划就会很混乱,状态不太好。如果只有手机,建议换个软件,就是aTimeLogger2,它的优点是把时间分类,形成图表,让你看到每天有百分之多少时间做哪些事情。


aTimeLogger



对我来说,按秒算,实际每天本职工作六小时左右,其他时间在等电梯的路上、办事排队等等。你完全可以抽空做些事情。现在大家都是刷微博,我一般一天有1小时刷微博,不过毕竟经营微博也算是我的正事了。对于多数人来说刷微信群、朋友圈也都是习以为常,作为放松可以,但是需要有个概念,做个记录,看看花了多少时间在上面,又有多少收获。还有记录睡眠时间。


按照这个分类记录时间,可以找到很多有趣的规律,可以发现可以高效利用起来的时间,提高工作效率。


我特别要提醒,娱乐、营造难忘体验、陪伴的时间也都是很有意义的。





道理我都懂,然而就是做不到?


据我所知,意志力是有限的,很难得到锻炼。如果你想管控自己的意志力,反而会消耗更多。可以用App来减少意志力的损耗,避免劳累。


比如我自己,睡得越晚,效率越低。如果早些睡觉,第二天早起到医院,用一个小时吃早餐、做计划、学习,就能提高幸福感。前提是要早睡,否则很痛苦。

依靠习惯的力量,来减少意志力消耗。把目标转化为习惯,比如你明年要参加一个考试,你可以把它分解成每天的小任务,比如要求自己中午复习15分钟。很多习惯开始很痛苦,但是尝试新的习惯后,就会不那么痛苦了。记日记、打卡,养成新的习惯。这也是时间管理的要点,不只是管理时间,对其他方面也有帮助。




找同伴,让其他人提醒你。把这个任务交给其他人也能减少你的意志力损耗。


少买东西,以免浪费时间。偏实用的东西可以放肆一些,对自己有帮助,比如家用电器,厨房电器、扫地机器人、洗碗机等等都可以节约时间。


要控制自己的工作量,否则身体容易吃不消。卸掉朋友圈、微博吧,别人的东西对你没什么关系。朋友圈文章,如果当时不会学习,就把它收藏到印象笔记或者Kindle中,之后再读。


前面两部分将高效工作状态、日常时间分析,这里还有一个矛盾,比如我今天要考试、出书等等,可能都需要评估,很多事是不能今天加班就能完成的,需要长期的一个安排。那怎么样告别被短期任务追着跑,长期任务完不成的情况呢?我建议大家使用GTD工作法。


我之前每天大量任务是固定在日程表上,自己能安排的时间比较少,长久下来很多重要的事情都没做,所以我开始尝试GTD工作法。我推荐一本书《小强升职记》,是一本讲时间管理的书,里面有很多案例。

我今天简单地教大家使用一个软件:doit.IM,有免费版和收费版。他的要点是你必须要把工作清单化,把任务逐条分解,就可以把大任务变成小任务,然后按照番茄工作法来执行小任务。



在清单上,你要明确哪些是现在要做的,哪些是未来要做的,以此进行排序。把它们都写在清单上,不会漏掉任务。我给大家看一下我的后台:




这是软件电脑端后台,随时想到任务,就可以加入收集箱中。有空时,整理收集箱。设置开始、结束时间,估计用时,把工作场景分类。这样当你有时间的时候就可以很容易按软件发现你的应当做什么。

还有一些将来也许会用到、未来应当培养的能力,但是很多放了很久也没做,可以适当地清除一些。这个工作法可以让你在面对几十项任务时,仍然有条不紊。



类似软件很多,这个软件是我觉得逻辑最适合我的工作的,可惜免费版没有子目标功能,如果大家任务比较多还可以使用苹果手机自带的提醒事项应用,可以随时用Siri 设置提醒。我个人是把提醒事项应用设置了四个分类,也就是按四象限工作法提醒自己,按紧急、重要、不紧急、不重要来分类。

整体来说,我建议大家少安排一些紧急的事情,安排固定的时间在自我提高上。




如果你任务很多,你自然会去学习这些软件,如果你的工作性质是日程表很满到处跑,那么系统自带的日历就挺好用的,安卓系统Google框架服务包没有的话,可以考虑365日历等,不过都不如系统自带的应用简洁,而且系统自带的日历往往支持直接把今日事项显示在锁屏上,便于随时提醒。

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