Word批量生成信函
班主任的工作一向是最为繁重的，每个学期都要与家长沟通、交流学生在校的各方面情况。家长会前期，教师往往要对每一位学生的情况进行梳理，在信息化飞速发展的今天，如果以表格的形式整理好，然后依照表格中的数据利用Word制作信函，分别发给每位家长，将会大大减轻教师的工作压力。可假如班里有60位甚至更多的学生，那么教师的工作至少是编辑60次、打印60次，这样既麻烦又容易出错。何不利用Word的“邮件合并”向导呢？它能一次编辑、一次打印，快速准确搞定所有信函内容和信函打印。
1.制作信函内容的数据源数据库（学生信息）
首先启动E x c e l 2 0 1 6，在Sheet1工作表中录入如图1所示的“学生信息”数据。将“学生信息”作为信函的数据源保存在指定文件夹中，如“E：\学校文档”文件夹。另外，制作信函数据源也可以利用Word表格制作，或者使用数据库的数据表格制作。
2.制作信函的主文档
在Word 2016中录入如图2所示的“致家长信函”，信函内容的编辑一定与“学生信息”中的数据标题相呼应，注意需要显示的数据信息位置处暂且不输入任何内容，并且语句中的标点符号不能省略，内容编辑结束后可以适当地对字体和段落进行格式化处理。将完成后的“信函”作为主文档保存在“E：\学校文档”的文件夹中。
图2
3.建立主文档与数据源的链接
打开“致家长信函”主文档，执行“邮件→选择收件人→使用现有列表”，在弹出的对话框中选取在Excel中的“学生信息”文件，点击“打开”按钮弹出如图3所示的“选择表格”对话框，选中Sheet1$工作表，点击“确定”之后即使学生的数据信息和主文档成功建立链接。
4.在主文档中插入域
下面的任务需要把各种数据导入至主文档。首先将光标移至信函内容“尊敬的”之后，执行“邮件→插入合并域”，这时会出现如图4的内容。选择“学生姓名”项为主文档插入“学生姓名”域。
图4
同样的方法依次在正文第三行的第一个“，”前插入“学生姓名”域，在该“，”后插入“性别”域，再将光标移至“左眼视力”之后，插入“左视力”域等，即在合适的位置插入对应的域名。任务完成后会在插入域后的地方多出类似“《》”的符号，该符号表示被插入域名的位置和名称，同时也方便教师核对该处域名的插入是否正确。此外，为了让插入域后的数据突出显示，可分别为插入的域设置合适的字符格式（如图5），如字体、字形、字号和颜色等变化。
5.预览信函、完成合并
执行“邮件→预览结果”，借助“上一记录” 和“下一记录”按钮，可以逐个预览其他的信函内容。若让所有的信函处在同一个文档中，还需要最后的一步设置。执行“邮件→完成→完成并合并→编辑单个文档”，点击“全部”生成合并文档。此时，刚才的主文档已经神奇地变身为多页信函，而且各种数据之间互不干扰、清晰明了。因为所有的数据都来源于Excel的“学生信息”，所以学生的数量与合并后的文档页数也是一一对应的。完成保存合并后的新文档即大功告成。如需打印，教师便可惬意地坐等一次点击带来的所有信函！
当然，日常教学中教师还会遇到一些类似的操作，如怎样一次打印所有的获奖证书？怎样一次打印所有学生成绩单？其实，它们的操作方法和设计信函是一样的，仅仅只是内容、格式、数据的不同。教师只要确保提供的数据信息准确，设计的主文档内容合理，利用Word的“邮件”功能建立数据和主文档之间的链接，把域名插入至正确的位置，一定能够成功得到合并之后的文档，收获一次打印后的成果。
Excel批量添加前缀或后缀
使用Excel软件时，教师经常需要在单元格中输入相同的前缀或后缀，这样的操作虽然简单，可若逐个单元格都需要输入的话，不但工作量大而且繁琐枯燥。这里笔者和大家分享一个Excel中批量处理的小技巧，即让单元格自动添加前缀，或者快速增加原有文档的前缀。
首先，选择新的单元格，然后写入公式“='前缀'&原内容单元格编号”，或者“=原内容单元格编号&'后缀'”，注意公式中的引号要在英文状态下输入。完成后拖动右下角的句柄即可显示批量完成后的效果。
下面以添加后缀为例展现操作过程，为第二列表示水果价格的数字添加单位。选择单元格B1，写入公式“=A1&'元/千克'”后点击回车键生成如图6的效果，拖动B1单元格的句柄可看到批量生成后续行的内容。和B列相比，C列中被单位名称衬托的数字显得更有意义。另外，如果需要覆盖原有的内容，通过简单的复制粘贴就能轻松搞定。以上操作使用了公式法为单元格中的某些内容添加前缀或后缀，其实借助修改单元格格式的方法也是可实现的，无论使用哪种方法都在提高办公效率的同时增加了趣味性。
PPT批量插入图片
利用PowerPoint制作班级春游相册时，教师需要将几十张甚至上百张图片插入。PPT中插入图片的方法有很多，如果通过“插入→图像→图片”的常规方法，只能完成单张图片的插入。若使用这个方法将每张照片制作成一张幻灯片，其机械重复的插入过程一定会让人抓狂。那么如何一次性把所有的图片插入到PPT呢？“相册”会帮你解决这个问题。首先将待插入的图片都存放于同一个文件夹。然后执行PPT中的“插入→图像→相册”，点击“文件/磁盘”按钮，弹出“插入新图片”对话框，选择在相册中添加的图片后点击“插入”。接着回到“相册”对话框，这里可以适当调整图片在幻灯片中显示的顺序、调节图片的明暗度、设置图片的旋转、添加喜欢的相框、设置“主题”等。最后，点击“创建”后将呈现出多张图片一次插入的效果，省时省力。在PPT中体现批量处理的功能还有很多，如添加模板LOGO标志。
当教师设计教学用的PPT时，通常会在每页中放置学校的LOGO，借助批处理便能轻松搞定。执行“视图→幻灯片母版”，进入母版视图,在第一张最大的PPT中插入图片，然后关闭母版视图回到普通视图，PPT上就都加上标志了。有时候教师也会因为教学需求批量导出PPT中的备注。如果每一页幻灯片都有备注，逐个复制粘贴实在慢得很，而如果执行“文件→导出→创建讲义”，再次点击右边出现的“创建讲义”，选择“备注在幻灯片旁”，便可以发送到Word，删除Word中的左边两列，剩下的这列就是PPT的全部备注。
