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创建主文档和数据源
使用Word提供的邮件合并功能可以很轻松的制作工资条、通知书、邀请函、明信片、准考证、毕业证书这类文档,一般做法是用文档做一个模板,将不同的内容放表格里,建立起表格与文档之间的关联帮助我们快速完成工作。 1 创建主文档和数据源 创建录用通知书模板做主文档。 Excel制作数据源,一个录用人员信息的数据源,包含了姓名、性别、年龄、学历、成绩等五个字段。 2 选择邮件合并类型 Word的邮件合并还有信函、电子邮件、信封、标签、目录等其它合并方式。录用通知书此类文档应使用【普通Word文档】方式进行邮件合并,Word会将数据源中的每条记录分别合并到文档中。 3 选择收件人 单击【选择收件人】-【使用现有列表】-【选取数据源】。 选择好数据源文件后,单击【打开】按钮。 邮件合并功能支持excel、文本文件、word文档,access数据库等类型的数据源。弹出【选择窗格】对话框,选择相应工作表后,单击【确定】按钮。 通过【使用现有列表】,可以快速导入提前准备好的数据源,在弹出的【选取数据源】对话框中,浏览找到数据源保存的位置。 tips:我们复制数据源保存的路径,然后将复制的路径粘贴到选取数据源对话框当中,即可一步就定位到数据源保存的文件夹。 4 编辑数据源 如果我们没有准备好数据源,单击【选择收件人】-【键入新列表】,可直接添加,新建条目,删除条目,自定义列等等,还可以对数据源进行筛选排序等等。 5 添加合并域 通过【插入合并域】命令,可以将数据源中的字段添加到文档中 。word的合并域,是以字段名加一个特殊的书名号来显示的,当鼠标定位到合并域上时,它会以灰色底纹形式显示。 6 预览并完成邮件合并 单击【预览结果】,可以显示邮件合并后的实际效果,切换查看记录的变化结果,确认无误以后,完成合并就可以直接打印文档。 单击【完成并合并】-【编辑单个文档】,弹出【合并到新文档】对话框,单击【确定】按钮后,Word就会生成一个新的文档,并用“信函N”(N为阿拉伯数字)命名。在【合并到新文档】对话框中,还可以选择指定一个合并记录的范围。 7 邮件合并案例展示 工资条 01 信封 档案盒标签 工作证 带照片的准考证 |
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