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一、填空题
1．行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度 。
2．正确地执行行文制度，可以避免行文混乱，防止“文山会海”，提高工作效率 。
3．机关单位之间的文件往来，是根据各组织系统、机关单位的隶属或职权关系进行的。
4．机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系 。
5．明确行文关系，有助于正确把握行文方向，选择正确的行文方式 ，正确执行行文规则，并进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率 。
6．行文关系包括 上行 关系、下行关系、平行关系三种。
7．平行关系，是指平行机关之间或不相隶属 机关之间的行文关系。
8．平行关系是指互不隶属但隶属于一个共同上级机关或在业务上互不管理但受一个共同上级主管机关管理的机关单位的总称。
9．行文方式是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类 。
10．行文方式包括 上行文、下行文和平行文三种。
11．逐级上行文 是下级向直属的上一级行文的最基本、最常用的方式。
12．越级上行文就是下级越过自己的直属上级特殊向更高的上级行文。这种方式只能在迅速情况下采用。
13．采取多级下行文方式， 可以使下属几级组织 迅速 、 准确 地看到领导机关的文 件， 及时领会和贯彻文件精神， 可以节省 传递手续 ， 提高 时效 ， 较快地解决问题。
14．平行文通常使用 公函 联系 商洽 工作， 有时也发通知、 通报等。
15．机关单位的行文关系， 根据各自的 隶属关系 和 职权范围 确定。
16．经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章， 应当视为 正式文件 依照执行， 可 不再 行文 。
17．文书处理是围绕文书的发出、 收进、 运转和 日常管理 所进行的一系列 衔接有序 的工作。
18． 文书处理包括收文处理、 发文处理、 文书管理 三个环节。
19． 收文处理主要的工作程序包括签收、 登记、 审核 、 分送、 传阅、 拟办、 批办 、 承办、 催办、 注办、 归档 等。 20． 签收的目的是明确交接双方的 责任 ， 保证文书运行的 安全 。
21． 签收的操作步骤是 清点 、 检查和 签字 。
22． 登记的目的是便于对收文 数量 进行统计以及以后的 查找利用 。
23． 收文登记的形式主要有 簿式 和 卡片式 两种。
24． 收文登记的方法主要有 流水式 和 分类式 两种。
25． 文件传阅， 应阅人之间不 横传 文件， 由文秘人员采用 一送一退 的方法直接传 阅。
26． 传阅的方法有分送传阅、 集中传阅 和 建立阅文室 三种。
27． 在传阅文件时， 一定要严格按照 规定范围 和领导 批办范围 组织传阅。
28． 拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的 初步意见 ， 以供领导批办时参考。
29． 批办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及 如何办理 写出的 指示性 意 见。
30． 承办 是指有关部门或人员， 根据 领导人 的批办意见， 对文件反映的情况或请 示的工作等进行具体处理。
31． 催办 是文秘人员对文书办理情况的督促、 检查， 以提醒有关人员加快 办文速度 。
32． 注办是由文件承办部门或人员在公文办理完毕后， 在文件 处理单 上注明文件办 理情况、 需要说明的问题和 办理结果 等情况。
33．归档就是文书处理部门将办理完毕的， 具有 保存价值 的文件立卷后， 定期向单 位档案室 移交 。
34．发文主要的工作程序包括拟稿、 核稿 、 签发、 编号、 缮印 、 校对、 用印、 登 记 、 分发等。
35． 公文撰拟质量的高低和是否及时直接关系到处理公文的 质量 和 效率 。
36． 核稿 是秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查 修改 工作。
