「让人生更清爽」的整理术

「让人生更清爽」的整理术－Let's try it！ 荒河菜美 桌上乱七八糟、总是被时间追着跑、名片堆积如山……只要32招，轻松管好你的物品、时间以及人际关系。整理，才能让你清爽地走得更远更长久！ 你的人生，是否超过承载量？ 虽然被很多物品围绕着，但大多数的物品却没有被使用。名片整理册和手机通讯录的存储器也都塞得满满，但是，可拜托的人却屈指可数。 现在只要待在家里或公司的办公桌前，就会涌入各式各样的讯息，透过网络便可与全世界的人连接。但是我们的生活真的便利吗？身旁充斥物品而变得乱七八糟、因为回覆大量电子邮件而剥夺时间，这样是你理想中的生活吗？ 包袱太多，会重、会累 至目前为止，我都以「时间设计师」的身分从事活动，已经超过四千人接受过我的时间活用建议。此外，我出了不少整理术的书籍，也可说是时间设计师活动的延伸。 当工作用的计算机不能运作的时候，就会送去让懂计算机的人检查。然后，那个人就说：「如同小客车般的计算机，却塞进卡车承载的物品量。」也就是说，我的计算机塞了过多的资料，超过可承载的容量。我因而意识过来。就如同我的计算机一样，为了避免人生负荷过重，必须整理身旁环境、活用必要的物品、抛开不必要的物品。 为什么整理是必要的，简单来说，就是因为「抱了一堆东西会很重」。当你持续地走在名为人生的悠长道路中，如果抱着一堆行李的话，就会很辛苦、很重，而跑不动。 减轻负担，就能轻盈地奔跑 身旁的物品如果乱七八糟的话，就会无法平静而心情浮躁。因为要找的物品变多，所以会有忙碌、被时间追着跑的感觉。连带地，工作也会不顺、与人的交往也会变得疏离。 要怎么做才好呢？只要减轻负担就好了。 问题是，要删减什么、要减多少才得以轻盈地奔跑？这个答案将在本书中揭晓。为了知道对你而言，什么是「必要的物品」与「不必要的物品」，让人生更加清爽，这本书将与您分享可以马上运用的妙策。 如果能够运用这本书中所写的想法，就不会再被多余的物品或讯息搞得晕头转向，人生一定会开始运转得很顺畅吧。 办公桌是反映你行动的镜子 整理物品时，几乎每个人都有共通的烦恼，也就是不知从何着手。我所推荐的方法是，从办公桌上，或是餐桌上开始。 为什么是办公桌或餐桌呢？因为那是每天最常被使用的地方。这样的地方正是反映你行动的镜子。当忙碌不堪时，办公桌应该也会杂乱不堪，成从出发点开始就不理想的情况，导致效率不佳。 准备三个开口大、浅底的袋子。 为什么是三个呢？因为要分类「需要」、「不需要」、「不知道」。 办公桌上或许杂乱地堆积了资料、书、工作用的小物品、计算机、手机等等的物品吧？依据上述的三种类进行分类吧，使办公桌上变成空无一物的状态。 如果这时候出现很多「不需要」的物品，就表示你早就知道这些应该丢弃，却逃避丢弃的证据。不要觉得麻烦，把不要的物品一次处理掉吧。 办公桌上空无一物的话，环境会跟着清爽，看起来更宽敞，心情也会跟着怡然自得。这样的感觉是很重要的。总是把一切物品搅在一块的人，无法了解这种开放舒爽的感觉。 体验完清爽的感觉后，毕竟办公桌是为了使用而存在，所以请将必要的工具放回桌上吧。要从哪个袋子、拿出什么呢？ 这个时候，希望大家能有意识地去观察一件事。 那就是放在办公桌上的物品，是否是从「需要」的袋子中拿出来的。如果并非如此，就表示你认为需要的物品，与实际上所需要的物品有所落差。也就是说，在你的认知上极有可能有所误解。