干货 | PPT财务技巧(财会人员必备)

01

一个成功的PowerPoint演示，除了内容要精彩之外，漂亮的页面设计也很重要，这样就能在第一时间吸引观众，带给他们好感。下面是设计PPT版面的9大技巧，可提高你在设计PPT幻灯片时的效率，助你一臂之力。

妙招1：幻灯片快速一分为二

　

如果文字太多，一张幻灯片放不下，可以快速将幻灯片一分为二，变成两张幻灯片。

　　

Step1

　　

点击菜单“视图→工具栏→大纲”，调出“大纲”窗口。(关注微信号：chinaima，了解更多财务技巧！)

　　

Steo2

　　

在大纲窗口，将光标移到文字要分隔的地方，按下回车键就可以了。

妙招2：使用参考线对齐图形

　　　　

通过参考线，PowerPoint可以快速对齐页面中的图像、图形、文字块等元素，使得版面整齐好看。

　　

Step1

　　

点击菜单“视图→网格线和参考线”，在打开的对话框中，选中“对象与网格对齐”及“屏幕上显示绘图参考线”项。

　　

Step2

　　

确定后，屏幕上将显示十字参考线，可以随意拖动以调整好参考线的位置。

　　

Step3

　　

此时将要对齐排列的对象拖到参考线附近，它们就会自动吸附到参考线上并对齐了。

　　

妙招3：快速微调设计对象的位置

　　

在幻灯片中，用鼠标或箭头键调整图形等对象的位置，是按10个像素为单位进行调节的，有时显得不太精确。可按下Ctrl键不放，再连续按方向键移动，就可以1个像素为单位进行微调了。如果想用鼠标操作微调，必须按下Alt键再拖动。注意：按Ctrl键再用鼠标拖动，是复制对象而不是微调了。

　　

妙招4：快速对齐图形等对象

　　

除了借助参考线，还有另外一个快速对齐对象的方法。

　　

Step1

　　

在幻灯片中，按Ctrl键不放，然后点选所有要对齐的对象。

　　

Step2

　　

单击绘图工具栏上的“绘图”按钮，在弹出菜单的“对齐或分布”下，有“左对齐”、“顶对齐”等多个选项，根据需要选择就好。

　

妙招5：快速均匀排列图形等对象

　　

在“对齐或分布”菜单下，还有“横向分布”和“纵向分布”两个命令，按Ctrl键选中多个对象后，再执行其中的某个命令，可以让所选对象之间，横向或纵向自动排列均匀，非常实用。

　　

妙招6：用幻灯片母版统一设计风格

　　

为了让演示看起来有一个统一的风格，在每张幻灯片上，可以设计一些固定的元素，如背景、公司Logo等。这些固定元素可以放到幻灯片的母版上，这样可省去重复操作，节约了时间。

　　

Step1

　　

点击菜单“视图→母版→幻灯片母版”进入幻灯片母版

　　

Step2

　　

然后像在普通的幻灯片中一样进行设计，添加固定的元素并排列好位置。

　　

Step3

　　

最后单击浮动工具栏上的“关闭母版视图”按钮可快速返回普通幻灯片中。

　　

妙招7：快速对齐小数点

　　

如果幻灯片中要列出一组带小数点的数字，比如一组几元几角几分这样的数字，如果想让它们以小数点为准进行对齐，可按下面的方法快速完成。

　　

Step1

　　

如果幻灯片中没有显示标尺，可点击菜单“视图→标尺”让它显示。

　　

Step2

　　

选中输入了数字的在占位符，然后在标尺左上方，连续点击制表符符号，只到出现小数点标志。然后在标尺上选定一个位置，点击添加一个带小数点的制表符。

　　

Step3

　　

将光标移到每一个数字的前面，并按Tab键，你将会发现，所有数字的小数字，都与标尺上的那个带小数点的制表符对齐了。

　　

妙招8：减少占位符的边空

　　

在占位符文本框中输入文字，文字离文本框上下左右的边空是默认设置好的，其实我们可以减少文本框的边空，以获得更大的设计空间。

　　

Step1

　　

右击点位符的边框，选择“设置占位符格式”(如果是用绘图工具画的文本框，则选择“设置文本框格式”)，在打开的对话框中点选“文本框”选项卡。

　　

Step2

　　

根据自己的需要修改“内部边距”就可以了。

　　

妙招9：重叠图形，层次分明

　　