37． 签发是单位领导人对发出的文稿经 最后审阅 后认为确应发出， 即批明发文意见 并签字 。
38． 文稿经领导人签发即成 定稿 ， 可以据此 生效 。
39． 编号就是文稿送印前要编好发文字号， 并注明缓急或 密级标记 ， 确定 印刷份数 ， 以便一并缮印。
40． 缮印是指把经过领导签发的 定稿 印成 正本 。
41． 校对就是将 打印稿 与 底稿 核对检查， 以发现并纠正各种错漏。
42． 公章是单位 权威 、 责任和信用的标志， 盖印是证实 公文效力 的一种标志。
43． 文书处理的基本原则应为： 实事求是、 精简 、 高效 、 安全保密。
44． 做好文书管理工作， 最重要的是贯彻 集中统一 管理的原则。
45． 编制立卷类目是文书还没形成以前， 根据单位工作活动和文书 形成规律 ， 对一 年内可能产生的文书 事先编制 的一个文书管理方案。
46． 条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的 标题 。
47． 类别的划分有两种方法， 一是按 组织机构 分类， 二是按 年度 分类。
48． 非纸质文书， 就是以 纸张 以外的物质为 载体 的文书。
49． 早期的文书载体有 甲骨 、 竹木、 泥板、 纸板、 纸草， 后来还曾用过 缣帛 、 金 属等载体。
50． 纸张有竹木之廉， 而 体积 不大， 有缣帛之柔软而又 便宜 ， 并且 白纸黑字 ， 一目了然， 具备各种书写材料的优点。
51． 纸质文件的利用是 排他 的、 惟一的， 并受时间和 空间 的限制。
52． 电子文件对保存场地的面积要求不高， 而对环境的 温度 、 湿度、 防磁性 、 抗 破坏能力等要求很高。
53． 电子文件、 电子档案是未来的 必然方向 ， 取代传统的纸质档案只是 时间 问题。
54． 电子文件是一种通过数字电脑进行 操作 、 传输与 处理 的文件。
55． 照片档案是以 感光材料 为载体， 以 影像 为主要反映方式的一种专门档案。
56． 照片档案有很多种， 有三个划分标准， 一是按 色彩 划分， 二是按感光形式划分， 三是按 防磁性 材料划分。
57． 一般机关单位的照片档案主要是 普通日光 型的常规照片。
58． 照片档案卷内目录应以照片的 自然张 或有 总说明 的若干张为单元填写卷内目 录。
59． 照片档案的编号， 主要包括 照片 的编号和 底片 的编号。
60． 照片说明就是概括地揭示和 解释 照片的来源、 内容、 形式 和整理情况的一种 文字材料。
61． 照片说明包括符号说明、 文字说明 、 总说明和 分说明 。
62． 照片文字说明的成分包括事由、 时间 、 地点、 人物、 背景、 摄影者 ， 一般又 称为照片档案说明的“六要素”。
63． 照片的文字说明一般不超过 200 字， 用 阿拉伯 数字表示时间。
64． 照片档案的管理主要包括 相片 和 底片 的管理。
65． 录音带、 录像带又称为 声像档案 或音像档案， 它们都是以 磁介质 为载体的专 门档案。
66． 软磁盘就是可以脱机传递和 存储 的计算机 磁介质 信息技术存储载体。
67． 录音带就是用于录制 音响 、 传递和存储 声音信息 的磁介质的信息技术存储载 体。
68． 磁性载体文件应一式二份， 与相应的纸质文件同时 收集 并进行 登记 。
69． 录像带需简要说明该片的内容、 制式 、 语别、 密级、 规格和 放映时间 。
70． 录音带需简要说明 讲话内容 、 讲话人姓名、 职务、 录制日期、 密级 等。
71． 磁性载体档案在保管 条件 、 环境 以及保管 单位形式 上与纸质档案有差别， 但在档案的分类、 编目和编号方面应符合档案管理的一般规律。
72． 磁性载体档案保养及维护的内容包括清洁、 倒带、 检查 及修复和 复制 。
73． 录像带不要在电视机壳顶上或有较强 磁场 的附近放置或保存。
74． 光盘的种类有只读式光盘、 一次写多次读光盘、 可擦写 光盘三种。
75． 新型载体文档的包装方式有 开放式 、 密闭式和 全密封 式三种。
76． 新型载体文档的存放方式有 横放 、 竖放 两种。
二、 判断题
1． 平行机关和不相隶属机关之间可发指导性文件或指令性文件。 （ × ）
