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文/李洪湖 一、背景介绍 2013年5月，鹿城区正式出台《智慧城市创立实施方案》，以加快推进互联网、物联网、云计算等技术运用，打造数字化、网络化、智能化的“智慧鹿城”。依据这一实施方案，树立总体框架包括信息基础设备、城建和家居、管理和服务三大中心体系，涵盖社会综合管理与服务、市政设备、旅游、公共平安、交通、城管、医疗卫生、环保等重点范围。经过一系列中心范围的重点信息化项目，完成信息资源普遍共享，使公共服务更高效，城市树立、管理、运转更精准，群众生活更便捷，从而打造智能宜居幸福城区。 智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。智慧城市是信息化应用取得良好效益的知识型城市，其核心特征就是“信息资源作为知识成为重要的生产要素，成为推进经济和社会发展的一个重要驱动力”。档案是人类在社会活动中直接形成的具有保存价值的历史记录，它真实反映了经济社会发展进步的过程与面貌，是国家信息资源的重要组成部分。因此，档案信息资源是智慧城市所必不可少的基础资源之一。 而数字档案馆是指以计算机技术为基础，利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案信息数字化，并收集、捕获有价值的数字信息资源，通过宽带网络相连接，建立分布式、跨地域的有序的信息资源系统，它能够帮助我们更好地收集、保存以及利用档案信息资源。因此，建设数字档案馆是推进智慧城市建设的重要举措。 二、夯实数字档案馆建设推进智慧城区创建的实践 2013年，为顺应智慧城市建设的发展潮流，为进一步推进鹿城区档案信息化建设，鹿城区档案局制定《鹿城区数字档案馆建设三年规划》，拟在三年的时间内完成数字档案馆建设，为鹿城区建设智慧城区打下基础。该数字档案馆将通过全面融合当前国际国内的先进技术，依托局域网、政务外网、互联网等网络资源有效地整合和保存鹿城区国民经济和社会发展中形成的有保存价值的电子档案文化遗产，建设包括文献、影像等在内的档案信息资源库，实现馆藏档案资源及全区各立档单位档案信息化管理，通过门户网站、电子阅览室、档案利用平台等不同渠道为社会公众、政府机关单位提供档案信息资源利用服务，建成数字环境下历史档案数字记录遗产永久保管基地、鹿城电子档案信息资源的管理与共享中心和政务信息公开的主要场所，为构建和谐社会提供一个良好的档案信息资源支持环境。 （一）以资源为导向，夯实数字档案信息资源基础，推进智慧鹿城建设。 在大数据时代的背景下，数字档案信息资源是数字档案馆建设的基础，也是智慧城市建设中必不可少的基础资源之一。多年以来，鹿城区档案局一直致力于数字档案资源建设。 1、2012年，浙江省档案局提出数字档案登记备份战略，鹿城区档案局以此为契机、以省级规范化登记备份中心创建为抓手，在全区范围内大力开展电子文件与数字档案登记备份工作，共登记接收66家单位、容量近4T的档案备份数据，包含了纸质档案数字化成果、归档电子文件、民生业务系统等数据，极大增加了馆藏数字档案资源。在此基础上，鹿城区登记备份中心于2013年率全市之先通过了省级规范化登记备份中心测评。 2、自2011年启动数字档案馆建设以来，鹿城区档案投入大量人力物力开展馆藏档案数字化建设工程。截止2014年底，共完成3万卷（合200万页）馆藏档案数字化建设，形成近2T档案数据。预计今年可完成馆藏档案100%数字化。 3、按照数字档案馆建设要求，今年鹿城区档案局开始数字档案交接收工作，预计可接收数字档案4万件。 （二）以简化管理为导向，打造国家综合数字档案馆系统平台，推进智慧鹿城建设。 智慧城市借助信息技术，通过感知化、互联化、智能化的方式，将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施和商业基础设施连接成为新一代智慧化基础设施，使城市中各领域、各子系统之间的关系显化，犹如给城市装上网络神经系统，使之成为可以指挥决策、实时反应、协调运作的“系统之系统”。