五步提高工作效率

脑力劳动者提高工作效率的方法：避免次要的工作，代之以增值性任务。

过去3年间，我们一直在研究提高脑力劳动者工作效率的方法，结果发现答案异常简单：避免次要的工作或将其分配给他人，代之以增值性任务。

脑力工作者能通过以下方法提高自身工作效率：主动思考时间管理；找出对自己和组织最重要的工作；放下或创造性地外包剩下的工作。

困难的原因

对管理者而言，脑力劳动者可不是省心的对象。他们的工作内容不易观察，工作质量在考察上常带有主观性。管理者可能怀疑员工的时间分配效率低，但想诊断问题却困难重重，更不要说提供解决方案了。

不少最敬业、表现最突出的人也会将大量时间花在枯燥和毫无附加值的工作上，这些工作对脑力劳动者而言，可产生的个人益处极少，对公司的价值也极低。

导致这种现象的原因很多。大部分人都会被错综复杂的职责缠身。我们担心如果对一些工作放手不管，会让同事和老板失望。而且，在我们计划单中，那些不太重要的任务并非完全乏善可陈。任何进步，即使只发生在细微环节上，都能让我们获得一种更投入、更满意的感觉。

组织也应对这种不甚理想的工作效率负责。在过去十年间，削减开支成为主流。脑力劳动者也不得不接手一些低价值的任务。这些任务会分散他们做正事的精力。虽然商业信心正在逐渐恢复，但很多公司对于招聘仍然畏首畏脚。不仅如此，诸多行业都面临着复杂的监管环境和更严厉的控制体系，这种倾向正愈演愈烈，导致公司出现一种“厌恶风险”的文化，拥有丰富经验的员工不愿意将工作分配给欠缺经验的员工。

一些公司为帮助脑力工作者集中精力做高价值的工作做过尝试。例如，本文作者之一的乔丹·科恩曾在辉瑞开创过一项服务，员工可以通过这项服务外包不太重要的工作。我们也见过一些公司政策，禁止员工周五使用电子邮件、限制会议时间及禁止在内部使用幻灯片。但这些做法很难改变机构所在的大气候。我们倡议的是明智的中间路线：一种适宜的自我管理方法，管理者负责提供支持，以达到助人自助的效果。

五步流程

我们设计的流程借用了经典的进度控制练习（开始、暂停和继续），帮助你在每日的工作安排中做出步伐虽小但作用重要的改变。

找出低价值任务。通过自我评估工具，在工作中找出：（一）对你或公司不太重要的工作；（二）相对容易放弃、委派或外包的工作。研究发现，脑力劳动者至少有四分之一的工作同时属于以上两种类型，所以你应该努力在每周中找出十小时此类工作。

决定是否应放弃、下达或重新设计工作内容。你可以将低价值任务归成三类：速毙类（可以立即放手并且不会带来负面效果的任务）；可卸载类（无需费神就能下达给他人的任务）和需重新规划类（需要进行架构重组或大变更的任务）。我们的研究参与者发现，这个方法使他们不得不仔细反思自己对组织的真正贡献。“我会退一步问自己当初是不是应该接手这个任务？能不能把它交给下属？下属能否胜任？”

卸下包袱。很多参与者对我们表示，将工作委派他人一开始往往最难，但最终效果却很好。大部分参与者最终都克服了种种障碍。在他们将2%-20%的工作委派他人后，团队和个人成绩未见任何下滑。这样做的额外好处还有使级别较低的员工能获得更多的参与机会。

规划省出的时间。这样做是为了保证你做事迅速而且成效突出。因此，接下来你需要找出能够最大程度优化省出时间的方法。写下两到三件你应做但未做的事，记到本子上并评估你在时间利用上是否能更高效。

坚持计划。虽然我们提出的计划是一个完全自我指导的过程，但把它分享给你的老板、同事或导师同样非常重要。你应该告诉他们你放弃了哪些任务和放弃的原因。同时，隔几周时间便与他们分享你的收获。如果不这么做，你很容易倒退到最初的状态，重犯以前的坏习惯。

改变非易事

我们提出的这个干预方法基本不需要付出任何努力或依靠管理层指令，就可以很大地提高脑力劳动者的工作效率。当然，这种改变并非易事。但所有参与者都认为这种练习是一种有效的“强制机制”，帮助他们成为更迅速、更高效、更投入的员工和管理者。

你不需要对组织、工作流程或商业模式做出任何改变和改革，也能成为像他们一样的人。你惟一要做的就是提出正确的问题，并用行动做出正确的回答。毕竟，作为一名脑力劳动者，头脑判断力不正是你的强项吗？