2． 行文方式有时可以结合运用。 （ √ ）
3． 分送传阅要遵循先协办后主办、 先阅知后办事的原则。 （ × ）
4． 公文的副本是指留存归档的正式文本。 （ × ）
5． 校对好了的公文盖章才生效。 （ × ）
6． 发文登记的形式主要用簿式。 （ √ ）
7． 立卷类目是立卷工作的具体计划。 （ √ ）
8． 立卷类目由类别和条款组成。 （ √ ）
9． 会议是人类在社会生活中形成的一种互动方式。 （ √ ）
10． 拟办意见应先送承办部门， 后送主管领导。 （ × ）
11． 甲骨是我国目前发现的最早的文书档案载体类型。 （ √ ）
12． 在一个全宗内， 照片应按年度结合问题进行分类。 （ √ ）
13． 照片必须固定在芯页正面。 （ √ ）
14． 案卷内的芯页以30 页左右为宜。 （ √ ）
15． 照片名称一般不应超过50 字。 （ √ ）
16． 照片说明采用竖写格式。 （ √ ）
17． 磁性载体文件由形成部门负责收集积累。 （ √ ）
18． 归档的磁性载体文件必须是可读文件。 （ √ ）
19． 归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明。 （ √ ）
20． 磁性载体档案案卷目录与文书档案的案卷目录有很大区别。 （ √ ）
21． 归档的磁性载体档案必须贴上标签。 （ √ ）
22． 保存有磁性载体档案的文字资料， 不得用铅笔或水溶性墨水书写。 （ √ ）
23． 贮存磁性载体档案库房的地面应打蜡， 铺地毯。 （ × ）
24． 磁性载体档案应定期保养， 并建立检测、 保养卡。 （ √ ）
25． 光盘衰退是由金属的氧化引起的， 高温更为明显。 （ √ ）
26． 高湿对光盘金属记录膜的影响很大。 （ √ ）
27． 不论是在何种情况下录制的磁带， 都必经重绕一遍存档。 （ √ ）
28． 保存期间， 磁带应每半年重绕一次。 （ √ ） 29． 存档胶片应两年倒片一次。 （ √ ）
30． 存档的照片金属模版每年检查一次。 （ √ ）
31． 光盘高速转动产生的应力是变形的重要原因。 （ √ ）
32． 各种材料的档案应该分库或分柜存储， 绝对不能混放。 （ √ ）
33． 薄膜唱片一般叠放张数以20 张为限。 （ × ）
三、 单选题
1． 对收来文件进行具体处理是（ A ）
A． 承办 B． 催办 C． 批办 D． 注办
2． 具有普遍指导意义的文件， 分发的范围可以宽一些， 这是分发依据的（ D ）
A． 按密级划分 B． 按级别划分 C． 按内容划分 D． 按作用划分
3． 不属于行文制度的一项是（ C ）
A． 行文关系 B． 行文方式 C． 行文条件 D． 行文规则
4． 对收文提出初步的办理意见， 是属于（ A ）
A． 拟办 B． 批办 C． 承办 D． 注办
5． 对收文提出的指示性意见， 是属于（ C ）
A． 审核 B． 催办 C． 批办 D． 承办
6． 对公文制作的严格“把关” 是发文处理的（ A ） 环节
A． 拟稿 B． 核稿 C． 签发 D． 编号
7． 要注意使用统一的修改符号是属于（ C ）
A． 编号 B． 缮印 C． 校对 D． 用印
8． 甲骨在（ B ） 占据档案文件载体的主要位置
A． 夏代 B． 商代 C． 周代 D． 汉代
9． 把政务文书称为简牍或简策的是（ A ）
A． 周代 B． 商代 C． 夏代 D． 秦代
10． 被称为“周之重器” 的公方书写材料是（ B ）
A． 甲骨 B． 金属 C． 竹林 D． 缣帛
11． 古代将桦树皮作为文书档案载体的是（ C ）
A． 古埃及人 B． 古希腊人 C． 古印度 D． 古西亚两河流域
12． 代表未来发展方向的是（ D ）
A． 纸质文书档案 B． 照片胶片文书档案 C． 录音录像文书档案 D． 电子文件档案
13． 光盘保存信息的能力和使用寿命在（ C ）
A． 30 年以内 B． 20 年以上 C． 20 年以内 D． 10 年以内
14． 保存期间， 磁带应每（ D ） 重绕一次 A． 二年 B． 三年 C． 一年 D． 半年
15． 文书工作人员将文件的处理结果在文尾下面或文件处理单上所做的简要说明， 叫 做（ D ）
A． 拟办 B． 批办 C． 承办 D． 注办 16． 文书处理包括（ B ）