鹿城区数字档案馆作为智慧鹿城的重要信息基础设施之一，自2011年以来一直致力于数字档案系统平台建设，目前已形成了基于内网的馆内档案综合管理系统、基于电子政务网的档案信息共建共享平台、基于外网的对外发布平台等三大平台。 1、基于内网的馆内档案综合管理系统 2012年，鹿城区档案馆开发完成了基于内网的馆内档案综合管理系统。该系统是在计算机网络平台上利用全文数据库、关系型数据库、数据交换等综合技术实现的信息管理系统，它以建立档案数据库为核心，功能涵盖档案信息采集、档案信息资源管理、档案信息查询利用等数字档案信息管理全过程的所有环节。通过建立该档案数字化综合应用平台，实现了文档一体化、查询利用网络化、日常管理自动化，提高了档案业务管理的效率和档案资源服务的安全可靠性，满足了档案利用者和档案管理者需求。 2、基于电子政务网的档案信息共建共享平台 2012年7月，鹿城区档案局开发了电子文件与档案登记备份中心平台。但是在一年多时间的应用中，我们经过调查发现，由于要处理“登记备份、数字档案室、电子文件中心”等多套不同平台，档案人员的工作负担大大加重，档案管理工作的效率也受到了一定程度的影响。针对此问题，鹿城区档案局根据省、市局要求及鹿城区数字档案馆建设规划，结合本局实际，经多方调查、科学论证后在2014年开发建设了 “基于电子政务网档案信息共建共享平台”。该平台首次整合了虚拟档案室、登记备份、电子档案移交进馆、馆室一体化、电子文件中心、网上年检等模块，将数字档案室平台化，具备了电子档案（OA系统数据、收发文登记、数字成果等）在线整理归档与移交进馆、跨单位档案查询利用、网上年检、在线监督管理以及电子文件在线登记备份等多重功能。 该平台实现了全区政务网范围内档案信息资源收集、管理及利用的统一，实现了档案数字资源的有效整合与分层次多渠道共享利用以及电子文件（档案）“收、管、存、用”的全过程管理，同时也成为了鹿城区档案局对各档案室进行档案数据安全监测管理、档案业务监督指导的一站式管理平台。而对于各立档案单位而言，该系统为之提供了一站式档案利用服务平台，将档案人员从重复而繁琐的档案管理工作中解放出来，提高了工作效率，完善了工作流程，也提高了档案数据质量，使得档案管理工作更加科学，档案数据更加规范。 3、基于外网的对外发布平台。 根据数字档案馆建设要求，经过几年的努力鹿城区档案局形成了由“鹿城档案方志网、新农村档案信息共建共享平台、鹿鸣问政（官方微博）”等组成的全方位对外发布平台。该平台有馆藏介绍、利用指南、数据检索、史料编研与出版介绍、数字档案阅览等服务项目。鹿城区档案馆定期有计划的上传开放档案、二年来，鹿城区档案馆在网上举办了《白鹿腾飞——鹿城建区30周年图片展》、《百年鹿城-人文篇》、《百年鹿城-街巷篇》、《非遗篇》、《廉政图片展》等多次专题展。市民可以通过该系统完成对档案信息的咨询、查阅。 随着社会、经济的发展和技术的进步，社会产生的档案数量越来越巨大、档案类型也越来越复杂，鹿城区通过数字档案馆平台建设增强对这些档案进行收集、存贮和开发利用能力，更好的为智慧鹿城提供档案信息服务，从而推进智慧鹿城建设。 （三）以服务为导向，加强档案信息化创新建设，打造“老百姓身边的档案馆”体系，推进智慧鹿城建设。 利用新兴技术开拓档案信息服务渠道是保证档案信息能在智慧城市建设中被有效利用的关键。自数字档案馆开始建设以来，鹿城区档案局就致力于档案服务体系建设，目前已形成由馆际、馆室一体化平台，在线档案查调系统，街道（社区）档案查阅点平台等系统组成的“老百姓身边的档案馆”体系，基本实现了异地、就近、在线查档。 1、2014年，鹿城区档案局通过接口开发与安全建设实现“鹿城区档案综合管理系统”与温州市“档案馆际一体化平台”无缝对接以及民生档案自动上传与更新（全市唯一）。因我区档案基础薄弱，原仅有婚姻档案一类民生档案，而市局要求需至少上传5类民生档案合15万条条目，故我局今年将创造条件大力接收各类民生档案，并完成相应数字化建设，力争上传7种合20万条以上民生档案条目及全文。2014年6月，依托于新农村档案信息共建共享平台开发设置了13个街道（社区）民生档案查阅点，实现群众就近查阅各类民生档案，结合市“馆际一体化平台”，在全市率先实现市、区、街道（社区）三级民生档案服务一体化。 2、2014年，鹿城区档案局开发建设了在线民生档案查调系统。用户在查档时只需在网站通过手机实名认证，登录后根据要求说明查档案内容，并上传相关身份证明提交申请即可；档案局相关科室人员对申请审核过后，根据申请人要求及审核结果向申请人发送短信通知，并可通过邮件、快递等方式向申请人提供档案凭证。该系统实现了群众足不出户便可查调民生档案，为群众提供了便利，也提高了档案查调的效率，在全省范围内当属首例。 3、于2015年初出始，鹿城区档案局加快开放档案鉴定工作，定期通过各大平台发布开发档案，在全市率先实现开放档案在线全文查阅。
