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如何成为一名高端人士|【经纬低调出品】

2016-02-18  能率的图...

我们这么一个公号发这么一个标题也是怪怪的。但对于恨不得一天能有四十八小时的创业者们来说,好的时间管理方法无疑是“久旱逢甘霖,他乡遇故知,创业者找到好VC。” 对于想要实现成功的人来说,光努力是不够的,更重要的是快速学习和把握方法论的能力。而时间,对于任何的人来说都是最重要的,毕竟把时间花在哪里,是个很重要的问题。


我们奉上以下几种时间管理方法,供君按需取用。


1


戴维·艾伦GTD时间管理法--记录时间,掌握自己


GTD为“Getting Things Done”的缩写,由美国知名人力效率顾问David Allen提出。这一令人通体舒畅的老牌时间管理方法,让你能够有效进行一整天的时间分配,固定的五个环节帮助你将一团乱麻的生活梳理的“有型有款”。


核心原则


【搜集】Capture


找出一切你需要关注的工作事项(Collect what has your attention),用手边的笔记本、手机app、录音笔都可以,将所有工作事项记录下来。琐碎的,重要的,私人的,公司的都包括在内。


【明确】Clarify


划分各项事务重要性(Processwhat it means),将所有事项列出之后,问自己这个问题:


“这件事要立马付诸实践吗?”


答案若是否定的,果断弃之,酝酿思绪,列入非紧急事件,延后处理。当然,如果答案是肯定的,就立刻执行。


【整理】Organize


分门别类,将工作逐个击破(Putit where it belongs),首先要将各项工作进行种类划分,可分为以下7类:


两分钟内

马上处理,比如转发邮件给同事这类工作。


 等待事项

吩咐他人办理的事务,要有清单随时追踪交办事项的进度。


 日程

用手机、电脑的日历或者台历,设置固定日期要进行的活动,比如婚礼、约会、某些会议时间等。


单步事项

这类事项无法快速完成,也不能进行授权,一定需要你在特定时间内进行,而且要尽可能高效快速,这类事件都可称为“单步事项”。


 多步事项

任务完成进度不能视你一人而定,需要分散在多人、多处、多时间、多地点的事项可以归为这一类。


 未来/某一天事项

脑子灵光乍现的点子,未来才要实现的计划等等。


 参考资料

建立一个收藏你所有需要参考资料的档案系统,可以搜寻,配有备份,方便需要时进行快速的查找。


【回顾】Reflect


将清单列出之后,反复进行确认,确保任务实行的步骤事件之后,进行回顾。每周结束之后,做一次周结,帮助自己提升工作效率,明确工作目标。


【执行】Engage


最终就请自信满满地执行你的计划,去做在GTD里设定好的任务,然后冷静处理GTD系统里没有出现的突发状况,然后进一步整理你下一步要做的事情。


这类事件管理方法之所以“横行”多年,主要是它能够让你专心致志地投入一件事情,不用在完成一个任务的时候费心其他琐事。久而久之,养成随时检查事件清单的习惯,然后在空闲时候,找找“未来事项”,告诉你不要做GTD系统之外的事情,令你的生活更加有条不紊。


2


Pomodoro番茄工作法---你一天内能有几个番茄?

    

相比GTD时间管理方法,番茄工作法更加面向时下的年轻人,更为微观细致。以25分钟为一个番茄时间,每段番茄时间结束之后让自己休息5分钟,喝喝茶,上上洗手间,然后继续进行下一个番茄时间。


选择番茄工作法的原因


【与时间为伴】Work With Time—Not AgainstIt


对于很多人来说,时间就想敌人一样,每天都在同你的钟表打仗。不断迫近的工作和Deadline都令人措手不及,但这一管理法让你同时间做朋友,从紧张的情绪中摆脱出来。


【没有过劳崩坏,就没有伤害】Eliminate Burnout


最为重要的是,番茄工作法能够让“火烧眉毛”的焦灼感离你而去。如果能够严格按照这一方法安排时间,过劳工作基本是不可能的。


【生活琐事,权衡处理】Manage Distractions


不管是一个电话,一个社交网站的留言或者你突然意识到车要加油了,每天都有无数的生活琐事萦绕在脑海之中。番茄工作法能够有效将这些事项按照优先级分类排序,其实这些事都不着急做。


【工作生活,更好平衡】Create a Better Work/LifeBalance


许多人都深受“拖延症”所害,如果我们一天效能不高,那么即使下了班我们也没办法放松。


 “番茄工作法”—六步征服杂乱


【确定工作任务】


大事、小事或者是你已经拖了几百年都没开始做的事情,这都没有关系,确定哪些事情现在最需要你心无旁骛地完成,这是重要的第一步。


【设置番茄闹钟】


设定一个25分钟的闹钟,下定决心:“这项工作我要花25分钟完成,不能终止。我可以的,不也就是25分钟么?”


