高职院校信息化管理系统建设与应用的思考

话题：教育学习

【摘要】随着高职院校信息化不断发展,资源的共享和利用被日益重视起来。在分析了当前高职院校信息化管理系统的现状及存在问题,结合《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》功能与性质特点的基础上,提出参考数据采集平台进行信息化建设的思路,实现在统一平台上对高职院校资源进行管理。
【关键词】高职院校;信息化管理系统;数据采集平台
随着高职院校信息化建设的深入开展,数字化校园的硬件设施建设已日趋完善,并已建立起了不同功能的管理系统,极大地提升了教学质量、办公效率和管理水平。但在建立了这些信息化管理系统的同时,也暴露出不少的问题。
高职院校信息化管理系统的现状及存在问题
1.高职院校信息化管理系统的现状
不同层次的高职院校,由于起步时间、投入经费和技术等方面的差别,在信息化管理系统的构建上存在很大差异,不同学校的教务管理或人事管理系统大多都是不相同的。
同一层次的高职院校,都建立起了以满足教学和管理需要的平台或系统,但由于这些系统建立的标准或技术是各不相同的,各应用系统间不能互联互通,因此部门间的信息不能共享、流通和访问。另外,纷繁复杂的信息化管理系统对于一些数据可能会出现重复统计,或统计口径不一,造成学校领导无法把握这些数据的来源和准确性。由此可见,各高职院校在构建信息化管理系统实现部门资源共享的同时,却在一定程度上造成了学校内部间的一个个“信息孤岛”,没有实现全校信息资源的共享。
2.高职院校信息化管理系统建设存在的问题
(1)地方教育主管部门缺乏对信息化建设的统一指导
由于地方教育主管部门没有给各高职院校提供信息化建设的标准,因此各高职院校在建设管理系统时,都会根据自身的实际情况,自行开发或选择市场的软件。因此,在制作方法和技术手段、管理平台的功能、对资源数据标准的支持等方面都没有形成一个共同的标准。缺乏一套全国统一的教育信息化标准是导致目前校际间信息系统彼此不兼容,信息孤岛严重的客观原因。
(2)各高职院校缺乏对信息化建设的长期规划
各高职院校对信息化建设没有制定一个详细的长期规划,各部门对于本部门所需要使用的管理系统分别进行建设,学校的教育技术中心或信息中心一般也无法承担这么艰巨的任务,所以各部门的信息系统也大多都是购买市场上现成的。但购买的系统一般都缺乏后续强有力的技术支持,开发商也不会对其进行长期的维护,更不可能对学校提出的新需求进行不断更新和完善软件。这就导致了各部门的资源不能互通和共享,学校对信息管理系统进行了不必要的重复投资,信息管理系统运行效率日益降低。
建立统一的高职院校信息管理系统的重要性和意义
统一的信息管理系统,应包含有教学服务功能、科研服务功能、管理服务功能,包括办公自动化,教务、学生、人事、财务、设备等等各种管理子系统,各个系统不是孤立的,对信息有着共享的要求。首先,建立高职院校统一的信息管理系统,在一个系统里就能全方位的了解学校的信息,有利于领导对学校数据的总体把握和宏观决策,实现了对学校资源的统一管理,使信息资源的使用不再局限于各个系统或部门自身,也减少了低水平的重复建设。其次,统一的信息管理系统,在实现数据共享的同时,方便了各系领导了解其他系的发展和建设情况,通过数据对比,发现本系发展存在的问题,及时整改,促进学校快速稳步发展。
数据采集平台的设计与功能模块
高职评估新方案自开始实施起,要求所有独立设置的高职院校每学年须按要求填报《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》(以下简称“数据采集平台”)。数据采集平台从九个大项,36个子表格对学校全方位的信息进行采集,落实和体现了《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》(教高[2006]16号)文件的精神。同时,这是高职院校实现科学管理、规范管理和信息化管理的重要手段,也是教育行政部门、社会各方面了解高职院校人才培养工作状态的重要途径。
现行的数据采集平台分单机版和网络版两种。单机版由上海行健职业学院开发,采用了Excel文件和VBA技术,具有统计汇总、管理监控和分析开发功能。教育部要求各高职院校上报时采用此单机版上报,但单机版在采集数据时不能实现各部门信息的及时共享。而网络版则是由广东清远职业技术学院自行开发的校内B/S版,旨在为高职院校的人才培养状态数据采集、管理、分析提供友好的平台(以下所说的数据采集平台均为网络版),对某项新产生的数据能及时更新,实现动态化管理。
数据采集平台分为基本信息、院校领导等(如图1所示)九大项内容,在填完这九大项内容后,通过“状态数据汇总”按钮,实现对学校的生均数、师资队伍情况、专业建设情况、办学经费情况、招生与就业情况数据的统计汇总。
数据采集平台操作流程如下:第一,各高职院校安排一个专门负责数据采集平台填报部门,填报部门首先要确定全校教师的身份,把全院教师的教工号、姓名、教师类别、所属教研室等汇总在一张电子表格里,将其导入数据库完成数据采集平台的教师信息初始化;第二,进入数据采集平台将所有老师的权限进行设定,设定不同身份的老师填写和浏览不同表格;第三,全院教师根据自己的教工号和密码进入数据采集平台,填写相应表格;第四,各职能部门、系部领导和教研室主任对表格进行初步审核;第五,填报部门对数据采集平台所有数据进行统一审核;第六,学院领导对数据进行最后审核把关;最后,填报部门把网络版数据导出,再导入单机版数据采集平台里上报。
数据采集平台的应用与功能
1.数据采集平台可实现学校内部各部门资源共享
数据采集平台涉及了高职院校的教学、人事、后勤等各方面的数据。各职能部门都会安排一个专门填报数据的信息采集员,对本部门的数据进行采集填报。各信息采集员和教师通过填报相关信息,实现了学校内部资源在数据采集平台上共享,每个部门的信息资源都成为了全校的公共信息资源,易于全校资源的流通和汇总。
2.数据采集平台可实现校际的资源共享
数据采集平台是高职院校人才培养工作评估新方案的重要组成部分,按评估新方案的要求,数据采集平台必须在专家组进校前30天在校园网上对社会公布,教育部和其他高职院校可从网上迅速了解该高职院校的即时情况。同时,由于数据采集平台给各高职院校提供了统一的统计口径和标准,所以数据的可参考性和可对比性都大大增强,因此,通过网络实现了各校际资源共享与交流。
3.数据采集平台可实现不同权限的人浏览不同的信息
初始化教师的教工号和密码后,再进入数据采集平台的后台管理系统,对不同类型的老师所属的权限进行设置,使其所填写和浏览表格不一样。比如:专任教师就只能填写“师资队伍”表格里的6.1“校内专任教师基本情况”、“校内专任教师授课情况”、“校内专任教师其他情况”三个表格;人事处处长如果是校内兼课人员,可填写“师资队伍”表格里的6.2的“校内兼课人员基本情况”、“校内兼课人员授课情况”、“校内兼课人员其他情况”三个表格,并可浏览师资队伍的所有信息,学院领导可浏览学院的全部信息。通过对不同类型的教师权限的设置,实现了不同职能的老师浏览不同的信息,各取所需,易于维护与管理。
4.数据采集平台提供强有力的数字化分析工具

