【原】【案例春秋】Y公司的项目经理行为标准

Y公司是A股主板上市公司，年营业收入数百亿，员工总数超过3万人，属于工业制造行业，在细分行业是中国第一品牌，拥有全球最大的产品制造基地。

公司每年均开展众多专项项目（包括研发类项目、管理改进类项目等等），但由于缺乏对项目整体的规划和管理，许多专项项目的实施效果不甚理想，由此Y公司在2011年就如何提升公司项目管理能力进行了专项规划，并编制了专门的《项目管理手册》，作为公司开展项目管理的依据，并为项目经理管理项目提供指导。

本案例内容主要呈现Y公司对项目经理行为标准的要求，管中窥豹，可见一斑，由此亦可体会该公司是如何对项目全生命周期进行规范管理的。

Y公司项目经理的行为标准从七大单元，十五大要素的角度进行了描述，具体如下：

 

单元一：项目策划管理

要素1：项目目标与范围确定

1）根据公司项目群规划输出的结果，深入理解项目的背景、目的、意义，形成项目初步的目标和范围文件；

2）依照项目初步的目标和范围文件，对项目干系人进行访谈和研讨，确定项目的目标和范围；

3）根据项目最终解决方案的确定，最终调整确定项目的目标范围。

要素2：解决方案确定

1）根据项目的目标和范围，组织评估公司内部资源和能力，确定项目实施方案的组织形式；

2）项目组织形式来源于公司内部，由内部资源对项目目标范围进行深入研究，与相关干系人充分沟通后，形成具体的实施方案；

3）项目组如果不具备内部资源和能力进行相应的工作，需要明确外部资源的需求，组织与外部资源提供商研讨具体的项目解决方案，最终形成项目的解决方案，并将预算审批通过，完成项目的采购活动；

4）根据项目解决方案，将项目划分阶段，形成项目关键里程碑。

要素3：项目风险识别

1）依据项目目标与项目范围、项目解决方案、项目关键里程碑和计划、批准的项目预算、关键干系人列表、组织过程资产、项目管理知识库，针对项目存在的风险进行分析，由高到低的顺序排列，形成风险清单；

2）对预测到的风险，制定切实可行的规避措施。

要素4：项目准备度检查

1）统一检查和审核项目策划结果，保证内容的全面性和实际的一致性，运用项目管理7要素对项目准备度检查表进行打分，对项目准备度进行自检自评；

2）根据自检自评的结果，按照标准模板的要求填报项目启动申请表，向PMO和管理委员为提出启动申请。

 

单元二：项目启动管理

要素5：团队组建

1）与项目总监进行协商，确定项目核心团队成员名单，保证项目组核心团队成员的全职参与；

2）确定核心成员在项目中的角色及职责，通过集中办公、团队建设等活动增强团队的战斗力和凝聚力。

要素6：项目章程制定

1）整合的项目目标范围、解决方案、完工标准、项目组织、干系人分析等内容、形成完成的项目管理规章制度，提报至公司项目管理中心审核与备案。

 

单元三：项目计划管理

要素7：项目整合计划制定

1）根据项目的策划，与相关人员（干系人、项目核心成员）充分沟通，共同制定项目组的整体工作计划（包括基准计划、质量、风险人力资源、采购、沟通、整合）；

2）根据工作的优先顺序分配资源（包括人、财、物、信息等），充分考虑资源成本，以使其得到有效合理的利用；

3）与相关人员商讨，面向目标，确定执行计划的具体工作方法和活动；

4）根据工作计划的具体要求和特点，深入分析工作中易出现失误或问题的环节，并设计相应的监控点及防范措施。

 

单元四：项目执行与监控

要素8：项目执行监控

1）根据工作计划的监控点及实际的工作需要，及时检查、分析和评估各项工作结果，并及时向公司项目管理中心汇报项目的进展情况；

2）根据工作进展及检查、评估结果，对下属工作方法或活动进行有效的指导和监控；

3）在自己的职责范围内立即实施改正措施，主动协调相关干系人并提供协助，促成问题的解决；

4）在项目中要及时沟通，养成正式沟通、非正式的沟通习惯；熟练掌握各种不同的沟通方法，与项目干系人建立良好的沟通渠道。

要素9：项目变更管理

1）对项目变更，要与所影响的关键干系人进行沟通，及时找出偏离计划目标的原因和工作中的失误，提出改正措施，并提起变更请求，上报公司项目管理中心和管理委员会；

2）项目并更通过批准后，及时调整项目管理计划或项目其他的管理文件，保证项目管理计划与实际相一致。

 

单元五：项目结束管理

要素10：项目验收

1）确认项目工作全部完成，项目目标实现，依据项目管理计划审查项目交付成果，提交项目完工报告并通过项目项目发起人和管理委员会的验收。

要素11：项目交接

1）将完成的项目交付成果移交后续项目负责人或者将项目成果转化为日常运营的方案、指导和要求，使项目成果得到有效地承接和延续。

 

单元六：团队建设

要素12：团队管理

1）明确本人及项目组下属的工作职责、任务要求和绩效标准，并以承诺的方式加以记录和保存；

2）指导项目团队成员制定相应的个人工作计划，为下属提供相应的情况分析、资料、信息等，进行事先沟通，确保下属具备明确的工作思路；

3）按工作目标的要求，合理分配工作资源，组织各种资源及时到位，对未到位的原因立即查清，并提出相应的补救措施，上报项目管理中心及项目总监；

4）认真听取员工对工作开展的意见和建议，正确实施正向牵引，激发员工工作热情，提高工作参与度，确保工作士气。

要素13：下属培养

1）营造良好的学习氛围，培育学习型组织，主动推进员工培训；并注意在工作中言传身教、及时辅导，必要时合理授权，在实践中进行锻炼；

2）根据项目发展需要及下属的绩效、能力特点，与下属一起商定其个人发展目标和培训方法、改进措施；

3）对下属的改进提高情况进行例行化检查、评估，就改进效果提出建设性的反馈意见，培养下属效果显著。

 

单元七：知识管理

要素14：文档管理

1）按照项目管理文档管理的规定，以制度的形式保证日常工作文档建立的规范性，明确文档种类、规范格式与具体要求，在过程中定期维护检查，确保工作经验的持续固化、积累；

2）在项目结束时，收集和整理项目交付成果文档和过程文档，更新至公司的项目管理知识库，保证文档的格式规范，内容完整。

要素15：项目总结

1）对工作中的成功经验与失败教训要及时进行总结，建立案例库并不断予以充实，存入项目管理知识库；

2）鼓励、组织项目组成员定期对工作进行总结，重点分析工作失误的原因，适时交流有关信息，以利资源共享与相互启发，促进信息增值。