分享

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

 新华书店好书榜 2016-12-06

小编最近发现了一本好书:书里分享的不是Excel技法,而是心法。何谓心法?“心法在内,技法在外,学武功招式之前须练好内功,以打通经络,调整气息,否则招式学得再好也难免会‘走火入魔’。”

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

◆ ◆ ◆ ◆ ◆

对于Excel来说,心法就是表格设计之前的思维方法、设计理念,如果设计思路不对,再多的技巧都是无用功。

我们平时工作中做的表通常分为两种:数据明细表(源数据表)和统计表(分类汇总表)。前者需要自己做,后者则是“变”出来的。只要设计出一个标准、正确的源数据表,再“变”出N个分类汇总表,基本能解决工作中遇到的大部分问题。

今天先示范几个源数据表的错误做法以及补救方法,大家在使用Excel时一定引以为戒。

< 1="">标题的位置不对

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

Excel默认首行是标题行,标题行是每列数据的属性,作为筛选和排序的条件。它和标题不同,标题是让看到该表的人知道这是一张什么表。不要用标题占用工作表首行,可以将标题写在工作表名称(上图绿色标注)中。

< 2="">令人纠结的填写顺序

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

在设计源数据表之前一定要先想清楚工作流程,数据录入的动作必须要与工作顺序一致。以上表的请假信息为例,通常的顺序是:哪天?谁?请的什么假?请几天?所以上图中列的顺序应该设置成日期、姓名、类别、天数、年天数、累计休假。

< 3="">人为设置分隔列破坏数据完整性

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

Excel依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性,当数据被分开后,Excel认为它们之间没有任何关系,最基本的Ctrl+A都不能将数据全选上。筛选、排序、函数匹配等分析功能都会受到影响。所以必须要戒掉用空白行/列分隔数据的毛病,你可以通过设置单元格边框的粗细来达到视觉分区的效果。

< 4="">多余的合计行

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

前面提到了两种表:数据明细表(源数据表)和统计表(分类汇总表),在数据明细表中请不要设置单独的行/列用来汇总,分类汇总表单独在其他工作表中根据源数据表自动生成。

原因有二:合计行破坏了数据的整体性;如果有多条遗漏的明细数据,添加后需要频繁调整合计数据,手工合计准确率无法控制。

< 5="">多余表头造成错误数据记录方式

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

上表中第二行看似标题行,实际上对识别数据的属性没有任何帮助,而且在自动筛选或者生产数据透视表时Excel无法自动定位正确的数据区域,所以不建议做两行并且带有合并单元格的表头。

使用多表头造成最严重的问题是红框内的数据记录方式,同种属性的数据被分列记录,为筛选、排序、分类汇总设置了障碍。所以凡是同一种属性的数据,都应该记录在同一列(列名表示请假的类别)。

关于数据的记录方式,有一个典型问题:如果同一天同一人请了两种假,应该怎样记录?遇到这种情况应该作为两条数据来记录。

< 6="">合并单元格严重破坏了数据结构

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

我们眼睛可以看到上图中“C8:C12”的内容是“年假”,但其实只有C8有数据,其他为空。所以筛选“年假”,只能得到一条记录。合并单元格会造成筛选数据出错。

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

另外如果合并单元格大小不同,Excel不允许排序。

< 7=""> 数据残缺不全

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

上表中没有记录请假类别,当需要对请假情况进行分析时发现根本无法实现。所以在设计表格时一定首要考虑数据属性的完整性。

另外,在数据区域数值部分的空白单元格填上0值,文本部分填上相应的文本数据,才是最严谨的源数据记录方式。

< 8="">源数据被分别记录在不同工作表

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

小编曾经把请假表按月记录在12个工作表里,以为这样看着多方便,有一天老板说:把一年的请假表做一份数据分析给我。哎!我得把12张表粘到一张表里,幸亏不是按天记录的。

源数据千万千万不要记录到不同的工作表。其实把数据记录在一张表里是最方便的,筛选、排序、数据透视表等可以很容易得到自己想要的数据。

< 9=""> 在一个单元格里记录了复合属性

所有Excel技巧都是基于这10条心法!

上表中B列和F列都包含两个属性,需要将不同属性分别记录到不同的列中。就像账号和密码要分开填写一样,没见过哪个系统提示“请同时输入账号和密码”。Excel不是Word,别在源数据表里写文章。

< 10="">汇总表误用手工来做

小编遇到过两种手工做汇总表的情况:一是没有原始数据或者数据不准确有错误,直接设计一个汇总表格,手动填入数据;二是有源数据表,但是不会使用Excel的分类汇总功能和数据透视表,在源数据表中按字段筛选、选择筛选出来的数据、看状态栏的汇总数、填到自己设计的汇总表中、重复100+遍……长此以往,宣布告别Excel。

要解脱,很简单——做好源数据表的记录,分类汇总的事交给Excel,下一期小编详细说说数据汇总哈。

希望通过今天这篇干货,亲们再遇到问题的时候,不是问:“用什么技巧可以解决?”而是反思一下自己的表格设计或者数据记录方式是否出了错。

------------------- 说明 -------------------

以上素材来自网络,经运营拍档收集整理后,与大家一同分享。版权归原作者所有,如您有版权权益方面问题,请与我们联系,核实后即刻进行调整,谢谢。

    本站是提供个人知识管理的网络存储空间,所有内容均由用户发布,不代表本站观点。请注意甄别内容中的联系方式、诱导购买等信息,谨防诈骗。如发现有害或侵权内容,请点击一键举报。
    转藏 分享 献花(0

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章 更多