 通过这张表，即便面对一张长长的任务清单，你也能够以平静的心态对待，判断优先权和按等级完成它们。 将任务分配到图表中后，你可以迅速将各个任务梳理出来，选出最重要和紧急的任务（第1象限）。而且你应该优先地处理第一象限的丿。处理第一象限后，便是第四象限内的任务。有了这张表，你永远都能知道自己在做什么。
当处理完右侧所有重要的任务后，你应该才开始处理左侧的任务。那该是先紧急的（左上）还是不紧急的（左下）呢？想必大家都是先处理紧急的任务。其实，选择顺序是依情况来看的——按照你的目标和时间分配来处理左侧的任务了。如果你要赶课题，便是先完成左上的；如果你想处理一些简单事务时，便处理左下的任务。 弥缝想强调的是：以上这些道理都很容易理解，但是你真正需要是学会分辨“真的重要”和“假的重要”，以及“真的紧急”和“假的紧急”的任务。判断任务是否真的重要的标准很简单，它是否对达到自己的目标（短期或长期）有益。判断任务是否紧急就没有那么容易了，因为我们总是认为任何事情都很紧急。实际上，真正的紧急的任务是少之又少，你可以尝试将某些自己认为非常紧急的事情拖延一段时间后再处理，你就会发现这些事情并没有实际中那么紧急。所以，你得多多练习，就会找到一个适合你的对紧急任务的判断标准了。  时间管理：重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶之二 诸葛亮说：“这只铁桶最大的容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的任务，石块象征着重要但不紧急的事务，细沙象征着紧急但不重要的事务，水象征着即不重要也不紧急的事务。”他一边说，一边画事务分类表给刘备看。  “你通常偏重于处理哪一类事务呢？”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答：“当然是A类。”诸葛亮继续道：“那么，B类事务呢？”刘备说：“我也知道B类事务相当重要，可就是没有时间顾及。” 诸葛亮问：“是不是像这样？”他把铁桶中装满碎石，然后，那块石头怎么也装不下去了。 “是这样。”刘备点点头。 诸葛亮又问道：“如果换一种装法呢？”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，他停了下来，问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？” “是。”刘备回答。 “真的吗？”诸葛亮问。随后，他不紧不慢地抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”诸葛亮又问。 “还……可以吧。”有了上一次的经验，刘备变得谨慎了。 “没错！”诸葛亮一边说，一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。 诸葛亮再一次问道：“现在铁桶装满了吗？” “还……没有。”刘备虽然这样回答，但心里其实没底。 “没错！”诸葛亮一边兴奋地说，一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了，诸葛亮抬起头来，微笑着问：“这个实验说明了什么？” 灵感像闪电一样从刘备的脑海划过，他惊奇地说：“我明白了，这就是您所说的分类处理、优先解决吗？” “对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿，说：“这个实验告诉我们：如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是如果你首先把石块装进去，铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此，有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块，什么是碎石、沙子和水；并且总是把石块放在第一位。” “可是，”齐备仍然有些迷惘，“这四种分类究竟对结果有何影响呢？”，诸葛亮说：“整天忙于处理碎石型事务的人，时刻有压力感，总在处理危机、收拾残局，因此显得心力交瘁。偏重于处理沙子一类事务的人，通常缺乏自制力、短期行为严重，喜欢巧言令色，人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人，可谓全无责任感，恐怕连自己如何维生都很困难。” 刘备断续问道：“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢？因为碎石毕竟来得紧急呀！” “你知道碎石怎么来的吗？它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道，“偏重于石块一类事务的人，他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人，他的碎石会源源不断。” 刘备若有所思的点点头。 诸葛亮继续说：“只有偏重于石块一类事务的人，才是真正有效率的人，他善于审时度势，能够抓住问题的关键，急所当急，当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急，却能设法降到最低。因此这类人显得有远见、有理想，守纪律，自制力强，生活平衡有规律，而且能成大事。” 定目标，定标准，列举事情，分门别类，该干什么干什么。 |
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