输入文本，再画一个装饰图形，然后将文本拖放到装饰图形上，你会惊讶地发现，文本看不到了。这就是对象层次在捣的鬼，先输入的文本，被后画的图形盖住了。解决方法很简单：右击文本对象，选择“叠放次序→置于顶层”命令就可以了。这个菜单项下还有其他一些命令，有了它们，就可以随意设置叠放对象的层次了。

02

如何成为一个演讲高手呢？在现在这个年代，PPT是必不可少的，乔布斯的经典演讲就是使用大屏幕幻灯片。下面的18个技巧或许可以帮助你提高PPT演讲技巧。

（1）10-20-30原则

这是Guy Kawasaki（湾区著名的风险投资家，同时也是位充满激情、睿智和幽默的演讲家）提出的一个幻灯片制作和演讲原则，即一个Powerpoint不能超过10张幻灯片，演讲总长不能超过20分钟，而且幻灯片的字体要大于30号。他说，不管你的想法是否能够颠覆世界，你必须要在有限的时间里，用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。

（2）有趣的演讲

演讲要讲求寓教于乐。我不是指做演讲时要像猴子一样又蹦又跳，但是同文章或杂志相比，人们期望在演讲中感受到你的激情，而不是枯燥无味的背诵。

（3）放慢速度

紧张或没经验的演讲者更容易在演讲时像打机关枪一样说个不停。试着放慢你的语速，并且通过增加一些停顿来达到强调的效果。

（4）眼神交流

与所有听众进行眼神交流。销售人员都知道，你不能把所有的注意力都盯在做决定的人身上，因为秘书和助理也在一定程度上影响老板做决定（弥缝注：总是将注意集中在一人，会让对方感到不舒服）。

（5）用15个词做总结

你能把你的想法用15个词总结出来吗？如果不能，那就再总结。演讲对信息的传递并非理想中的那么强有力，所以在演讲中不断重复这15个词的总结可以达到强调和加深记忆的效果。

（6）20-20原则

另外一条幻灯片制作原则。这条原则指的是，演讲中你要有20张幻灯片，并且每张幻灯片只演讲20秒。其目的就是逼使你做到简练，避免听众听得不耐烦。

（7）不要读幻灯片

很多人都认为自己可以脱稿演讲，可事实上却常常回头看屏幕。读幻灯片，只会不断打断你的演讲思路，这也间接地告诉听众你根本就不理解自己要讲的内容，从而对你的演讲失去信心和兴趣。

（8）演讲就像讲故事

如果你的演讲比较长，那最好加入一些小故事、双关语和奇闻轶事等来串联整个演讲，同时也帮助阐述观点。优秀的演讲者都知道怎样将小故事和要阐述观点联系起来，从而达到吸引观众的目的。

（9）提高音量

演讲最忌讳听众无法听到演讲者在讲什么。虽然现在都有麦克风和扩音器了，但是你仍然要确保使所有听众都能听到你。提高音量不是说要你喊，正确的做法就是挺直身体，从肺部而不是从喉咙里发出更为清晰的声音。

（10）不要事先计划手势

演讲中的任何手势都应该是你要传达的信息的延伸，它是帮助你传递信息中的情感来。事先计划手势会看起来很不自然，刻意为之时还会和其他自然的肢体语言不搭配。如果你不知道该做什么手势，那把手随意地放到身体两侧就好了（不要用手指着听众！）。

（11）“这是个不错的问题”

通过使用“这真是个不错的问题”、“我很高兴你提出这个问题”等语句来为自己争取时间以组织回答的时间。听众一般不会察觉这样客套的话，而且你要避免“恩”、“啊”等等口头语。

（12）吸气而不是呼气

当你感觉要说“呃”、“啊”等语气词时（过多语气词只会让演讲变得糟糕），可以停顿一下或者深吸一口气。虽然停顿会显得有些尴尬，但是听众会很少注意到的。

（13）提早到会场（尽可能的早）

不要等到听众都坐好了，你才慢吞吞地调试好投影仪和幻灯片。提早到达演讲地点，熟悉一下场景，检查电脑和投影设备，确保不会出现异常的境况。而且这有助于消除紧张感。

（14）熟能生巧

参加如Toastmasters一样的提高和锻炼演讲和交谈技巧的组织。这些锻炼会使你上台演讲时显得更有能力和自信。

（15）避免道歉

只有做错事情时才需要道歉。不要为自己的能力不足、紧张和准备不充分道歉，这只会使听众觉得你没自信。再者，多数情况下，听众并不会注意到你的紧张和小错误。

（16）当你错误时一定要道歉

将你的激情注入到演讲中去，乐在其中。（本文授权转载自中国会计视野，作者：dengjirong， 尊重原创。）