前厅操作手册【3】

benteng1177 2016-06-27

展开全文

电话总机操作员之工作职责及范围

职衔：电话总机操作员（TELEPHONE OPERATOR）

工作时间如下：

一小时膳食，每天工作九小时，须轮班工作。

工作范围如下：

（1）迅速、准确和礼貌的接听所有之电话来话，并转接到有关分机。

（2）向客人提供优良及有效率的服务。

（3）听取住客之意见及解答住客之疑难问题。

（4）尽量满足住客的特别要求，如长途电话之安排等。

（5）保持电话房的整洁。

（6）与其他部门工作人员保持良好的人际关系及沟通联系。

（7）确保所有长途电话的准确收费。

（8）熟识市内所有之设备及服务。

（9）确保闲杂人等不可随意进入电话房。

（10）熟识及执行紧急情况处理程序之步骤，如发生火警之处理程序等。

（11）处理住客唤醒服务。（WAKE UP CALL）

（12）保持和保存进出长途电话和国外电话的资料和记录。

（13）与值班的前厅收款员配合确保所有电话正确地记入有关客人的帐里。

（14）熟识酒店内大小部门之负责人的姓名。

（15）对上向前厅经理报告及负责。

（16）负责其他由前厅经理所安排之任务。

前台之职责

（一）简介：

前台接待员是酒店和来客接触的前线，能给与客人对酒店良好之第一印象，若客人在疲乏的旅程后，在入住酒店之过程中，得到笑脸迎人，彬彬有礼接待员有效率安排一间舒适的房间，必然使客人逗留酒店期间倍感愉快。

（二）前台的主要工作：

（1）为客人登记：

协助入住客人填妥入住登记表，说明一切有关资料，然后编排房间给予客人。

（2）出售房间：

包括对客人介绍酒店之设备，接受预订，争取提高酒店之入住率。

（3）提供咨询：

解答客人之问题，提供酒店其他设备及服务。

（4）客人之沟通：

主动接触客人，了解客人对酒店的意见，从而可获得改进建议。

（5）处理投诉：

前台经常是客人投诉的对象，如能善于处理，可减低客人的不满。

（6）房务记录：

除了接触客人之服务外，亦要处理及制定一些文件、报告、营业状况和住客记录，以便管理阶层明了营业情况。

前台操作必备知识

一．前台人员推销必备常识

简介：前厅部的首要任务即推销客房，兼顾其他设施之推销，这就要求所有的前台人员都要相当熟悉酒店的商品，并善于观察和分析客的消费心理，区别不同对象，恰到好处的为客人安排房间，这样，既照顾了酒店的利益，又照顾了客人的利益，两全其美，令双方都满意，以下推销房间的必备知识。

A．熟悉酒店情况-——即是指了解酒店设计特点、装饰、布置、陈列、酒店的各种服务设施、服务项目、娱乐项目，特别是餐厅、客房的种类及其特点和酒店的价格政策等等

B．宣传酒店好处-——主要是突出它的环境位置，如我们酒店地理环境幽雅安静等。

C．强调酒店的特点-——这是指本酒店与其它酒店相比所具有的不同特点及其长处，如本酒店是本地最豪华的酒店，四面景色如画，独具风格，有大小会议室，可供成人及儿童使用的游泳场，还有健康房、保龄球馆等设备齐全的配套服务设施，更有各式客房舒适高雅、设备齐全、豪华等等。

D．建立良好的关系-——客人到店时，应向客人表示欢迎，并向客人介绍本酒店的情况，若正在听电话或为客人办理事情，对新到的客人也要表示欢迎，让客人知道你已注意到他的到来，不使他感到冷淡。客人有什么疑难，要及时帮人排忧解难，若客人因某种原因改变住店计划，也热情为他介绍别的酒店，有的客人需要酒店资料或者了解情况，要热情接待尽量满足他们的要求，要认识到他们是酒店的客人或未来的客人，要给他们留下良好的印象。

二．房间的分配

负责分配房间的员工必须了解和掌握酒店的优缺点、位置、房租标准以及当日和每日订房情况，做到心中有数，在分配房间时要根据客人的不同特点、档次及旅行社的要求和酒店房间的具体情况给予妥当的安排，以下为一般规律：

A．分房前应认真审核订房单的要求。

B．优先分配“V.I.P”客人和其他政府接待的团体，对““V.I.P”客人，要安排豪华或较好及窗外景色优美的房间，安排时注意保密、安全、卫生及服务方面等。

C．分房时要考虑到原住客人的离店时间和当天到达客人的抵达时间，尽量把早走客

人的房间分给先到的客人。

前台操作必备知识

D．根据客人的档次安排房间和楼层的高低，对一般零散客人，由于他们住酒店的目的不是相同，在安排房间时要有所区别，如来做生意的客人，他们对房租不太敏感，可能安排房租较高的房间；旅游者对房租较敏感，可以安排房租较低的房间；旅行社或客户可以为酒店带来生意，可能安排较好的房间。总之，要区别不同对象，不同需要，给予恰当安排。

