开工必备！Word学得好，案子结得早（2.0版）

作者 | 赖斐然；陈骁萌

来源 | 智合法律新媒体

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■ 本文系作者个人观点，不代表智合立场

批量发送律师函、限制机密文档的编辑……每一条都实用得要飞起来了！

上一期的《Word用得好，每天下班早》受到了各位小伙伴的欢迎。在猴年里，各位律师还可以学多几招，像康康一样“猴赛雷”！

     功能篇 

• 设置自动保存时间
  

磨刀不误砍柴工，在首次使用Word之前，记得修改Word自动保存时间！

Word崩溃后的自动恢复功能，救了不少人的心血，但恢复的时候，常常会发现自己刚刚写的一大段文字都没了。这是因为Word默认的自动保存时间间隔为10分钟，如果你平时打字速度比较快，又常常忘了按“保存”按钮，不妨将Word自动保存时间间隔设置为5分钟或者3分钟。

文件-选项-保存

除了设置自动保存时间外，不要忘了用小编上次推荐的云备份功能，万无一失。

• 导航栏快速调整标题顺序

上一期小编跟大家介绍了大纲级别和大纲视图的功能，结合导航栏，还可以让你的起诉状或者答辩状写作过程如虎添翼。写这类法律文书，律师往往会在“事实与理由”部分花不少时间来调整顺序。如果你还在用“复制/剪切＋粘贴”来调整的话，就太慢了。

在“视图”选项卡中，选中“导航窗格”，一个导航栏就出现在文档左边。在导航栏里面，按住标题进行拖动，就可以快速调整各标题的顺序，标题下的正文也会随之一起移动。（注：苹果Mac版Word暂时无法使用此功能）

• 限制文档编辑与水印

如果你是律师，或者曾经收到过律师的邮件，往往会对邮件签名的“本邮件可能包含有保密信息，受法律保护…”不陌生。但如果要真的保密，一个简单的签名是显然不够的。幸好，Word为我们提供了一系列保护文档的功能。

在“文件”-“保护文档”下，律师可以对文档设置多种保护。

除了限制编辑以外，为了保护律所的知识产权，律师也可以在文档上加上水印。加水印比较适用于一些内部的培训材料。加水印的方法非常简单，水印可以是律所Logo的图片，也可以是单纯的文字。

在“设计”选项卡下，找到水印。

• Ctrl选中多段文字

有时候我们需要批量修改或者删除文字，除了一个一个选中外，还可以试试按住Ctrl（Command）来选中多段文字，进行批量操作。

但小编需要提醒的是，批量修改虽然最后感觉很爽，但千万不要一次性选中太多，不然一下手滑松手了，选的全部都没了，又要重新来过，感觉很酸爽。

• 批量发律师函

当案件有多个当事人的时候，我们可能需要向他们发出律师函等法律文书，内容常常是一样的，但函件的收件人名称需要逐一修改。手工修改？No！面对几十个甚至几百个当事人，手工修改需要耗费大量时间精力，这时候，Word的邮件合并功能就派上用场了。

在开始之前，我们需要的有两份材料，一份是记录有客户信息（姓名、邮箱等）的Excel表，和一份律师函模板。

制作好Excel表和律师函模板后，我们转到Word的“邮件”选项卡，选择“开始邮件合并”－“电子邮件”，然后点击“选择收件人”－“使用现有列表”，选中我们做好的Excel表。

现在，我们可以针对邮件需要个别修改的部分插入信息，如“尊敬的”后面需要插入姓名，点击“插入合并域”，选择“姓名”；其他信息，也是同样的操作。然后可以按“预览结果”，检查内容。

搞定后，按“完成并合并”-“发送电子邮件”。

细心的读者可能发现了，除了发送电子邮件外，还有打印文档的选项。这个功能，可以用来打印纸质版的，给不同收件人的函件、贺卡等文件。

这个功能，律师必备！

    格式篇  

• 用标尺快速调整页边距和段首空格
  

有时候想打印一些法条或者法律文书来看，但不管字体调再小，A4纸打印出来，都还是会有不少空白的边缘剩余。利用标尺功能，可以随意调节页边距和每段段首的空格。如果你想更精细的调整，可以按住alt键拖动标尺

• 让自动编号更听话 

写法律文件的时候，会经常对条目进行类似于“一、（1）、（一）”之类的编号，但是Word中默认的自动编号总是会出现格式或者类型问题。比如典型的就是编号会多一个空格，让人简直不能忍！这里教大家简单调节，可以让它更听话。

解决样式问题：

解决空格问题：

• 字母大小写随心换

在写涉及英文的法律文书，有时候需要全部大写标题，有时候需要首字母大写。大写锁定或者Shift都可以解决问题，但是其实Word已经内置了更加便利的大小写转换功能。

选中要变换的字母后，有两种方式可以变换，第一种是按键盘快捷键“Shift+F3”，第二种是按“开始”选项卡的大小写变换按钮。

• 行号

如果大家看过国外法院的判决书，常常会被洋洋洒洒数万字弄得晕头转向。后人引用的时候，就算知道第几页，也要仔细翻查，但结合“行号”，就可以快速定位相关判决内容，做到User-friendly。律师在出具特别长的法律文书时，可以考虑加入行号，便于客户阅读和定位。

在“页面布局”选项卡下，找到“行号”。

选择“连续”后，效果如下：

是不是有点密集恐惧症？我们可以在上面的“行编号设置”，将编号间隔设置为5，这样看上去就舒服多了。

设置好了，文档逼格马上提升。

• 自定义快捷键

高手都会用快捷键，以替代部分重复操作，而在进行排版的时候，可能要重复进行某个功能操作。例如，我需要把反复选则一些文字标黄，但是文字颜色这个功能是没有快捷键的，因此可以自定义快捷键。

根据顶部的工具排序，按键盘 Alt+对应数字即可。例如这里，调节文字颜色功能排在第四个，那么按Alt+4就可以了。

在新一年里，除了Word以外，你还想学会什么技能呢？不妨留言告诉小编！