A． 文书拟写、 文书发送、 文书归档 B． 发文处理、 收文处理、 文书管理
C． 文书编目、 文书立卷、 文书撰写 D． 发文处理、 收文处理、 归档处理
17． 收文的处理程序是（ A ）
A． 签收、 登记、 分送、 拟办、 批办、 承办、 催办
B． 登记、 签收、 分送、 拟办、 批办、 承办、 催办
C． 签收、 登记、 传阅、 拟办、 批办、 承办、 催办
D． 登记、 分送、 签收、 拟办、 批办、 承办、 催办
18． 逐级上行文（ B ）
A． 是上行文中使用不算多的行文方式 B． 是上行文最基本的行文方式
C． 只有在少数特殊情况下才可以采用 D． 只有在少数十分特殊必要的情况下才可以采用
19． 文书核稿的重点是文稿的（ B ）
A． 文头、 行文、 文尾 B． 内容、 文字表达、 体式
C． 文风、 主体、 结尾 D． 形式、 内容、 逻辑
20． 文书处理的基本原则是（ D ）
A． 及时、 高效、 安全、 简化、 统一 B． 及时、 高效、 可靠、 简化、 统一
C． 快速、 高效、 安全、 统一、 简化 D． 及时、 准确、 安全、 统一、 简化
21． 发文处理的程序是（ A ）
A． 拟稿、 核稿、 签发、 编号、 缮印、 校对、 用印、 登记、 分发
B． 拟稿、 签发、 编号、 核稿、 缮印、 校对、 用印、 登记、 分发
C． 拟稿、 签发、 核稿、 缮印、 编号、 校对、 用印、 登记、 分发
D． 拟稿、 签发、 编号、 缮印、 核稿、 校对、 用印、 登记、 分发
22． 文书层次的序号排列顺序应当是（ B ）
A． 一、（一）、（1）、 1． B． 一、（一）、 1． （1）
C． 一、 1． （一）、（1） D． 一、 1． （1）、（一）
四、 多选题 1． 行文关系包括（ BCD ）
A． 上下关系 B． 上行关系 C． 下行关系 D． 平行关系
2． 行文制度包括（ ABC ）
A． 行文关系 B． 行文方式 C． 行文规则 D． 行文过程
3． 下行文以（ CD ） 方式为主
A． 越级下行文 B． 低级下行文 C． 逐级下行文 D． 多级下行文
4． 文书处理包括（ ABD ）
A． 收文处理 B． 发文处理 C． 行文规则 D． 文书管理
5． 收文登记的主要方法有（ AC ）
A． 流水式登记法 B． 簿式登记 C． 分类式登记法 D． 卡片式登记
6． 传阅的方法主要有（ BCD ）
A． 自行传阅 B． 分送传阅 C． 集中传阅 D． 建立阅文室
7． 各种文件发往各单位的分发依据为（ ABCD ）
A． 按密级划定 B． 按级别划定 C． 按内容划定 D． 按作用划定
8． 文书管理的原则有（ BCD ）
A． 公文制发统一 B． 公文管理统一 C． 公文制度统一 D． 公文处理渠道统一
9． 不属于早期文书档案载体的是（ AD ） A． 缣帛 B． 甲骨 C． 竹木 D． 金属
10． 周代的政务文书称为（ BC ） A． 典册 B． 简牍 C． 简策 D． 典籍 E． 文卷
11． 照片说明包括（ BCD ） A． 档案说明 B． 符号说明 C． 文字说明 D． 总说明和分说明
12． 磁性载体档案的种类有（ ABCDE ） A． 计算机磁带 B． 硬磁盘 C． 软磁盘 D． 录像带 E． 录音带
13． 磁性载体的保养及维护包括（ ABCD ） A． 清洁 B． 倒带 C． 检查及修复 D． 复制
14． 发文处理中的核稿是指秘书部门负责人或有关领导对草拟的文稿进行（ BD ）
A． 核对 B． 审查 C． 校对 D． 修改
15． 文书处理是指围绕文书的（ BCD ） 和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。
A． 拟写 B． 发出 C． 收进 D． 运转
五、 名词解释 1． 行文制度 指行文应当遵守的规章或准则。 它包括行文关系、 行文方式和行文规则。 2． 行文关系 机关单位之间的文件往来， 是根据各组织系统， 机关单位的隶属或职权关系来进行的， 这种机关单位之间文件往来形成的关系， 叫行文关系。 它包括上行关系、 平行关系、 下行 关系三种。