【闹钟结束前专心工作】


在接下来25分钟内,两耳不闻窗外事,专心工作。如果你突然意识到有什么事需要处理,先写到一旁的纸上。


【闹钟响起,做好标记】


恭喜你,你已经完成了一个番茄时间!


【小憩一下】


简单休息一下,深呼吸、闭上眼睛冥想或者起身拿杯咖啡,出去散散步,任何放松的事情都可以,舒缓大脑的疲劳。


【四个番茄时间后,休息个“大”的】


坚持四个番茄时间的工作之后,进行20分钟的放松,你的大脑可以利用这段时间处理新的信息,并且更好的整合你在接下来的工作阶段将如何分配你的时间。


3


四象限时间管理法--明确事件轻重缓急


美国著名学者科维(Stephen RichardsCovey)所提出著名的“时间四象限管理法”(Four Quadrants for Time Management)能够帮助我们确认一天中任务的重要及紧急程度,帮我们在琐事缠身的时候,保持一个清醒的头脑。

   

定义


【重要事项】IMPORTANT


对你个人成就有帮助,对你设定的目标有推动作用(私事公事不限)


【紧急事项】URGENT


需要立刻解决且往往他人所需完成的事项有关。


象限示例



第一象限


重要且紧急(危机、紧急时间、受截止时间驱动的工作)


如难缠的客户,重大项目的谈判甚至是住院开刀等等。这一项目其实是由第二象限“重要不紧急”转变而来,也是大多数管理者们深陷的泥潭。


第二象限


重要不紧急(预防措施及能力提升、人际关系经营、发现新机遇、计划和消遣)


这类事件紧迫性低,主要同生活品质有关。比如职业的长期规划,问题发觉与预防,参加培训,同上司交流工作经验。如果你发现你这一象限的事情荒废颇多的话,那么就要好好考虑是不是大部分这一象限中的事件都进入了第一象限,从而导致你对于即将到来的工作“应接不暇”。


第三象限


紧急但不重要(电话、邮件、报告、会议、突发状况、日常活动)


许多人认为紧急的事情都是重要的,但是有些事情,比如当下要接起一个无所谓的电话,附和同事的一两句话,这些事情都会占据你的宝贵时间。


第四象限


不紧急且不重要(琐事、一些不重要的邮件和电话粥、打发时间、没事找事)


这些事情就是你生活中最后需要处理的事情,基本属于浪费生命,比如反复阅读没有营养的小说、毫无内容的电视节目、发呆、闲聊,饱食终日无所事事的时间,都属于这一象限。


将所有时间进行性质划分之后,各个击破,这一时间管理方法其实是在向你传递另外一种生活价值观:“多多投资第二象限。”有的时候,你会被紧急事件杀得措手不及,但其实最值得你长期注意的应当是第二象限中的事情,为未来进行长远的打算。


除了以上几种行之有效的时间管理方法之外,我们也搜集了这些颜值颇高,CP值也感人的时间管理APP。


Toggl


任务开始时设置时钟,结束之后按停。一天下来,能够向你清晰展示你的时间分配。想要进行优秀的时间管理,首先,你得知道它们都花在哪了。


Any.do


界面简洁,功能强大,设置提醒事项,待办事项、添加贴士等等,支持多平台分享。并且在每个事项设置中都可以添加视频、音频、照片、Dropbox文件作为附件。


TickTick


在所有的终端平台上都能随时同步工作任务、清单等等,当然除了这个之外,TickTick整合Gmail,发送邮件即可创建新的工作事项,也可同团队分享自己的工作清单。TickTick可创建任务列表,复杂任务也可以拆分完成。


RescueTime


设置工作目标,完成工作任务,RescueTime还能够每天记录你在社交网站、刷手机中花了多少的时间,甚至可以屏蔽无聊网站,针对工作中的重大事件进行标注,让你的进步和退步都变得清晰可见。


Timesheet


Timesheet能够随时开始进行工作,灵活的时间设置也能让你随时叫停。非常适合思维灵活度较高,工作随意性较强的人群,同时,它也可以生成你工作时间分配的各类图表,让你对自己的时间分配了然于胸。


当然,工作之余,不少人也是“低头手娱”一族,刷手机几乎成为了生活中的一部分。如果你在智能手机上浪费太多时间,可以尝试Moment这一类的软件,记录你每天在玩手机上花的时间还能随时设置提醒。当然,如果还是无法告别手机,你也可以下载Forest,每次任务开始的时候都会有一棵小树苗,如果你在任务结束之前滑手机,小树就会死在你面前。若是成功了,小树就会变成参天大树,你还能拥有自己的森林。这样是不是能够帮助你告别手机,提高效率了呢?


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