浅谈我馆的图书清点工作

［摘要］本文通过联系工作实践，介绍了图书清点工作的步骤和具体做法，并对结果进行了分析与思考。论述了图书馆图书清点的重要性及意义。
［关键词］图书清点  数据库  图书馆
        二零零三年我馆搬入了我校十三层高的主楼，并在搬入新馆的同时开始建设我馆的图书数据库，逐步走向用计算机管理图书的规范管理。为此图书馆开始了建馆以来规模宏大涉及面广、内容极具专业性的人一项浩大工程——图书清点。
        一、图书清点的重要性
        图书清点是图书收藏管理工作中的一个重要环节。通过清点一：可以准确统计图书入藏、注销和实存的数量，彻底摸清图书馆的图书全面状况；二、可以检查馆藏图书的完整程度，找出图书损失的原因，发现采购、分编、典藏、流通等工作中存在的问题，彻底解决历史遗留的各种数据错误问题，规范图书数据库。三、保证读者成功查找到想要的图书，降低拒借率。结合我馆情况，在实行借阅合一前，进行的图书清点只是数量上的清点。现在可以利用数据库进行较为全面的清点，这样可以全面掌握现有馆藏实际情况如：馆藏地是否正确、图书的状态是否相符、每一本书丢失与否等具体信息。
        二、图书清点的准备工作。
        1.制定清点方案和计划：根据我馆的实际情况，清点小组决定以分类目录为依据、分库、分室、按架对馆内图书进行清点。
        2.确定清点的依据：条形码是每一本书的“身份证号码”，每书一码，每码都有其对应的信息，因此，条形码成为计算机借阅的核心，成为清点图书的最好检索点可作为现代图书清点的依据。
        3.确定最佳清点时间：针对高校图书馆藏书量大、流通量大的特点，我馆将清查时间定在寒假期间。这时读者量小，也不存在新书上架的问题，图书处在一个相对稳定的状态，借走的图书可以从我馆使用的汇文系统中调出。
        4.人员的安排：为了在短时间内更快更好地完成这次清点工作，馆领导成立了由技术信息部、编目部和读者工作部组成了清点小组，并启用未离校的勤工俭学学生，共同完成这次清点。
        5.准备好清点的必要工具：技术信息部的工作人员在需清点的阅览室里加装了八台电脑备用，每台电脑配备有扫码枪和两辆书车。   
        三、图书清点的进行
        1.明确责任，分工负责，统一安排
        根据工作的需要，清点小组确定了两个大组的负责人，他们负责任务分派、质量监控和进度控制。并为每一小组的清点人员分配一个“工号”和“密码”要求按工号进入。从而保证了清点的质量。同时清点小组给每个库室的每一排书架分配一个代码。
        2.清点工作正式展开
        每两人组成的一个小组，一人负责图书的下架和上架。另一人负责把条形码扫入电脑中以书架为编号设置的文档中。负责扫码的人员还要注意在扫码的过程中不能将书车上摆放的书顺序弄乱。这样就方便了图书按原有顺序上架。
        3.条形码采集过程中存在的问题及解决方法。
        在采集条形码的过程中会遇到无条形码或有的条码已磨损严重采集不上的情况，对于这部分图书要单独放置并归集到一起送至编目部进行更换条码，而对于过于破损的书籍可留出来统一送交采编进行剔旧处理。
        四、清点数据的统计及处理
        1.清点数据的统计及发现的问题
        当每一库室的条形码采集完毕时，经过对比发现存在以下情况：（1）数据库中显示应在馆而扫码的文档中没有。(2)扫码文档中有条形码而数据库中没有其数据。
        2.问题的解决：针对第一种情况，清点小组决定将这些未扫到而应在馆的图书打出清单，再安排人员按清单所列在各库室中对每一本未清点到的图书重新查找。针对第二种情况：由于在数据采集时并不知哪一册书在数据库中无数据。要对这部分书进行数据补录，只能根据采集数据时的原始记录确定该册书在哪一书架中，再进行查找。   
        3.对数据统计结果的分析
        （1）数据库存在问题的分析：通过这次图书清点，我们发现了数据库中存在许多问题：即有图书馆的工作人员也有学生，各人的工作能力、责任心有很大差别。
        （2）对丢失图书的分析：一是读者窃书。二是正常丢失。如读者丢失并已赔偿的图书没有进行处理。还有一种情况不容忽视，即部分图书被读者借出后长期不还，有的读者已离开我校，有的已经亡故。
        五、清点工作总结
        通过这次图书清点，对过去因各种原因已经丢失的图书进行了统计并打印出详细的记录，汇文系统对这些图书进行了丢失处理。而针对无数据记录的图书， 由于时间人力有限，我们只对一小部分图书进行了数据补录，使其能正常流通。对馆藏地点错误的数据进行了更正。而在清点的同时，对全部馆藏进行了整理。对一些留藏、或遗落的图书进行了清理。这些长期遗留问题的解决，使我馆的图书数据更贴近藏书的实际情况。清点工作虽然取得了喜人的成绩，但这次清点还是存在一些不足：如无数据记录的图书没能全部进行数据补录。日常管理中发现的同书异号、同号异书的情况及部分图书数据存在错乱现象，在清点的过程中没能继续改正。这将是我们下一次清点工作的源动力，是下次清点工作须解决的一个难题。
        六、对今后工作的建议：
        1.加强对学生的教育工作，尽量减少窃书现象。
        2.加强图书数据的管理、完善图书数据库
        3.图书清点工作的重要性及对今后清点工作的建议
        清点工作是馆藏建设的重要组成部分。应作为一项长期的、有计划、有步骤统筹安排的基础工作。需调动各部门的积极性，相互协作、相互配合。相信有了这一次图书清点工作的经验，我们下一次的清点工作会取得更好的成绩。
参考文献：
［1］ 林小群  图书馆图书清点工作实践探讨。 当代图书馆   2006 .6.
［2］ 张泽芬  图书馆的图书清点方法。科技情报与开发   2007.3.
［3］ 王慧芳  馆藏图书清点的方法与步骤  农业图书情报学刊  2005. 10.