|
工作中，我们难免会有不少需要重复干的事情，每当面对重复工作人就很容易心情烦躁，因为重复劳动没有新意，而且往往隐含着“浪费时间”这层含义。 这个时候，如果我们能有定制的工作模板就可以轻松解决这个问题，而且能帮我们快速提高工作效率。 那么什么内容可以成为模板？ 首先，重复！就是这个事情你经常做，这段话你经常写，那就可以把它固定下来成为模板。 其次，模板内容一般是邮件文稿、PPT模板、XLS模板公式等。 哪些具体内容可以定制成模板？ 一、汇报工作类 就是你定期需要向领导汇报的工作内容，常见就是日报，周报和月报。 你可以根据领导的要求或者工作内容进行细化和拆分，例如我的日报模板就是这样： 日报多做几次总结了一些规律和套路，我又把日报模板做了升级，把内容进行了细化： 把日报内容固定成模板还有一个好处，就是它可以成为工作清单的一部分！ 根据日报模板检查工作项目是否有遗漏，而且【工作清单】最后也是你提报的【工作日报】内容，做一个事情就可以满足两方面的需求，这样就提高了工作效率。 而周报模板一般就是日报模板的细化和“加注释”，就是把具体的内容也写下来，每次更新周报就是把X内容替换掉。 在日报基础上细化的周报模板如下： 我以前每次写周报都需要1小时左右，自从使用了这样的周报模板之后，每次大约用20-30分钟就能完成，效率提升达到30%-50%。 其实这样的日报、周报、月报模板，和易效能时间管理导师叶武滨老师建议我们做的日检视/周检视/月检视内容非常接近。 想了解更多关于【检视（反思）】的内容，大家可以登录【喜马拉雅FM】APP，进入搜索“叶武滨”，得到叶老师的两个时间管理专辑节目进行更系统的学习。 叶老师的《时间管理100讲》专辑的第55-57讲，就着重分享了如何做检视反思，并且在长期和定期的检视反思中我们能得到什么样的收获。 现在很多人已经开始使用手机进行工作，所以像【汇报类模板】在手机上也存一份，这样就可以利用碎片时间不断补充完成日报/周报/月报内容，不用再花整块时间来做汇报的工作了。 二、会议纪要类 开会也是工作中经常发生的事情，有时冷不丁就会被安排做会议纪要，所以我也会准备会议纪要的模板以备不时之需。 会议一般可以分为两类： A．固定会议：一般就是周会，聊的东西相对也是固定的，主要是过一遍每个人上周的工作内容、本周计划以及遇到的问题，所以周会的会议纪要模板可以做成这样： 当你足够了解小组中每个成员的工作内容，就可以提前把工作内容和工作计划固定下来，会议纪要模板便可以优化如下： B．项目会议：基于单个项目需要而开会，一般就是进度同步、内容确定、问题罗列、解决方案等，所以模板大致可以制作如下： 做会议纪要模板，不仅可以减少你做会议纪要的时间，而且会让你不自觉地在听时更有针对性，且不会遗漏内容。
三、业务产出类 这就和每个工作岗位内容相关，像我的工作中固定产出的内容有这些，对应可做的模板如下：
下图就是广告数据统计的模板，已经设置好公式（例如：净价是关联预估曝光，曝光数和CPM计算也是关联的），所以实质上我只要输入【净价】和【实际曝光】，其他数据全部便能出来。
而结案报告中会需要展示图表，因此我会在数据模板中将图表格式、数据来源固定好，这样只要将处理好排序好的数据黏贴到模板，图表便能生成，且图表格式是固定的，也就不需要另外调整颜色、字体、边框等。 在没有模板前，我做4个结案报告要花3-4天，而且很多时间都是花在调整格式、设置图表、计算这样的重复劳动上，有了模板之后，我每次只需花费1.5-2天时间。 说到模板，我们再延伸一些内容： 1、模板需要不断优化！ 有些人可能会觉得，有了模板大家的思维就可以固定了。 但其实做模板只是让你做【固定重复】动作节省时间而已，并不是要把你的思维固定下来。 因此即便有了模板，你还是需要思考：如何不断地优化模板！以及有没有更多的内容可以作成模板，提高工作效率？ 2、记得多检查！ 不少人用A方案模板来做B方案，最后不细心地在B方案中还遗留有A方案的内容。 这一点在使用方案模板时就特别容易出错，所以在使用模板时记得要检查，以保证不会有莫名其妙的内容出现。 3、把你的模板介绍给大家！ 这样做有3个好处： （1）帮助大家提升工作效率，团队协作效率提高； （2）模板的使用使得对外输出的内容都是相近的，而不是每个人做的内容都不一样； （3）大家都用同样的模板，需要交叉修改时大家的效率也比较高。
所以，把【固定重复】的工作内容做成模板，不光能提高我们的个人效率，还能提高整个团队的协作效率！ -END- |
|
|
