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一、知识工作者的自我管理 知识工作者（knowledge worker），是指具有某种社会认同的知识特长，并依靠知识特长谋生的人。 对于体力工作，在漫长的人类历史中，已经发展出一套完整的管理制度和评价方法，但这些制度和评价方法却不适用于知识工作。由于知识工作者所生产的是方法、技术和信息，他们的工作成效，就不能以简单的量化手段进行衡量，也不能以外在的行为或者成本进行衡量，有时思考本身就是知识工作者的工作。 由于知识工作者天然难以从外部进行严密和细致的监督评价，他们必须自己有效地管理自己，自觉追求工作效能最大化，从而为组织贡献价值。作为知识工作者集合体的组织效率将取决于知识工作者能否对自身进行有效管理。 彼得·德鲁克认为，“管理者”一词，泛指知识工作者、经理人员和专业人员，由于其职位和知识，他们必须在工作中做出影响整体绩效和成果的决策。知识工作者在做出影响整体绩效和成果的决策的情形下成为管理者。知识工作者要想提高工作的绩效和成就，最直接有效的办法就是提高自我管理的有效性。 律师作为典型的知识工作者，在互联网时代，正日益面临自我管理有效性问题。按照彼得·德鲁克的定义，每一个律师本身就是管理者，他们必须集中精力于法律领域，善于利用有限的时间资源，学会使自己的工作有效，按时完成自己该做的事情并产生成果。另外，作为律师集合体的律师事务所的效率也将取决于律师能否对自身进行有效管理。 律师工作成果产出受到的最大约束条件是时间。任何工作都需要消耗时间资源，时间是必备的一个条件，“时间是所有资源中最稀缺的”。时间不同于资金、人力等资源要素，它的供给是刚性的，无法储存、不可再生、不可替代，如何管理时间产生价值是每个律师必须要解决的一个问题。所以自我管理从本质上而言，首要解决的就是时间管理问题。 律师如果不能实现良好的时间管理，会面临哪些后果呢？在互联网时代，由于即时交流通讯工具的发达，时间已经被大量的信息碎片化，律师绝大部分工作成果的产出，需要运用相当多的整块时间进行收集、整理、思考、输出，否则就容易导致工作成果不能完成、拖延或者质量不高。 另外，把时间浪费在没有价值的事情上，使得时间、精力和重要的认知资源被那些不能产生成果的事情所占据，这也是律师低效能的主要原因。有效性的关键是重视产出和贡献，关切个人、组织的目标和价值。忙碌和表面的勤奋不代表真正的有效性。 那么律师该如何通过时间管理来推进自我管理的有效性呢？ 二、柳比歇夫时间统计法 律师要成为有效的自我理者，首先应当了解时间的流向，知道自己的时间都用在什么事项上。记录自己的时间流向，不能单凭想象时间去了哪里，没有量化客观的数据，仅凭主观想象是靠不住的。这里首推前苏联科学家柳比歇夫创立的“时间统计法”。 这种方法是将日常时间的流向按照“事件—时间开支” 每天进行记录，并每月、每年进行总结、分析，在客观量化的数据面前，可以清楚地看到哪些时间是有效的，哪些时间是浪费在毫无意义的事情上，没有产生任何价值。 因此，从时间所对应的事件有效性而言，我们可以把时间分为效能时间和非效能时间。前者是指能对律师个体产生实际价值的时间，比如开庭参加诉讼的时间，接受客户法律咨询的时间，进行法律检索的时间等等，这里不局限于产生直接有效工作成果的时间，还包括对律师本身有益的有效睡眠时间、运动时间、业务学习时间等。后者则是指不能产生实际价值而浪费的时间，比如过多的睡眠时间、没有意义的应酬时间、单纯排队的时间、无聊闲逛的时间等。 通过记录时间去向，分析时间去向的构成，律师就可以清楚地了解到自己效能时间的分布，就有可能“以它细密的网眼，抓住了变幻无常的、老想溜掉的日常生活，抓住了我们没有察觉到的、损失掉的、不知去向的时间”，从而有意识地采取行动减少非效能时间，杜绝那些完全浪费时间、没有意义的事件。