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函数是Excel自带的一些已经定义好的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。 函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的。例如，使用在“B1”中定义公式“=（B2+B3+B4+B5）”与使用函数的公式“=SUM(B2:B5)”，其作用是相同的。 使用函数不仅可以减少输入的工作量，节省时间，提高效率，而且可以减少输入时出错的概率。 一个典型的函数一般包括4个基本构件：
在公式中加入函数的方法非常简单。最简单的方法是直接在编辑栏中输入函数，不过这样做有时候容易产生输入错误。 %小提示： 对于熟悉的函数，建议用户应该多尝试直接输入函数的操作，这样可以加深对函数，尤其是函数结构的理解。 除了直接输入函数外，Excel还提供了利用“插入函数”对话框输入函数的方法，这种方法可以使用户使用函数和公式的出错率尽量降低。 向公式中加入函数的方法有： 方法1——利用公式编辑栏的|x按钮。 1） 选择需要输入公式的单元格。 2） 单击公式编辑栏左侧的“编辑公式”按钮，如图 1所示。 图1 公式编辑栏的|x按钮 3） Excel将弹出“插入函数”对话框（图 2）。在该对话框中选择需要的函数名，单击“确定”，将弹出如图 3所示的“函数参数”对话框，输入参数后单击“确定”即可完成包含函数的公式输入。 图2 “插入函数”对话框 图3 “函数参数”对话框 方法2——利用功能命令。 点击“公式”选项卡的“插入函数”命令，一样可以打开图 2所示的“插入函数”对话框。 还可以通过“开始”选项卡中“编辑”功能组的“自动求和”下拉框里面的“其他函数…”来打开“插入函数”对话框。 2. 函数的基本结构 所有函数都是由函数名和位于其后的一系列用括号括起来的参数组成，即： 函数名(参数1,参数2…) 因此，一般来说，一个函数由4个基本要素构成： 1） 函数名 函数名代表了该函数具有的功能，例如：SUM(A1:A5)实现将区域A1:A5单元格中的数值加和功能。Max(A1:A5)实现找出A1:A5单元格中的最大数值。 2） 参数 不同类型的函数要求给定不同类型的参数，可以是数字、文本、逻辑值（真或假）、数组或单元格地址等，给定的参数必须能产生有效数值，例如：SUM(A1:A5)要求区域A1:A5存放的是数值数据，LEN(“这句话由几个词汇组成”)要求判断的参数必须是一个文本数据，其结果值为10。 在Excel函数中，一般可以有0～255个参数，有些函数没有参数，如Today()；而绝大多数函数拥有不超过255个的参数。 %小提示： 值得提醒的是，Excel函数的参数个数与数据个数是两码事，比如说SUM(A1:A3,C2)，该函数中有2个参数，但是实际它是对4个数字求和（A1、A2、A3、C2）。 3） 括号 任何一个函数都是用括号把参数括起来的。而且，不管是否有参数，函数的括号是必不可少的。如TODAY()，表示取今天的日期值，该函数没有参数，但是括号必不可少，否则将报错“#NAME?”。 4） 参数分隔符（，） Excel函数的参数之间是用逗号（,）分隔的，且逗号是英文逗号。 3. 函数的分类 在Excel中，函数是按其功能分类的。Excel2010主要的函数类别有：
Excel函数中应用得最多的是前8类函数。
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