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——Word中“邮件合并”的应用
文/章选辉
一、问题的提出
学校里，我们经常会遇到这样的任务：班上的学生成绩已经用电子表格汇集起来了，准备向学生家长印发成绩报告单；学校表彰的名单已经定下来了，准备向学生（或教师）印发奖状；新生入学名单已经确定，准备印发“录取通知书”。
计算机的一些功能总被人遗忘，许多人接到这类任务采用的都是低效率的办法解决，既费时，又费力。例如，总是印好了成绩报告单，再用手写的方法填写姓名、各科成绩；还有的是从电子表格往Word中粘贴学生姓名和各科成绩，然后再打印。
有没有更简单快捷的办法，可以让计算机自动地把学生成绩报告单逐个地打印出来呢？
有！其中最简单实用的，当属Word的“邮件合并”功能。
二、基本的原理
还是以印发成绩报告单为例，我们先看看Word如何实现这个功能。我们把存放学生成绩的电子表格文件称作“数据源”——就是“数据来源”的意思嘛！同样，我们把成绩报告单称作“信函”（前述的奖状、录取通知书都是“信函”）。“邮件合并”就是让“信函”跟“数据源”建立联系，把“数据源”中的数据读取出来显示在“信函”中指定的位置上。（如图1）
图1 邮件合并的基本原理
在数据源里，每一列如“姓名”“语文”“数学”……“总分”称作“字段”，而每一行数据就是一条“记录”。图上显示的就是“张三”这个学生的成绩，就是一条记录。如果我们已经有了数据源（学生成绩登记表），也编辑好了信函（成绩报告单），要进行“邮件合并”，那么我们应该做的事大概就是：
1. 启动“邮件合并”功能（就是告诉电脑，我们要进行邮件合并）；
2. 指定数据源（就是告诉电脑，我们要从哪里获取数据）；
3. 在信函（成绩报告单）里特定的位置指定读取的字段，例如在“您的孩子”后显示“姓名”字段，在表格中“语文”下显示“语文”字段等。
有了这些知识准备，下面的具体操作就很好理解了！
三、具体的操作
（一）事前的准备
当然是要准备好“数据源”和“信函”了。其中“数据源”可来自于电子表格或文本文件、数据库等。强调一点：如果是使用电子表格或文本文件，第一行必须是字段的名称，从第二行开始是具体的数据，就像图1所示的那样。“信函”就是编辑好的文档，如成绩报告单，格式当然是由你自己编辑的啦！
（二）启用“邮件合并”功能。
在Word里点击菜单栏上的“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并…”
此时，窗口右边的任务窗格就出现了“邮件合并”向导。
（三）指定文档及数据源
“邮件合并”向导共有6步，单击任务窗格下方的“下一步”或“上一步”就可进行这6步的操作：
第一步，选择文档类型。既然是成绩报告单，就选“信函”。
第二步：选择开始文档。我们已经打开“成绩报告单”并且是当前正在编辑的文档，就选择“使用当前文档”。
第三步：选择收件人。先选择数据源。由于我们事前已经准备好了数据源（学生成绩登记表），那么就选择“使用现有列表”，点击“浏览…”，在打开的“选取数据源”对话框（图2）中，选择我们的学生成绩登记表。
当我们选中了数据源，Word立即提示选择表格（图3，你要打印的学生成绩在哪张表就选哪张），选择收件人（图4，即要印哪些学生的成绩报告单，如果要全部印发就点“全选”），将我们需要的选上就行了。
图2 选择数据源（选择文件）
图3 选择表格
图4 选择收件人（选择要读取的记录）
到这里，我们已经将数据源和文档（信函）建立了联系。接下来，就要在特定的位置上指定显示的字段了。单击“下一步”进入第四步——
第四步：撰写信函。
先把闪烁光标（插入点）移到要显示数据的地方，如要显示学生姓名的地方。单击任务空格上的“其他项目…”。
在弹出的“插入合并域”对话框中，选择要显示的字段，如“姓名”，单击“插入”。这时，文档上的插入点就会显示“书名号”括起来的字段名称，表示字段的实际内容将在这里显示，这里称作“域”。用同样的方法，在其余的地方插入其他的“域”（图5）。
图5 插入“域”
第五步：预览信函。
到这一步，激动人心的一幕出现了：第一名学生的成绩报告单赫然显示在屏幕上！单击右边任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可显示上一条或下一条记录。瞧，胜利在望啦！
第六步：完成合并。
完成合并有两种方式：一种是让打印机逐条记录打印出来，也就是直接打印出学生的成绩报告单；一种是生成新的文档，文档的内容就是各个学生的成绩报告单。
我们选择第一种方式。点击“打印…”，在弹出的“合并到打印机”对话框中，选择我们要打印的记录。选择完后，点击“确定”，打印机就开始打印我们的成绩报告单了！大功告成了！
这个时候，我们可以套用李炳亭老师的一句话，说：“工作开始了，我们到办公室喝茶”，回过头来再看看我们的工作成果吧！
【后记】
Word中的“邮件合并”并不新鲜，许多Office教材都有介绍。可是，这些教材大多只讲它的操作步骤，并没有说明其原理，也没有说明其广泛的用途，因而，许多人将它遗忘了。于是，平日遇到印发成绩报告单、奖状、录取通知书等总是用本文开头所说的低效率的方法，枉费了许多时间和精力。
不久前，我接到印发奖状的任务。100多张奖状，怎么办？我采用了Word的邮件合并功能。很快地，打印机唱着欢快的歌，噢吔，噢吔！一大叠奖状顷刻打印完毕。
陈希贤副站长告诉我，许多人发奖状都是在奖状的姓名处留空，打印出来，然后再手工填写姓名，很费时。于是就有了这一篇文章，希望能对老师们有所帮助，有所启发。
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