Excel数据验证：规范输入,减少千点麻烦

excel处理数据方便

但是最怕输入不规范、无规律

数据验证解决可轻松解决

汇总表格时，经常会因为数据填写不规范、不统一而带来极大的麻烦。本来简单的复制粘贴工作，就会无限的被拉长！这个问题完全可以通过“数据验证”来避免。

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按照惯例，我还是拟造了下表作为功能提示和演示。

输入数列

这是最基本、常用的功能。可以制作下拉选择框进行选择。

步骤：1.选择表格，选择“数据”-“数据验证”-“数据验证”；2.在“允许”选择“序列”；3.来源里输入数据，一定要注意要用“英文输入法下的逗号”分割；4.选择“输入信息”，可以生成一个提醒标签；5.选择“出错警告”，在样式里选择“停止”，错误信息里输入“只能选择”，当用户输入出错时就会提示。

补充一下：“出错警告”里有三种样式“停止、警告、信息”，当数据输入有误时，表格会给予不同的提示，处理方式也不同。在后面的例子里有演示，大家体会一下。

看一下本例的动图

引用序列

在序列中，“来源”可以选取并引用excel中已有的数据，而且允许跨越不同的sheet选择。

而且，数据源的单元格数据发生变化时，下拉菜单也会自动更新，看动图演示：

限定字数

如果有单元格有严格的字数限制，可以通过文本长度进行限定。

可以设定出错警告，“样式”选择“信息”，如果输入的位数不是5位，会提示用户。看动图演示：

限定不重复

身份证号或编号一般要求唯一、不能重复，可以在自定义里用公式进行限制。自定义里可以用不同的函数做很多不同的限定，这里举着一个简单的例子。大家可以自己尝试其他自定义。

公式countif(D:D,D4)=1的含义是：在D这一列中，D4单元格里的数据只有一个。这里的步骤稍微注意一下：选择D4单元格，做上以上设定，再把限定填充到下面的单元格。看动图：

时间限定

输入日期经常容易出现格式错乱。因为日期输入的样式有很多种，汇总后再统一非常麻烦。那么我们可以通过数据验证对日期的起止和格式进行限定。

函数Today()可以自动获取当天的日期。表格是2016-05-19做的，所以当时结束日期是2016-05-19。其实本例中可以在“输入信息”里给个提示：请按照2016-01-05的格式输入日期。做教程是忘记做了。看一下动图：

限定数值大小

可以通过数据验证对数值大小进行限定。

可以在样式中设置“警告”，如果输入不在范围内，会给予提示，如果确定可以允许输入。看动图演示：

我是一个狂热的跑者、一个数据处理民工。更多“OFFICE使用技巧”、“跑步瘦身建议”和木木交流。

咩咩说

有了数据验证不加班！

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