回归原点的作业，是为了让你正确地认识需要的物品，以及不需要的物品。 即使是放在「需要」的袋子，最终没有拿出来，还是属于「不需要」的物品喔。 贴上便利贴，就可以看出不需要的物品 平常有想过我们使用了身边哪些物品吗？很多人都没有意识到，所以就算周围参杂了不使用的物品也不自觉。 实际有使用的物品有什么呢？只要试着贴上便利贴就会一览无遗。便利贴是很多人在工作或学习时都会用到的小物品，就试着贴在物品上。不需要太严肃、轻松地进行吧。 首先由办公桌周围开始，从小范围着手试试看。 「这个还要用、这个以前用过、这个是什么时候用过呀……」 虽然会出现一些困惑，但是原则是，「什么时候用过呀」的物品就不要贴。因为一贴的话，就会没完没了。 试着贴上便利贴后，就会浮现出平常会使用的物品。会使用的物品几乎都已固定，所以应该可以注意到，其实没有太多的物品。 没有贴上便利贴的物品，就是你不使用的物品。不用的物品就是没必要的物品。 Let's try it！ 在身边「有使用」的物品上，贴上便利贴看看。 没有贴便利贴的物品，就是没有使用的物品，应该果断地放手。 不管是计算机或抽屉，全部都要空出三分之一 因为办公桌的抽屉乱七八糟，总是找不到物品；因为书柜挤得满满的，所以只好往上堆栈……你周围是不是有这样的情况呢？ 无论哪里都塞得满满的，每回要拿物品、放物品，就会产生多余的作业，而这些就是导致效能降低，心情变得不耐烦的原因。 为了防止这样的情形，「三分之一法则」是很有效的。办公桌的抽屉、书架、衣柜等，全都腾出「三分之一」空间的话，行动就能变得顺畅，办公桌周围或房间都能变得舒适。 那么，我来说明一下，为什么腾出三分之一空间，就能使效率提升吧。 例如，假设你的办公桌有三个抽屉（A?B?C）。如果三个都塞得满满的，要拿物品就很吃力，也无法放入其他物品。但是，如果能删减物品，将C抽屉空下来，当成物品暂放的「临时收容所」，便得以活用。 工作快的人和慢的人的差异，在于是否能确保这个空间。也就是缓冲的空间。如果有这样缓冲的空间，就能顺畅地进行下一个作业。就像这样，将全部的地方和家具，全腾出三分之一的空间。 Let's try it！ 处理掉不需要的物品，确保书架、抽屉三分之一的空间。 事先排定与人会面时间的「配额」 有个与这类似的故事。我认识一位担任谘商师的男性，亲和力十足，广泛受到各种职业人士的支持。但也因过忙，纵使与相爱的女性结婚，夫妻间没有相处的时间，总是让妻子不满。 他找我商量如何才能快乐地工作，并同时维系夫妻的良好关系。 我看了A先生的记事本后，因为公事过于繁忙，回家时间都超过十一点。此外，他也参与每周一回的交流会，交流会都是从晚上六点开始。 因此，我就提议「交流会结束后，营造夫妻共有的时间如何呢？」 「原来如此！通常结束之后，就只是去喝酒之类的，似乎能营造出与妻子相处的时间。」 A先生把「与妻子会面的日期」，也就是与妻子共处的时间，决定在交流会举办的日期。之后，交流会结束后，A先生就不再去喝酒，因而确保了与妻子相处的时间。 A先生满脸笑容说：「因为变得可以相约在外面吃饭、一起去音乐会，妻子的情绪也跟着好转。」 就像如此，能够事先决定「星期几、几点要与人会面」的话，约会时就不会迷惘，得以顺利决定。A先生的例子，是与既定的人，也就是他的妻子。若要加以运用，就可以改成「与人聚餐时，就订在有交流会的那天晚上」。 建议与人会面的「时间配额」，要事先编入行程之中。 Let's try it！ 