目前基于时间统计法原理而研发的手机APP主要有aTimelogger2、时光似金等，可以用以进行时间去向的统计分析。 三、GTD时间管理方法的应用 GTD（Getting Things Done，即“把事情做完”），是由美国著名的时间管理专家David Allen 在《搞定：无压工作的艺术》一书中提出的时间管理方法。这种方法的核心理念在于：作为个体只有将明示或者暗示承诺的所有事情都记录下来并且安排好下一步的计划，才能够心无挂念、全力以赴地做好工作，提高效率。 GTD认为个体在日常工作中大部分的不安和焦虑来自于：很多事情承诺去做，但最后却没有做到，或者拖延，或者遗忘，致使他人对承诺者的能力和信用产生怀疑，使之产生焦虑和不安，所以时间管理从本质上来说就是管理承诺。 联系日常的律师工作，确实存在由于时间管理不善导致忘记了某个重要案件的开庭时间，或者忘记在截止时间之前把法律意见书传送给客户从而导致纠纷或损失等情形，所以如果律师如果希望成为一名守时靠谱、高效从容的自我管理者，就需要要把占据大脑的所有事务都清理出来，“捕获”并收集在大脑之外的载体上，使之显性化、明确化，然后通过分解和高效执行，让这些事务一一得到落实。 那么GTD方法究竟该如何应用在律师工作中呢？具体的操作层面，GTD方法的流程主要包括五个环节：收集、组织、排程、执行、检视。 1.收集 即把所有吸引注意力、需要落实执行的事务都记录下来，清空大脑。收集的工具和载体应当越单一越好，可以选择最简单的纸笔，也可以用手机APP或者录音笔等工具进行收集。目前根据GTD原理研发，具有代表性的手机APP有OmniFocus、滴答清单、iThoughtsX等，这些APP都具有强大的事件收集功能。 就收集的时间，可以仪式化地固定在每天清晨醒来或者到律所办公室之后开始收集。在经过一个晚上的睡眠之后，人往往思路清晰、精力充沛，适合在此时对一天的工作事项进行收集、梳理、安排。当然，在其他时间段，只要有工作事项发生，也都可以随手记录收集。 那么如何进行收集呢？彼得· 德鲁克提出：“边界条件说明的越清楚和越精细，则据以做出的决策越有效，越能解决需解决的问题”，即目标越明确具体量化，实现的可能性就越大，而低效率则往往来自于目标的不明确。 收集律师工作的每日待办事项时，可以从四个方面来明确：一是明确该事项的时间要求，比如记录：“3月25日上午9：00，到杭州市中级人民法院开庭”。二是明确该事项的地点要求，以此避免出现记错具体的工作地点导致耽误时间情形出现，所以记录事项时应写清楚某一事项对应的具体地点在哪里，比如：“3月25日上午9：00，上城区之江路768号，杭州市中级人民法院开庭”。三是明确该事项对应的“人”，也就是工作对象要求。很多工作事项必须要明确工作对象，才能正确地提交工作成果。比如：“3月25日下午15：00，向××集团法务总监提交某法律意见书”。四是明确该事项对应的其他具体细节要求，比如客户特别要求法律意见书的正文字体必须是黑体四号字。当然以上四个方面不一定是每一个待办事项都必须具备，它们只是帮助明确待办事项的分析框架，可以增加或者删减。 2.组织 在收集完成之后，需要进一步对每一个待办事项进行组织加工。如果收集到的事项是一个单一的行动，那么只要根据事项本身的要求去执行即可；但如果这个事项是一个项目，就需要做进一步的组织加工，把它分解为下一步行动。 这里所谓的“下一步行动”，是指具有可执行性的具体步骤。它同样需要明确时间、地点、对象、要求等边界条件。“组织”这一环节背后所依据的原理是：“把复杂的事情简单化，把简单的事情可操作化。”