3． 行文方式 就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。 它包括上行文、 下行文、 平行 文三种。
4． 行文规则 就是机关单位之间行文所应遵循原则的总称。
5． 文书处理 是指围绕文书的发出、 收进、 运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。 它包 括收文处理、 发文处理、 文书管理三个环节。
6． 收文处理 是指各单位围绕所收文书进行的一系列工作。
7． 签收 是指收件人在对方的传递单或文簿上签字， 以表示文书收到。
8． 拟办 是指文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见， 以供领导批办时参考。
9． 批办 是指领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理提出的指示性意见。
10． 承办 是指有关部门或人员， 根据领导人对某一文件的批办意见， 对文件反映的情况或请示 的工作等进行具体处理。
11． 催办 是指文秘人员对文书办理情况的督促、 检查， 以提醒有关人员加快办文速度。
12． 注办 由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后， 在文件处理单上注明文件办理情况， 需要说明的问题和办理结果等情况。
13． 归档 指文书处理部门将办理完毕的、 具有保存价值的文件立卷， 向单位档案室移交。
14． 发文处理 是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。
15． 拟稿 是文秘人员或有关人员将单位发文意图拟成文书初始稿的过程。
16． 核稿 是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查、 修改的工作。
17． 签发 是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为确应发出， 即批明发文意见并签字。
18． 缮印 是指把经过领导签发的定稿印成正本。
19． 校对 将打印稿与底稿核对检查， 以发现并纠正其各种错漏。
20． 平时归卷 就是将集中的文件材料， 按照立卷类目的条款， 及时归入柜或卷盒、 卷夹之内。
21． 电子文件 是一种通过数字电脑进行操作、 传输与处理的工作。
22． 照片档案 是指国家机构、 社会组织及个人在社会活动中直接形成的， 具有保存价值的， 以感光 材料为载体， 以影像为主要反映方式的一种专门档案。
23． 磁性载体档案 是指国家机构、 社会组织和个人在社会活动中及科学实践中直接形成的有保存价值的， 以磁介质为信息载体的一种特殊载体的专门档案。
六、 简答题
1． 文书处理部门的具体工作内容。
答： ① 根据有关法规、 规范制定本单位文书处理工作的具体规章制度， 并对本单位的 文书处理工作进行监督、 指导； ② 文书形成过程的管理； ③ 文书处理的具体业务工作； ④ 文书的管理和立卷归档工作。
2． 登记的作用。
答： ① 管理与保护文件， 防止积压和丢失； ② 便于查找文件； ③ 便于文件的统计； ④ 提供凭据。
3．各种文件发往各单位的分发依据。
答： ① 按密级划分； ② 按级别划分； ③ 按内容划分； ④ 按作用划分。
4． 文书管理集中统一原则的体现。 答： ① 公文管理统一； ② 公文制度统一； ③ 公文处理渠道统一。
5． 编制立卷类目的作用。 答： ① 便于平时归卷， 防止积压； ② 为平时查找文件提供了方便； ③ 便于做好平时归类， 也为年终立卷打下良好的基础。
6． 光盘的优点。 答： ① 记录密度高， 存储容量大； ② 非接触形式的写入和读取信息； ③ 数据传输率高； ④ 存取速度快； ⑤ 存储费用低； ⑥ 易保存。 7． 发文处理程序。 答： 拟稿、 核稿、 签发、 编号、 缮印、 校对、 用印、 登记、 分发。 8． 收文处理程序。 答： 签收、 登记、 审核、 分送、 传阅、 拟办、 批办、 承办、 催办、 注办、 归档等。 七、 论述题
1． 行文制度有哪三部分内容？ 其中行文关系有哪几种？ 行文规则总的要求是什么？
