财务表格快速翻新，月末效率提升3倍（文后有赠书）

　　财务人员日常编制的表格有两类，一是一次性表格，每次做的内容和格式都不一样，都需要从头设计公式格式，二是可重复利用的表格，格式都一样，但需要定期更新数据。财务人员如果没有一颗偷懒的心，不知道在编制表格时“旧物”利用，每次编制报表都是从头开始设置各个分析表格、公式、图表，那肯定是效率低下，工作看起繁忙，结果却是劳而无功。

　　既然这些工作都是重复性的，表格的内容也基本相同，为什么不直接拿来翻新利用呢？工厂浇注一个产品时，都是先将铁水倒入模型中，绝不会每做一个都去从头制模。要提高工作效率，一定要将日常工作标准化、模板化，从文件夹的设置到表格的格式、公式、图表都设置好，只要文件夹设置合理（文件夹决定表格的路径，从而决定到其他表格的引用公式）、公式的扩展性良好，下月编制同类表格时，只需使用查找替换批量修改，就可一秒钟更新为本月数据。

　　在简单介绍了报表翻新的理念后，下面介绍报表翻新时的一些常用技巧：

1

快速删除表格中手工填列的数据而保留公式

　　在日常工作中，经常要用到以前设计好的表格，需要删除手工录入的数据，而保留原公式，如图2－33所示，需手工删除C列、D列、E列以及G列中手工录入的数据，如果手工选定一个个删除，效率不高且容易出错。我们可以使用数据选择利器“定位”功能来帮助快速选定那些手工录入的常量数据。

图2－33快速删除表格中手工填列的数据而保留公式

　　操作步骤如下：

　　Step1：打开示例文件《表2－14报表的快速翻新》，选择C2:H23单元格区域，按下【Ctrl+G】键，在定位对话框点击“定位条件”。

　　Step2：在定位条件对话框，双击“常量”选项，自动确定退出。（如图2－34）。

图2－34使用定位（常量）选定常量单元格

　　即可选定了C:E列、G列中除小计行外的所有手工录入的常量数据

　　Step3：按【Delete】键，将手工录入的常量数据批量删除，即完成报表原有数据的清除，可旧瓶装新酒，手动填入新的数据。

　　思考题：

　　假如工作表被保护了，无法使用定位（常量）的功能，如何批量选定这些常量单元格呢？

　　如果不知道答案，请登录网易云课堂学习龙逸凡录制的《Excel偷懒的技术：查找居然还能这样用》免费课程http://study.163.com/course/courseMain.htm?courseId=1002960045，寻找答案，下文“快速翻新表格中的公式”的相关操作视频也可在课程中找到。

2

快速翻新表格中的公式

　　上一知识点讲的是使用现有的表格，将表格中手工录入的常量数据删除，以节约表格格式设计的时间。真正要提高工作效率，不但要有效利用现有表格的格式，更要充分利用现有表格的已设好的公式，通过报表翻新技术，实现一秒钟更新数据。

　　我们来以案例来进行介绍：

　　重庆A公司为母公司，每月要合并下属公司的财务报表。总账会计每月要将各下属公司的报表复制粘贴到合并报表的模板中，再编制抵销分录合并，各下属公司报表样式（简表）及合并报表的模板见下图：

图2－35各公司报表格式

图2－36合并表格格式

　　母公司的总账会计需要每月将各公司的报表复制粘贴到合并报表的模板的对应列中，由于数据较多，既有数据行还有公式行，手工复制费时费力，还容易出错。下面我们来介绍如果使用报表翻新的技术，实现一秒种将各公司的报表更新为当月数据。

　　下面分步骤详细介绍具体的操作：

　　假设“财务报表”文件夹在E盘根目录下，各公司报表格式如前文图2－35所示，合并报表的格式如图2－36所示，1月已经将合并报表中的公式设置好，已经分别用公式链接到各公司报表的对应单元格。公式如下面的样式：

