你绝对会用到的整理文档技巧

word可以说是日常学习工作中用得最多的工具之一。今天来探讨一个极为常见的场景。

网络资料整理成word文档，很多人会直接复制粘贴文字内容到word。但直接粘贴十有八九可能会产生下面的现象。

网络上粘贴过来的文本很不搭

上面的文档，一看就知道红框里面的内容是从网上抄过来的，因为会发现有三个明显的线索：①不搭调的段落底纹；②到处都是空格；③一堆回车换行（而且是下箭头软回车，很多时候文档可能就是因为这些软回车而直接被pass的）。

粘贴时合并格式

因此，针对第①个问题，建议先打开个空word文档，设置好字号、行间距和首行缩进等格式，之后从网页中复制文字，采用右键→粘贴选项→合并格式（或者开始→粘贴选项→合并格式）来解决。最好别用“只保留文本”，因为这样图片等就粘贴不过来了。

合并格式快速统一粘贴过来的内容格式，同时能把软回车转换为正常的换行符

针对第②个问题，您会疑问谁知道文档里有没有空格啊，在哪啊？

全选空格现原形

全选word文档（Ctrl+A）一眼就知道了，例如下面的文档，很明显从“三、微课的设计技巧”开始每段前都有空格。

或者也可以使用word的设置来显示空格。在文件→选项→显示中，将空格勾选，空格将显示成点。

将空格显示为···

这里注意，有部分人还喜欢敲空格来实现缩进。请千万不要敲空格来缩进，一个是工作量，想象一下如果有500段岂不空格键都要废了。再一个万一需要修改首行缩进，那是非常麻烦的事（当然也可以用替换法解救）。

记住原则就是尽量消灭word中的无用空格，当然类似英文单词间的空格是不能消除的，消除就成天书了。

巧用替换灭空格回车

①消灭空格

找到空格后，当然是要消灭它们。选中连续的空格复制（Ctrl+C），使用开始→替换（或直接按键盘Ctrl+H），弹出替换框，在“查找内容”一栏中按下Ctrl+V粘贴，而在“替换为”一栏留空，最后点击“全部替换”即可批量清除空格。

使用替换清除多余空格

②消灭空行

关于换行，这里需要注意软回车、硬回车的区别。经常从网络上拷贝的文章粘贴到word可能会显示一大堆下箭头，这种是软回车，也叫手动换行符。软回车不能代表文章分段，而硬回车（也叫段落标记）才能正常给文章分段。看下图就明白区别了。

正常的段落标记（4、5、6最后的弯箭头）把文章分成了三段，每段段首缩进2个字符。而5中“教学手段，”后面有个下箭头软回车，尽管之后那句话另起一行，但是并没有继承段首缩进2字符的格式，说明word没有把软回车之后那句话认定为新段落，而还是将整个5作为一个段落来处理。

下面就来清除多余的空行。

使用替换清除多余空行

三步走总结

可以看到其实就3步，①从网页上复制文本，在word右键的粘贴选项中选择合并格式；②全选文档看是否有空格，有的话选择出现最多的连续空格复制，按下Ctrl+H弹出替换框，粘贴到查找内容一栏中，而替换为一栏留空，点击全部替换。③按下Ctrl+H弹出替换框，在查找内容一栏选择特殊格式→段落标记（选择两遍，最后会显示^p^p），在替换为一栏选择一个段落标记（显示为^p）。多次点击全部替换直到没有可替换的为止，就可以把多余的空行删除。

再也不怕刚提交文档就立马被说成是抄的了。

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