答： 行文制度包括行文关系、 行文方式和行文规则， 它是公文运转必须遵循的规章或 准则。 其中行文关系有上行关系、 下行关系、 平行关系三种。 行文规则总的要求是：
（1） 必须以维护国家统治和社会管理秩序为目的；
（2） 必须根据党和国家的组织原则和机关单位的地位、 职责权限、 相互之间的组织关 系或隶属关系确立行文的具体规则； （3） 必须依法行文；
（4） 必须简短精练、 准确及时、 完整安全。
2． 什么是分送和传阅？ 怎样做好分送和传阅工作？
答： 分送， 就是按公文的内容要求， 由文书处理部门快速送达有关部门或人员传阅或 承办。 传阅， 指两个以上人员或部门轮流看一份文件， 能使一份文件在短时间内满足各方 阅读需要， 发挥文件效用， 这已成为领导处理事务、 互通信息的一种有效方式。 分送工作应按如下原则和要求进行：
（1） 已有明确业务分工的文件， 应分送本单位的业务主管领导和主管部门；
（2） 收来的批复、 复函或情况报告、 报表等， 按原来是哪个部门请示、 询问或要求下 级报送的， 复文就送哪个部门办理；
（3） 送单位领导人批办的文件， 应附上文件处理单， 以便负责人签署具体意见。 如果 以前保存在档案中的文书与手头上的文书有很大的关系， 要把两者放在一起；
（4） 分送文件要建立并执行登记交接制度， 履行签收手续；
（5） 要求退回归档的文件， 要在文件上注明“阅后请退回归档” 字样， 以便及时收回， 防止散失。 传阅的方法有： （1） 分送传阅。 当只有一份文件（不许复印或翻印）， 需几位领导和几个部门阅批时， 应先送第一应阅 人， 阅后再送第二应阅人， 依次传阅。 还要根据文件的不同内容、 急缓程度， 遵循先主办 后协办， 先办事后阅知的原则， 分清主次； （2） 集中传阅。 对于一些紧急而又简短的文件， 可以利用领导集中学习和开会的机会在会前或会后集 中传阅； （3） 设立阅文室。 有条件的单位可以设立机要阅文室， 将需要传阅的文件、 资料、 刊物放在阅文室内， 请应阅人员前来阅读。
传阅的要求有：
（1） 掌握传阅范围。 传阅文件范围， 是依据文件的密级程度和文件本身内容的要求而确定的。 在传阅文件 时， 一定要严格按照规定范围和 领导批办范围组织传阅。
（2） 传阅文件不要“横传”。 由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅， 以免传阅的文件失去控制， 造成文件的积 压、 丢失及下落不明等情况。
（3） 控制文件运行。 传阅文件最突出的要求， 就是一个“快” 字。 文件开始传阅后， 文书人员要及时了解 和掌握文件的运行情况， 尽可能不使文件在阅读者手中积压， 力求以最快的速度完成传阅 过程。
（4） 传阅文件， 要建立必要的传阅手续和制度。 要随文件附上传阅登记单， 阅文人员阅后要签署姓名和写明时间， 不要只画圈了事， 以免发生漏阅和责任不清等情况。
3． 怎样理解文书处理的基本原则？
答： 根据2001 年1 月1 日起施行的《国家行政机关公文处理办法》 的规定， 文书处理 的基本原则应为： 实事求是， 精简、 高效， 安全保密。
（1） 实事求是。 ① 加强调查研究， 掌握全面而真实的情况。 这是撰制公文的事实依据， 处理公文的基 础和前提。 任何虚假伪饰和片面性， 都会失去公文的效用。 ② 有的放矢， 切实解决问题。 任何公文的撰制和处理， 要针对实际问题， 实事求是地 提出意见、 措施和办法， 增强公文的指导性和现实针对性， 切忌空泛和不着边际的空文。 ③ 公文的材料及有关出处要确凿可靠。 有关单位和人名、 时间、 地点、 事例与数据、 成绩与缺点， 都要有案可查， 有证可对， 经得起核实； 各种信息资料， 包括宏观信息与微 观信息、 上级信息与单位内信息、 社会信息与国际信息以及兄弟单位信息， 都要来源可靠， 言必有据。 否则， 材料与有关信息不准确、 不可靠， 就会造成工作的失误。
（2） 精简、 高效。 精简、 优质、 改进文风， 是公文处理的又一项重要原则。 任何公文的处理， 都要注意质量， 控制发文量， 有的放矢地解决问题。 反对华而不实、 空话连篇的不良文风， 反对官僚主义、 形式主义和文牍主义。 精简， 还指制发的公文文字精练， 言简意明， 逻辑严密， 条理清楚， 文理通顺。 克服官僚作风， 提高工作效率， 是时 代的要求。 公文是机关、 企事业单位依法进行行政和公务活动的重要工具， 公文具有的特 定效用是有时间性的， 超过一定的时限， 公文就失去效用。 因此， 文书处理必须遵循高效 的原则， 掌握公文的时效性， 及时办理公文， 提高工作效率。
