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以创建学生成绩分数条为例来介绍Word邮件合并功能的方法

2016-03-15  见水还是水

邮件合并指的是在邮件文档(即主文档)的固定内容中合并与发送信息相关的一组通信资料(即所谓的数据源),从而批量生成需要的邮件文档。邮件合并的功能除了能够批量处理信函和信封这些与邮件有关的文档之外,还可以用来快捷地批量制作标签、工资条和成绩单等。在批量生成多个具有类似性能的文档时,邮件合并功能能够大大提高工作效率。下面以创建学生成绩分数条为例来介绍Word邮件合并功能的使用方法。

1、启动Excel 2013,在Excel中创建并保存数据表,如图1所示。

Word邮件合并功能的方法

图1 创建数据表

2、创建一个空白Word文档,在“页面布局”选项卡中单击“纸张大小”按钮,在打开的下拉列表框中选择“其他页面大小”选项,如图2所示。打开“页面设置”对话框,设置页面的“宽度”和“高度”值,如图3所示。

Word邮件合并功能的方法

图2 选择“其他页面大小”选项

Word邮件合并功能的方法

图3 设置“宽度”和“高度”值

3、完成设置后单击“确定”按钮关闭“页面设置”对话框,然后在文档中创建标题和表格,如图4所示。

Word邮件合并功能的方法

图4 创建标题和表格

4、在功能区中打开“邮件”选项卡,单击“开始合并邮件”组中的“开始邮件合并”按钮,在打开的下拉列表中选择“信函”选项,如图5所示。

Word邮件合并功能的方法

图5 选择“信函”选项

5、在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮,在打开的下拉列表中选择“使用现有列表”选项,如图6所示。在打开的“选取数据源”对话框中选择作为数据源的文件,这使用前面保存的Excel文档,如图7所示。

Word邮件合并功能的方法

图6 选择“使用现有列表”选项

Word邮件合并功能的方法

图7 选择Excel文档

6、单击“打开”按钮关闭对话框后,Word给出“选择表格”对话框,选择文档中的工作表后单击“确定”按钮关闭对话框,如图8所示。

Word邮件合并功能的方法

图8 选择工作表

7、在文档中单击将插入点光标放置到文字“姓名”的后面,再单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮上的下三角按钮。在打开的下拉列表中选择“姓名”选项,如图9所示。此时插入点光标处插入了一个域,如图10所示。

Word邮件合并功能的方法

图9 选择“姓名”选项

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图10 插入域

8、将插入点光标放置到表格的单元格中,单击“插入合并域”按钮打开“插入合并域”对话框,在“域”列表框中选择需要插入的域,如图11所示。然后单击“插入”按钮即可将其插入到单元格中。

Word邮件合并功能的方法

图11 在表格中插入域

9、在“邮件”选项卡的“预览结果”组中单击“预览结果”按钮,按钮预览插入域后的效果,如图12所示。然后单击“完成”组中的“完成并合并”按钮,在打开的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项,如图13所示。

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图12 单击“预览结果”按钮

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图13 选择“编辑单个文档”选项

10、打开“合并到新文档”对话框,选择“全部”单选按钮后单击“确定”按钮关闭对话框,如图14所示。此时,Word将创建一个新文档,新文档将按照所选工作表中的人名和分数信息分页填写有关内容,如图15所示。

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图14 “合并到新文档”对话框

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图15 在新文档中创建分数条

本文已经收录至:《Office 2013应用技巧实例大全》 - Word2013应用篇

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