|
发布：2016-08-02 13:35:54 回到基础规划时代，我需要依靠自己来帮助我时时关注我的代办事项清单以及任务。由纸质转向使用电子工具是困难并且有破坏力的，一开始我并不想做出改变。但是曾经我这样做了，我意识到软件和小工具帮助我把效率提高到更高层次上起到了多大的作用。 但事实是，并不单单是工具，还有我应用的工作流管理过程或者管理方法提高了效率。这一点很重要但常常被忽视，当人们尝试新的生产工具工或者当公司向员工引进新的工具时。 一个工作流管理过程把关注点放在重点上同时提供一个一个框架为解决如何组织以及管理细节的问题。 所以当人们向我咨询关于选择何种软件来提高他们自己或者公司的生产能力的意见时，我会问他们这样一个问题：“这个软件将如何适应现有的工作流管理过程？”而且通常我们会迅速揭开真正的问题：根本就没有工作流管理过程。 为了说明这个问题，我们以运动的例子来说明。你曾经听过“网球课”、“俱乐部课程”或者“坚持的课程”呢？可能没有。但我确定你听说过乒乓球、高尔夫、曲棍球的课程。在所有情况下，学习如何使用其实是副产品。真正的目的是去学习如何玩这个游戏。我不打高尔夫球，但是我知道如何挥杆；我知道我应该抓柄并且摆动平端，但这并不意味着我是一个好的高尔夫球手。继续这样的类比，如果Jason Day 或者 Dustin Johnson要用他在旧货店里淘到的不经常使用的球杆，非自愿的参加下一次比赛，他不会好好配合PGA 项目的标准的。技能以及一套正确的工具是很有必要的。 同样的，对于个人或者公司而言，生产力也是技能和工具的结合。公司无论是为员工投资的软件、apps、小工具，这些工具都不会提高员工的生产效率除非他们被教授如何使用这些工具的固定的方法。 多数公司推出的软件仅仅提供技术训练，意在希望这款软件可以改善效率，提高实用性及生产力。不同的菜单有不同的指示，以及在哪点击来获取这些既定任务。这个训练只是服务于使得员工精通这项软件，对于更多的生产力确是不必要的。这款新的软件不经常被使用，即使被使用，也解决不了问题。 对于寻找最新以及最好的app或者花哨的新的软件的个人而言，他们同样希望这些软件或者app可以成为神奇的子弹来解决他们的时间管理问题，这是真的。我的客户告诉我他们安装了这款软件，用了1~2天的时间来测试，但是从此再也没打开过。我知道这个并不是因为这个工具不好，仅仅是因为他们没有工作流方法的框架。他们买来球杆，但是球杆并不能使他们成为高尔夫球手。 更好的解决措施是首先关注方法论而不是工具本身。当你有了方法论，对于工具的需求就显而易见了。 一般来说，如果个人和公司有好的工作流方法论，新的软件就不被经常需要了。但无论哪种方式，得到想要的结果将会通过使用现有工具解决问题，或者阐明对新的软件的要求，或者两者都有。如果你为努力改善生产力或者提高你自己或者公司的效率而正在考虑购买新的软件或者从一种工具切换到另已一种工具，首先要问一下几个问题： 1.你希望软件可以解决的具体问题是什么？ 2.目前正在做什么？例如，考虑员工生产力的问题，可以问：“现在正在管理的工作量如何？”如果你认为你需要一个项目管理工具，可以问：“目前个人如何追踪与项目有关的任务以及目前项目领导如何设置时间表，追踪项目？” 3.如果没有课识别的工作流管理过程，软件就不会提供相关工具，这是要解决的第一个问题。如果有一个工具，就要问：“这项新的工具将如何支持现在的过程？” 4.如果你是一个领导并且你有员工在感知问题方面比你强，检查他们的过程，并且询问他们需要什么样的工具。 毫无疑问技术可以提高知识工作者的生产力。但是当给你自己或是公司资源引进科技工具时，记住仅仅痴迷于球杆不会进入PGA pros的。 Maura Thomas是一个屡获殊荣的国际演说家，同时她还是对个人、企业生产力、注意力、效率方面的教练。她是TEDx的演说家，regainyourtime网站的创始人，同时还是《个人生产力秘密和即将到来的没有围墙的工作：注意力管理、生产力、未来工作的精确指南》在推特上关注@mnthomas,或者在这注册，当新的文章出版时会通知您。 |
|
|