E．对团体客人，应尽量安排同一层楼及按相同的标准，相同窗外风景的房间并尽量集中。

F．对年老、伤残者、带有小孩的客人，一般应安排在离电梯较近的房间。

G．对于新婚夫妇，要安排大床房间，使他们感到酒店服务周到、亲切。

三．房间的控制和保留

A．房间的控制-——在预定的客人抵店的头一天或前几天提前将房间分配安排好，写好交班记录，使这些房间不能再出售给其他客人，如此可保证订房客人的住房，使房间得以很好控制。

B．房间的保留-——宾客在酒店开的房间，无论客人住否，只要客人申请保留，就应为客人保留，这种房间称为“保留房间“，不经客人允许不能再售给新的客人或拿作他用。此种房间按已开房处理，但需明确房费支付方式。

四．客人入住之前

在客人抵店之前，为接待好客人应做好工作准备，如各种表格齐备，用品充足，对当天房间状况一清二楚。对于有预定的团体或散客应预先分配好房间，打印出报表送呈客房部，并把房卡等准备好，等待客人的到来。

五．客人入住之后

在办理完全入住登记手续后，马上通知房务部客人已入住，然后，将资料集中分类并存档。

前台操作必备知识

六．房租

房租的计算方法：通常酒店计算客人的房租是由客人到前台办理入住登记至结帐离开时为止。

A．一天房租-——系指早六点后入住至第二天中午十二点前退房，计收一天房租。

B．半天房租-——系指早上六点后入住至当天中午十二点，为半天房租；或至第二天中午十二点后退房，加收半天房租，如超过第二天下午六点发后退房需加收一天房租。

C．特别房租-——系指客人已预订房间，但由于客人抵达时，酒店因故不能提供同一等级的房间，只好提供级别稍高的房间给客人，但房租不变，这种房租称为特别房租，必需在住宿资料上注明。

D．折扣房租-——在淡季时，对“V.I.P”、熟客、常客及需要优待客人，在计算房租时给予百分之多少的优惠称为折扣房租。如折扣率较大必须经由总监级以上人员批准。

E．免收房租-——酒店对重要贵宾、对酒店有贡献、在社会上有影响的人士、同行以及可为酒店带来生意的重要的客户，在入住时给予免费招待，不计收房租，但必须经由总经理批准签字，填写免费房申请单，同时要在订房单和帐单上加以注明。

七．特别事项

A．客人已订房但酒店没有同一类型的房间可提供。遇到这种情况，应首先向客人道歉、解释，并同客人商量，询问客人是需要级别高点的房间，房租不变还是级别低点的房间，房租降低，提出让客人自己选择。

B．客人已抵达酒店但没有该客人的预订资料或预订资料不符。出现这种情况，应再三核对清楚，确认有问题时，可先安排客人住下，如有可能应叫客人先交押金，再尽快与客人订房的人或机构联系核实，然后再按核实后的价格处理。

C．换房：换房可能是客人的愿望，也可能是酒店的要求。住店客人可能因为客房的舒适程度、价格、住店人数变化或其它等原因而要求换房，酒店也有可能由于住店客人的延期离店、客房的维修保养及保留房间的需要或另有用途而向客人提出换房的要求。如果是客人希望换房，一般说来，换房工作可顺利进行，如果是酒店希望客人换房，事情就会变得比较复杂，可能会引起客人的抵触情绪，所以在处理时特别慎重，但不论何种原因的换房，都应按照下列步骤和事项去办理：

① 弄清（或向客人解释）换房的原因。

② 换房前应征求客人的意见，并告诉客人换新房的情况及换房的时间。

③ 为客人换房时，最好有客人在场指导，若客人因事外出并委托酒店代为办理时，须由行李员与客房服务员等两人以上在场，最好有大堂副经理或主管在场。

各班工作分配

酒店的工作是日夜连续不停的，接待必须二十四小时有员工当值，每天分三个班，每班八个半小时工作时间（其中包括半小时进餐），根据每天客人量的情况安排人手，不能各班平均使用人力，各班的工作基本分配如下：

A．早班：

1)与夜班同事做好交接班工作，了解昨晚发生的事情、处理的结果及哪些工作需要早班交待，要求早班帮助解决和特别要说明的事情。

2)了解昨晚的开房情况、今天的走房数、今天的到房数、可开房数及客房状况。

3)了解今天的开房情况，有多少“V.I.P”客人，特别客人、散客和团体客人等等。

4)准备当天退房客人的资料，以便处理客人退房事宜和追回所有离店客人的房间钥匙，早上是客人离店较集中的高峰时期，要做好离店客人的接待工作，如介绍客人到收银处结帐，特别是收回离店客人的房间钥匙，若跟催不紧被客人将房间钥匙带走，将由当班体员工负责赔偿，每把钥匙人民币100元。

5)早班主管检查夜班同事各项工作完成的情况，包括各种报表是否准确，以避免卖错房间。

6)负责问讯的员工对邮件报纸要及时分发，客人代寄的邮件要通知行李员送出投寄。