数据采集平台对每个表格都具有汇总功能,并在10“状态数据汇总”一栏里,通过点击状态数据汇总按钮,就会对学校的生均数、师资队伍情况、专业建设情况、办学经费情况、招生与就业情况的一些关键数据进行统计和计算,提供了强有力的数字分析功能。通过对学校的各方面信息进行汇总和统计,使领导能直接而便捷地从数据采集平台中获取学校的主要信息和总体情况,为学校领导的决策提供强大的数据支撑,从而保证决策的科学性和及时性。
数据采集平台对高职院校信息化管理系统建设的启示
1.转变管理思路,建立统一的高职院校管理系统
数据采集平台是根据《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》(教发[2004]2号)等三个文件进行设计的,涵盖了反映学校人才培养工作质量的主要信息。数据采集平台的建设,给各高职院校的信息管理系统提供了新思路和参考,建立统一的信息管理系统将有利于促进高职院校信息资源的整合,使信息资源自发的在各个部门间进行流动,在改变了传统的学校行政管理模式的同时,也将学校的信息化建设和管理模式推向了一个新的高度。
2.及时更新学校数据,实现动态化管理
数据采集平台汇聚了学校的办学条件、师资队伍情况、专业建设情况、教学管理情况、经费使用情况等各方面的数据,从平台就能反映了学校的现状。这要求学校一年365天、一天24小时发生的事件、产生的数据都要及时的输进平台,方便了学院领导和部门领导了解学校当前的信息,及时发现问题,找准问题所在点和差距,进行改进。因此,各高职院校对所发生的数据要及时进行更新,真正做到动态化管理。
参考文献:
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[2]叶汝军,贾新民,谢一风.浅谈高校信息资源整合[J].中国教育信息化,2009(05)
[3]宋海振,冯一龙.高校信息管理系统的构建分析[J].科技创新导报,2007(05)

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