事先决定一周中与人会面的日期与时间。要与人约会的话，则优先选择这个时间。 将会议设定在「想快快结束的时段」 到目前为止，我采访了各式各样职业的人，我发现，能力好的管理阶层或社长，绝不会将会议订在上午时间。 我在撰写《终止加班：「商务时间簿」》这本适合商务人士的时间管理书时，某次的采访，大型证券公司的营业所长，说了一段我觉得很新鲜的话， 他说：「在下午举行会议的话，大家都想早点回家，所以会议就能进行得很有效率。」 进行会议或讨论的时候，为了避免拖拖拉拉，事先设定结束时间是很重要的。 虽然这么说，但总是难以照着预定时间进行，所以就像之前所提到的，强制营造出参加者「想要在时间内结束」的环境就好了。 回到刚刚的话题，我也废止了上午的会议，改成下午两点举行员工会议。 原因是，这个时间刚好卡在员工要去幼儿园接孩子之前，所以她们就不会拖拖拉拉，离题了，反而可以好好地开会。 Let's try it！ 上午不举行会议。上午是效率最好的时段，所以应该专心于自己的工作。 迅速回信是对对方的体贴 即使是私生活，或是多么亲近的关系，总之一收到信就马上回信吧。 「谢谢你的来信，这个月的计划已经很满了，但是下个月的话，工作应该就可以告一段落，到时候我再跟你联络。」 如果可以先回个这样的内容，寄送的那方就会觉得「看样子已经看过我寄的内容。现在应该很忙吧。」而可以了解原由。 特别是男生，即使是女友的来信，也有不少人不会立刻回覆。 可能是认为这事没什么大不了，或可能不知道要写什么。没有回应的话，女生通常会坐也不是、站也不是，而焦躁地这么等下去。 我认为这样的男生办事不牢。他的女朋友也会心情浮躁，因而为了小事起争执。 受欢迎的男生就会回覆「我收到邮件了，我会再仔细看一下内容」，而让对方安心。 不限于恋爱，迅速回信就是对对方的体贴。对方也会因这样的体贴而感到高兴。 Let's try it！ 收到信就立刻回覆。即使无法立刻对内容做出回答，总之先告知对方已经收到信了。 将工作的人际关系进行剪枝 一进入职场，名片就随之累积，甚至塞不下名片整理册，造成寻找的不便，其中也放着根本不记得是谁的名片。就用那些名片定期地为工作上的人际关系进行剪枝吧。 准备三本新的名片整理册。在上头标注「现在进行中」、「工作有时往来」、「工作鲜少往来」。之后，将持有的名片，依照与对方交往的频率，分类至各个名片册中。交换名片后，就完全不再联络的话，就先放在一旁吧。 透过这样的分类，就可以归纳出常联络的名片，提高使用名片册的便利性，也不再出现忙于找名片的现象。 此外，这样的分类也有加乘效果。为了分类，在进行确认名片的时候，「交换名片时，虽然没有交集，但是跟他介绍那个新商品的话，应该会很高兴吧」、「以前曾经受到他的关照，之后却很久没联络，来问问看他的最近状况好了」之类的想法，可再次唤醒休眠状态的人际关系。 唤醒人际关系，也等同于开发新工作。 而分类于「毫无工作往来」的名片，就整理好放在袋子里。在袋子上标注整理日期，一年未使用的话，就这么处理掉吧。 任何工作都有开始与结束。没必要再与对方商讨时，换言之，当工作结束时，也可以说与对方的关系随之划上句点。在一起工作的时候，名片就象是保固期内的物品，工作的来往结束时，名片也跟着功成身退。 Let's try it！ 工作关系是透过名片，私人的交往则是透过手机通讯录，试着重新审视人际关系。 决定该放手以及该留的人，唤醒被遗忘的人际关系。