（3） 安全保密。 这是整个文书处理过程中都要高度注意的问题， 既要确保不丢失、 不损坏， 也要避免 因空气温度不合标准造成的对公文保存寿命的影响， 更要注意新的条件下的保密工作。 现 在公文处理中复印件很多， 要严格按正式文件管理。 每个文秘人员都要严格遵守公文管理 的保密规定， 做到不泄密、 不失密。 安全和保密是相互关联的， 只有严守党和国家的机密， 认真贯彻《保密法》 和有关保密法规， 才能保证公文的绝对安全。
4． 你认为办公室文员应在哪些方面做好日常的文书管理工作？ 答：
（1） 健全收、 发文件登记制度。 要根据收、 发文件的来源、 内容及发出报道的渠道， 合理地编排收、 发文件字号。 利 用文件登记册， 建立起文件收进运转处理及发出的完整记录， 使之有据可查， 有利于核对 与保护文件。
（2） 健全文件传阅制度。 在组织文件传阅工作中， 要合理安排、 灵活调度。 对于阅办件， 根据文件的不同内容 和急缓程度， 按照“先办事后阅知、 先主办后协办” 的原则， 按拟办意见先送主管领导， 后送承办部门。 如主管领导外出， 应直接送承办部门， 使文件能得到及时处理。
（3） 健全文件阅退检查核对制度。 具体做法是在领导阅毕或部门办文完毕退还文件时， 根据登记字号， 检查核对。 如领 导有指示意见时， 则按领导指示处理； 如领导需短期留用的， 就办理借文手续； 如承办部 门退还的文件没有签署结果的， 就要求承办部门补签， 以维护文件的齐全与凭 证性。
（4） 健全文件借阅及催退制度。凡需带出保密室或阅文室使用的文件，都要办理借文手续，定期归还。如需长期留用，一般只借出重份文件或文件复印件，原件保存。对借出的文件要定期催退，对办文的承办部门要催办。同时要求承办部门将办理完毕的文件及时清退。不得将文件长期保存在各个部门，更不允许文件长期滞留在个人手中。
（5）健全文件的归口制度。这样，可以杜绝有关人员截留参加会议带回来的文件或外单位寄到本部门的文件的现象，使文件的现行效用得到及时而全面的发挥，保证日后档案的完整。
（6）健全文件保密制度。在秘密文件的收发处理工作中，一定要坚持保密原则，严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事。该发的文件一份不少发，不该发的文件一份不多发；该阅知的不少让一人阅知，不该阅知的不多让一人阅知。
5.新型的非纸质文书档案主要有哪些种类？如何做好新型载体文书档案的保管与防护工作？
答：新型的非纸质文书档案主要有照片档案、 磁性载体档案和光盘文书档案等。
新型载体文书档案的保管与防护有以下几方面：
（1）严格把握存档质量。 ① 选择优质材料记录信息； ② 制作过程中应保证质量； ③ 保存过程中的检查和处理。
（2） 严格库房管理。 ① 按一定的要求选择库房； ② 严格控制库房的温度。
（3）严格选择包装材料。 ① 按一定的标准要求选用包装材料； ② 按一定的标准要求选择包装方式。
（4）选择适当的存放方式。
八、分析题
某单位办公室收到上级主管部门的一份关于加强党员干部纪律教育的通知，单位领导批示：由纪委牵头，组织部、宣传部协助开展党员干部纪律教育活动。办公室秘书小李先将文件送交隔壁的组织部负责人阅，并交待其阅毕后将文件传交纪委负责人。纪委负责人阅毕后，将文件传交宣传部负责人时，由于宣传部负责人外出开会， 便由宣传干事小王暂时保管并代为转交。时隔两日，文件丢失。
试分析出现这一事故的主要责任在谁？ 他的主要失误在哪里？
答：这一事故的主要责任在于办公室秘书小李。
他的主要失误是：
（1）在分送传阅时应遵循“先主办，后协办”的原则，分清主次。这份文件应先送第一应阅人纪委负责同志阅，不能为图方便省事先送给了第二应阅人组织部负责同志阅。
（2）传阅文件应以文书工作人员为中心，采用“一送一退”的办法往返传阅，不能任其自行横传。
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