随着数字档案馆建设的进一步深入，鹿城区档案局也将不断拓宽档案信息服务渠道、提升服务质量，从而推进智慧鹿城建设。 三、夯实数字档案馆建设推进智慧城区创建的思考 智慧城市的建设给数字档案馆带来了重大的机遇，但同时由于信息技术环境发生很大变化、档案数量急速增长、档案类型更加繁多、档案利用者要求提高等原因，数字档案馆也将面临着巨大的挑战。如何以智慧城市创建为契机，将数字档案馆建设融入其中，实现档案的全电子化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理，通过最先进的技术手段使档案的价值和使用价值得到最充分的体现，以更好的服务民生、服务经济、服务社会，从而推进智慧城市创建，是每位档案人要思考与研究的问题。 （一）将数字档案馆建设融入智慧城市创建，解决自身困难，实现数字档案馆的可持续发展 目前，数字档案馆的建设存在一些问题，比如档案信息资源整合难、电子文件管理难以前端介入而无法实现全程管理等，这些困难依靠档案行业自身很难解决。智慧城市管理系统是在数字化、物联网、云计算等基础上集成与融合而成的一个大系统，智慧城市的建设可以打破因区域间发展水平差异和部门间条块利益分割而导致的信息化孤岛，使各行业、各地区的资源实现共享与协同运作。所以，数字档案馆必须融入智慧城市创建，通过借助智慧城市网络互联、信息共享、资源协同的优势，才能解决自身建设中的问题。 其次，随着社会发展和技术的进步，档案数量日益庞大、档案类型也日渐复杂，如果数字档案馆没有能力对这些档案进行收集、存贮和开发利用，而其它行业却有这种能力，那么数字档案馆在档案管理中的作用将越来越弱化。此外，由于互联网时代信息资料的供给非常丰富，资料的边际价值已经下降，如果档案工作者不转变服务思维，即使档案有重要作用也只会被边缘化。所以，数字档案馆必须寻求可持续的发展之路。智慧城市是未来城市的发展方向，拥有广阔的前景，同时智慧城市需要数字档案馆提供档案信息服务，那么在智慧城市的大背景下建设数字档案馆，使数字档案馆融入智慧城市建设，数字档案馆就可以获得一个智慧城市向前发展的牵引力，从而获得持续的发展。 （二）档案平台与其它社会功能平台进一步融合，大力推进智慧城市创建 通过档案管理体制的创新保障和高带宽的固定网络、无线网络、移动通信网络等网络技术支持，构建身份认证、目录交换等技术平台的体系性建设，确立档案信息系统之间的层次性，促进分布在城市不同角落的海量档案数据的流转、交换、共享，为档案应用提供良好的协同工作环境；在互联互通网络、数据交换与共享基础上，将数字档案馆融入到以政府、市民、企业的互动为核心构建的公共管理与服务平台上，提供整合式的协同服务。 基于智慧城市理念的数字档案馆应该具有成熟的“信息——知识——智能”转换机制和决策能力，可以实时自动收集和存储智慧城市运行中产生的巨量的结构化、半结构化和非结构化的档案数据，并对这些档案数据和已经充分数字化的传统档案信息资源进行快速、深入的分析和处理，为政府、企业、社会团体和个人提供更简捷、高效、灵活的决策支持和档案利用服务，使档案信息和知识充分融入到智慧城市运行所依赖的信息流中，从而进一步推进智慧城市建设。 综上所述，智慧城市的建设对数字档案馆来说既是机遇也是挑战，如何抓住机遇和迎接挑战？建设基于智慧城市理念的数字档案馆是正确的选择。总而言之，基于智慧城市理念夯实与完善数字档案建设，进行海量的数字档案资源建设，通过平台大融合将数字档案服务延伸到智慧城市建设的各个环节，必将更好地推进智慧城市建设。 作者单位：鹿城区档案局 |
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