邮件合并 邮件合并 一种可以批量处理的功能 邮件合并:是Office Word软件中一种可以批量处理的功能。在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去。[1] 基本信息
应用领域 1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。 3、批量打印请柬:同上2。 4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。 5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。 6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。 7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。 8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。 总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来! 操作步骤 2003 Microsoft Office邮件合并的操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel为例。 下图是一个Excel工作表文件'DataSource',里面有一个工作簿'录取通知书',工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。 下图是一个模板文件'Template',就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。 第三步:邮件合并 打开模板文件template.doc,从'工具'菜单中依次选择'信函和邮件'>>'显示邮件合并工具栏',完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。 下面,step by step,follow me: 1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上'打开数据源'的按钮(图三中第二个),选择'DataSource.xls'文件,单击打开,然后会再弹出一个'选择表格'的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿'录取通知书',直接点击确定,完成数据源设置。如图四。 2.插入数据域 这里,我以插入新生姓名为例。 2.a将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头'同学:'之前) 2.b点击邮件合并工具栏上'插入域'的按钮(图三中黄色圆圈),在弹出的窗口中选择'姓名',然后单击'插入',如图五: 2.c单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口) 邮件合并图四 3.查看合并数据 单击邮件合并工具栏上'查看合并数据'的按钮(图三中'插入Word域'右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。 第四步:完成合并 到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择'合并到新文档'(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择'合并到打印机'(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。 下面是合并到新文档之后,新文档的效果图: 两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。 邮件合并 2007 office2007图一 office2007图三 office2007图四 鉴于使用office2007的用户也不少,下面将介绍在2007版中邮件合并操作方法。 1、打开word模板,依然是录取通知书,找到邮件选项卡,按图一所示方法打开邮件合并向导。 2、如图二所示,选择当前文档格式为信函(根据实际需要选择),点击下一步,如图三所示,选择“使用当前模板”,点击下一步,如图四所示,选择第一项“使用现有列表”,再点击下面的“浏览”选取对应的数据源(我在操作的时候,数据源选取excel2007的文件,word提示“无法打开数据源”,如果用户出现这种情况,建议把07的excel转换为03的再打开)。 office2007图五 office2007图六 将光标放在“同学”前面,点击“插入合并域”下拉菜单(图一中红色矩形框),选择“姓名”,完成这个域的插入,按同样方法继续插入其他域,完成这个步骤。 office2007图七 2010 下面以在Word2010中使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例,操作步骤如下所述: 第1步,打开Word2010文档窗口,切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮,并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。 第2步,打开“邮件合并”任务窗格,在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框,并单击“下一步:正在启动文档”超链接。 第3步,在打开的“选择开始文档”向导页中,选中“使用当前文档”单选框,并单击“下一步:选取收件人”超链接。 第4步,打开“选择收件人”向导页,选中“从Outlook联系人中选择”单选框,并单击“选择'联系人’文件夹”超链接。 第5步,在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件,然后单击“确定”按钮。 第6步,打开“选择联系人”对话框,选中要导入的联系人文件夹,单击“确定”按钮。 第7步,在打开的“邮件合并收件人”对话框中,可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人,直接单击“确定”按钮。 第8步,返回Word2010文档窗口,在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步:撰写信函”超链接。 第9步,打开“撰写信函”向导页,将插入点光标定位到Word2010文档顶部,然后根据需要单击“地址块”、“问候语”等超链接,并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击“下一步:预览信函”超链接。 第10步,在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容,单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击“下一步:完成合并”超链接。 第11步,打开“完成合并”向导页,用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函,也可以单击“编辑单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑。 参考资料 [1] 邮件合并 · 邮件合并[引用日期2021-07-23] |
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