秘书学专业学生的核心竞争力

文 | 谭一平  冯修文

　　秘书学专业进入教育部本科目录，许多学校的秘书学专业实现了“专升本”，秘书学专业教育似乎呈现出欣欣向荣的景象，但实际上，秘书学专业学生的危机感越来越强，可以说他们的就业前景不容乐观：既有高中生甚至初中生的追赶，又有其他专业学生的竞争。因此，如何提高秘书学专业学生的核心竞争力，是值得关注的问题。

　　在讨论秘书学专业学生核心竞争力问题之前，应首先弄清楚秘书应该具备哪些能力。人们的能力通常分为基本能力和核心能力。基本能力指一个组织内所有成员都应具备的能力，核心能力指成员个体区别于其他成员所需要的能力。比如，在一个公司里，不管是秘书还是营销、财务人员，都需要具备一定的沟通能力，因此沟通能力是秘书的基本能力；而档案管理、公文写作等能力是针对秘书的能力要求，所以它们是秘书的核心能力。一般情况下，基本能力决定成员在组织内的生存能力，核心能力则决定成员在组织内的职业发展能力。基本能力是核心能力发挥作用的基础，没有一定的基本能力，核心能力就得不到充分发挥；核心能力则是基本能力价值的体现，没有核心能力的充分发挥，基本能力再强也没意义。

　　基本能力可分为必要基本能力和非必要基本能力。必要基本能力是指不可或缺的基本能力。比如，沟通能力是秘书的必要基本能力，不具备此能力就做不好秘书工作。非必要基本能力是指一些锦上添花的能力，比如会不会开车并不影响秘书的日常工作。秘书应该具备什么样的基本能力，由他所在的组织决定。学校在培养学生的基本能力时，应根据学校的定位来设置课程。如果学校将学生就业的目标定位在世界500强企业，就应强化英语等基本能力的培养；如果学校将学生就业的目标定位在当地一些小微企业，就应强化应酬能力等基本能力的培养。随着社会的进步，对秘书基本能力的要求也在发生变化。但是，不管学校如何定位，沟通能力、外语能力、职场礼仪、经营能力（知识）、职场常识、职涯规划等都应该是秘书学专业学生必须具备的基本能力（知识）。

　　秘书应该具备什么样的核心能力，由秘书所承担的责任决定。秘书的责任是为上司创造良好的决策环境。决策环境又分为有形环境和无形环境。协助上司处理日常杂务，如整理办公室、接打电话、接待客人、筹备会议等等，属于有形环境，为上司创造这种决策环境需要秘书具备有形核心能力。为上司收集信息，如经营信息、人事信息、科研信息等等，属于无形环境，为上司创造这种决策环境需要秘书具备无形核心能力，而这种能力的强弱取决于处理人际关系的能力，只有与各方面保持良好的关系，才能及时收集到有用而完整的信息。这种人际关系的处理能力实际上就是情商。有形核心能力并不能形成职场上的核心竞争力;只有核心能力中的无形核心能力——人际关系的处理能力（特别是与上司打交道的能力），才有可能形成核心竞争力！

　　现代职场人人都需要情商，从这个意义上来说，情商是秘书的基本能力；但是，秘书职业是一种非常特殊的职业，这一职业因上司而存在，因此对秘书这方面能力的要求远比其他职业要高。与上司打交道的能力是情商水平的具体体现，所以，情商又是秘书的核心能力。比如，有的秘书觉得给上司写材料很困难，这并不是因为他们不熟悉公文写作或文字功夫差，而是不知道上司的意图是什么，所以不知如何下笔。这就是低情商的典型表现。

　　情商是人们在识别自己和对方感情的基础上调整自己与对方行为的一种能力。秘书学专业在课程设置时，应该把提高情商的培养作为重中之重。对于秘书学专业学生来说，他们与高中生相比应该胜在基本能力上，与英语、管理等专业的学生相比，应该胜在核心能力上。

　　我建议，秘书学专业无论是本科还是专科，以下八门课程应当重点设置：1.秘书情商（含人际沟通）；2.秘书实务（在“概述”中简略介绍秘书的职业认知和秘书史等内容）；3.秘书写作；4.档案管理；5.秘书英语；6.秘书礼仪；7.秘书职业规划；8.职场与经营知识。

　　秘书学的本科和专科在课程设置上没有本质上的区别，当然，本科和专科培养定位不同，可以对这八门课程进行增减。比如，定位于世界500强企业的学校可以大幅度增加英语课程的内容。

　　当前的秘书学专业课程设置普遍存在四大问题：

第一，情商教育严重缺失。

　　情商教育严重缺失的直接后果是秘书学专业毕业生在职场上核心竞争力不足。

第二，培养有形核心能力的课程占用了大量宝贵时间。

　　比如办公自动化课程内容越来越细化，成了各种设备操作手册大全。如今幼儿园的小朋友玩iPad都那么熟练了，我们还有必要讲那么多的操作知识吗？现在各个学校建实训室越来越不惜血本，真该冷静反思一下有无必要。

第三，轻视必要的基本能力的培养。

　　必要的基本能力实际上就是生存能力。生存都成问题，职业发展从何谈起？比如，大多数企业领导的主要工作是搞经营，但是我们的教学设计中没有有关经营方面的课程，大多数秘书学专业毕业生看不懂财务的三大报表，也不知“同比增长”与“环比增长”的区别在哪里，这样怎能协助上司做好工作？

第四，热衷于开设一些非必要基本能力方面的课程。

　　在课程安排上应抓住主要矛盾，提高核心竞争力。对于那些非必要基本能力（知识）的课程，建议采用选修课或讲座的形式，否则同样会浪费大量宝贵的教学资源。