　　='E:\财务报表\2月\[上海D公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C6

　　各公司的报表与1月合并报表均放在“1月”的文件夹内，如图：

　　现在要编制2月的合并报表，已经收集齐各公司的报表，且已按类似“重庆A公司财务报表（2014年2月）”这种规定的格式命名，每个月变化的就是文件名中的月份。

　　Step1：将“财务报表”文件夹中的“1月”文件夹整体复制，并重命名为“2月”。

　　Step2：将各公司上报的2月份的报表复制到“2月”文件夹内，并检查报表的命名是否与1月报表工作簿的名字格式相同。如果确认无误，将2月文件夹中各公司1月的报表删除。将合并报表“资产负债表（2014年1月合并）”的名字改为“资产负债表（2014年2月合并）”

　　Step3：打开《资产负债表（2014年2月合并）》，可能会出现如下提示，点击“启用”：

　　打开后会发现表格中的公式仍然链接为1月的报表，如“='E:\财务报表\2月\[上海D公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C6”，在“2月”文件夹中不存在《上海D公司财务报表（2014年1月）》的工作簿，故系统会出现如图2－37的提示：

图2－37链接更新提示

　　点击“继续”。

　　Step4：选择B4:F29单元格区域，按【Ctrl+H】键，查找内容栏输入：（2014年1月），替换栏输入：（2014年2月）。点击全部替换。如图2－38。

图2－38使用查找替换批量修改公式

　　进行了上面的操作后就即可实现报表公式的快速翻新，将合并表格中的公式更新链接到2月各公司的报表。

　　需要提醒的是：输入的查找内容一定要保证唯一性，能准确查找到目标数据，而不会出现误替换的情况。比如本示例中查找内容就不能只是输入1，否则会将公式中的2014替换成2024。

　　细心的读者可能已经注意到，表格中的公式有时会很长，有时却很短，这是因为链接到其他工作簿时，如果源工作簿处于打开状态，就会只显示工作簿名称，如果源工作簿是关闭的，就会显示含文件路径的工作簿名称。如“='E:\财务报表\2月\[上海D公司财务报表（2014年1月）.xlsx]资产负债表'!C6”。

　　关于报表翻新的实际应用可参见《“偷懒”的技术：打造财务Excel达人》第五章第五节集团公司合并各公司营运周报的案例。读者朋友通过本示例可看到：

　　只要表格设计合理，文件管理规范，运用表格翻新技巧，集团公司的数据汇总，哪怕下属公司再多，汇总数据也是如此简单而快速。偷懒就这么简单！

　　需要提醒的是，要实现前文所述公式的批量修改，必须的前提是：

1

工作簿名称格式统一。

　　如示例文件中的“重庆A公司财务报表（2014年1月）”、“重庆A公司财务报表（2014年2月）”、“深圳E公司财务报表（2014年1月）”；重庆A公司作为母公司，应该从信息报送制度上要求各公司提交的定期财务报表按规定的格式命名。

2

工作表的名称一致。

　　如本示例文件中各公司的资产负债表都统一为“资产负债表”，而不是A公司为“资产负债表”、B公司为“资负表”、C公司为“BALANCESHEET”；

3

工作表的结构相同。

　　各公司各表格的结构格式要保持一致，母公司在分发报表时就应该加密码保护工作簿和工作表，不允许插入、删除行，不允许修改工作表名称，以保证各公司上报的表格结构一致、工作表名称相同，以方便数据汇总；

4

文件夹设置合理。

　　文件夹分类和层级的先后顺序要利于文件管理，更要利于报表翻新时公式的批量修改。比如文件存放位置要规范合理，不能这个月放这个文件夹，下月又放另一文件夹；文件夹的层级的先后顺序是先类别后月份，还是先月份后类别要以方便数据管理为原则。关于文档的管理可参阅《“偷懒”的技术：打造财务Excel达人》示例文件中附赠的《电脑文档管理技巧》PPT，不详述。

　　如果没有做到这四点，就无法批量修改公式。这也是在《“偷懒”的技术》第一章特别强调的知识点，建议对第一章内容不太理解的读者可在读完本章后，再回头去读一遍第一章的相关内容。

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时间：从即日开始，截至2016年5月8日23:59

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