内部控制（一）：票据管理信息化

编者按

资金安全是财务管理的重中之重，也是内部控制的关键环节。票据作为资金收取、收入核算的重要入口和依据，加强票据管理，实施全流程信息化管控，让票据相关业务融入大财务流程是堵塞漏洞、提高效率的有效措施。

票据管理信息化要解决的问题

作为内部控制的一项举措，票据管理信息化的目的是为了避免资金运行中可能出现的错误和舞弊，提高资金核算和管理的效率。我院住院收费票据和门诊收费票据随着多年前HIS的实施，已经实现了收费业务、票据使用全程信息化，因而本文讨论的票据指的是财政部门统一印发的《河南省行政事业单位资金往来结算票据》、《河南省医疗门诊收费票据》的和用于内部往来的《河南省肿瘤医院收据》。

我们希望实施票据管理信息化之后解决的问题：
第一，规避手工开票可能出现的“大头小尾”等问题。
第二，通过信息岗位间共享，提高“收入”科目核算和“应收款项”科目核算的效率和准确度，为医保资金、新农合资金等应收款项的及时精细管理打下好基础。
第三，保证开过的票据及时入账，避免资金被挪用。

实施的过程

票据管理信息化实施过程中，有几个方面需要注意。

一

绘制流程图

绘制流程图。这是最重要的一步，也是工作开始的起点。

流程图的绘制要明确几点：流程构成的每个环节，环节的顺序，每个环节的工作依据、工作内容、工作标准、注意事项。通过流程图明确办事的步骤和顺序，明确每个岗位的职责、职权。

票据运行主要涉及四个岗位：票据管理岗位、出纳、制单、应收账项管理岗位，包括票据登记、票据领用、使用打印、财务入账、制单稽核、票据核销6个环节：

1

票据登记。由票据管理岗位逐本逐号进行登记。

2

票据领用。领用人包括现金出纳、银行出纳、医保会计、新农合会计，由票据管理岗位按票号分配给四个使用票据的岗位。票据使用岗位只能使用票号分配范围内的票据。

3

票据使用。票据使用岗位根据业务范围在系统里录入、打印票据。

4

财务入账。制单岗位根据使用过的票据号池和原始单据进行制单，并将票据号录入到记账凭证附件里，一个票据号只能对应一个记账凭证。

5

制单稽核。每天制单岗位要在系统里统计已经打印的票据和已经入账的票据，对于已开具未入账的票据分类别制定催收期限，例如押金类期限一天，医保基金、新农合基金类期限一周，对于超过期限未入账的票据要及时查明原因并上报上级主管。

6

票据核销。票据使用完毕归档时，票据管理岗位要在系统里逐号核对，所有未报废的票据都有对应的记账凭证时，方可办理以旧换新。

二

信息化实施

信息化是根据票据业务流程图来实施的，在实施过程中要遵循自动化、内控化、共享化的原理。
（1）权限设置要合理，体现“不相容职务”原则。票据管理岗位、票据使用岗位不相容，出纳、制单不相容，应收管理岗位、制单不相容等等。需要说明的是，并不是出纳不能制单，而是出纳不能对自己开取票据的业务制单，在信息系统中要做出强制隔离。
（2）票据模块要和会计核算模块实时共享，提高核算效率。
（3）对于票据模板、记录摘要、会计核算科目设置等内容尽量结构化，用选项代替文字录入，提高效率。
（4）过程可视化。通过信息共享，实现业务活动一发生，相关岗位就可以同步看到。

三

保障措施

主要是两个要点：
一是票据使用岗位要配置打印机。
二是为了方便打印，从领用开始，财政票据就需要按号拆散，一本使用完毕再统一装订保管，内部收据则可以采用活页型。

四

广泛参与

一线相关岗位要深度参与流程设计和信息化实施过程中，包括事前规划、实施前培训、实施后追踪三个环节。在系统研发之前，要组织相关人员深入讨论、开展头脑风暴，发挥一线人员的作用，使流程、职责等细节贴合实际。系统上线之前，要将票据管理的目标、原理、流程、职责划分、操作注意事项等知识对相关岗位进行统一培训，让每个岗位了解自己的职责和任务，熟悉整个流程，做好本岗工作的同时也知晓如何配合其他岗位工作。系统上线一段时间之后，还要召集相关岗位组织讨论，看业务覆盖是否全面，流程设计是否科学适用，岗位协同是否便利，环节上是否还有进一步精细的空间。

文| 韩斌斌  辑| 张靓瑶  图| 范  嵘