这也对应了斯蒂文·柯维在《高效能人士的七个习惯》一书中倡导的“以终为始”理念。所以，“组织”这一环节执行的好坏，直接影响到后续待办事项落地可能性的大小。 3.排程 “组织”环节是根据事务本身的逻辑进行了分解，形成一个个可执行的步骤，但每一天的工作时间则是从早上到晚上的线性逻辑，所以需要把分解形成的“下一步行动”安排到某一个具体的时间段才能执行。这一环节背后的原理就是：把可操作的事情流程化、可视化。这也就是GTD方法流程的第三步：安排日程，形成具体的日程表。 这样，在某一天的某个时间段，需要落实哪一工作事项，执行哪一个“下一步行动”，就一目了然。这里为了不错过一些重要事项的时间节点，可以充分利用现有手机闹钟或者一些具有专门事件提醒功能的手机APP，比如滴答清单、印象笔记、语记。 4.执行 在管理学上，有两个关于效能的重要定律，一个是帕金森第一定律（Parkinson'sFirst Law）：工作会自动膨胀，直至占满所有可用的时间。另一个是侯世达定律（Hofstadter's Law）：实际做事所花费的时间总比预期的要长，即使你在预期中已经考虑了侯世达定律。这两个定律提示管理者如果不能在执行过程中保持专注，明确截止时间等边界条件，拖延和低效能就不可避免。 如何保持专注、高效执行，这里有一种破解的方法：番茄工作法。番茄工作法由意大利的Francesco Cirillo在1992年创立，其基本原理是：列出当天要做的事，设置25分钟，从第一件事开始，然后专注于手头的任务，在这个25分钟里面，尽量保持自己不被打扰，高效专注地做事情，25分钟截止时间的闹钟响起，停下来彻底休息5分钟，休息结束，再进入下一个番茄钟。 这种方法可以帮助律师实现良好的精力管理，保持一个高效稳定的工作节奏。目前基于番茄工作法原理而开发的APP有Pomodoro Time，可以帮助律师在工作中应用番茄工作法。 当然，律师专注工作中不可避免地会被大量的突发事件或意外所打断，针对这些突发事件或意外，有一种方法可以破解，这就是“2分钟原则”。所谓2分钟原则，就是：如果一个突发的工作事项，2分钟之内可以解决做好的，马上解决，不要拖延；如果2分钟之内不能解决的，且不是特别紧急的，把它列入待办事件清单，按照GTD流程处理。 另外，对于律师自我管理中大量重复出现的惯常工作或者事件，应当制定个人的SOP（Standard Operation Procedure，标准业务流程，将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作），这些SOP一定是经过不断实践总结出来可以实现的最优化操作步骤，律师应尽可能地将业务相关操作步骤进行细化、量化和优化，通过制定标准操作步骤，省去重复决策所消耗的时间和精力。 5.检视 对工作内容的总结、反思、提高是律师业务能力成长最重要的环节。在GTD方法中，检视环节，扮演的正是这一角色。律师应当仪式化固定在每个工作日的某个时间对全天工作进行回顾总结，比如下班前15分钟。可以记录的内容比如： 今天做了哪些具体律师工作？ 这些工作分别消耗了多少有效工作时间？ 今天的工作内容有哪些经验和收获？ 明天还有哪些工作需要完成或跟进？ 除了每日回顾检视之外，我们还可以进行周回顾、月回顾和年回顾。通过检视，律师可以获得对自己工作的正向反馈，不断提升自己的业务能力，获得快速成长，并最终形成自己专业领域的核心竞争力。
互联网时代，律师的工作环境正在变得异常复杂，工作时间也日益碎片化，如何有效地管理好时间，推进自我管理的有效性是摆在每一个律师面前的命题，这个命题值得每个追求卓越的律师思考并进行探索。 |
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